Bir simit parasına internetten mütabakat yaptırıyor

ECE CEYHUN

Kolaymutabakat.com, şirketlerin muhasebe departmanları için hazırlanan bir internet sitesi. Şirketlerin kağıt üzerinden işleyen mutabakat süreçlerini elektronik ortama taşıyan ve daha hızlı yapılmasını sağlayan bir yazılım. Kurucusu ise Asım Koç. En son BPCastrol’ün finans departmanını yöneten ve 27 yılını rakamlara vermiş bir isim. Koç, yıllar içinde muhasebe yazılımlarının elektronik dünyaya geçtiğini ama mutabakatın hep kağıt işi olarak kaldığını görüyor. Ardından da ne yapabiliriz diye çalışmaya başlıyor. Kolaymutabakat. com üzerinden şimdiye kadar 300 binden fazla işlem yapıldığını görüyor. Koç’a göre 2015 yılında 3 yılda gelinen 300 binlik işleme tek yılda ulaşacaklar. Çünkü sistem ‘mutabık kalamayanlara’ da çözüm üretiyor. 2015 planına bankalarla entegras- yonu aldıklarını söyleyen Koç, her çeyrekte katlayarak büyüdüklerini anlatıyor. “1 mutabakatın fiyatı 1 simit parası” diyen Asım Koç, Kolaymutabakat. com’u şöyle anlattı: 

Meslek kariyeriniz nasıl gelişti? 

Bütün hayatım finans muhasebe üzerine geçti. Meslekte 27 yılı devirdim. İstanbul Siyasal Bilgiler Fakültesi’ni bitirdim. İlk olarak 1987 yılında Mc Donalds’ın muhasebe servisinde işe başladım. Mc Donalds’ta 5 yıl çalıştım. Ardından Orifl ame, sonra Movenpick Otel ve Çukurova Grubu’nda çalıştım. 1996 yılında BP Castrol’e geçtim. 2008’e kadar BP Castrol’ün çeşitli finans departmanlarında çalıştım. 2008 yılından bu yana da danışmanlık yapıyorum. 

Kolay mutabakat nasıl doğdu? 

İşe başladığım 1987 yılında mutabakat formunu doldurur, faks makinesi ile gönderir ve karşı taraftan cevap beklerdik. Yıllar geçtikçe pek çok muhasebe programı çıktı ve bunların hepsi her geçen gün daha akıllı yazılımlar oldu. Ama mutabakat sürecine baktığınızda 1987 yılında işe ilk başladığımda iş nasıl yürüyorsa aradan geçen 25 yılda işi neredeyse aynı şekilde yaptığımızı gördük. Gelinen noktada toplu faks gönderebiliyorsunuz ama sonuçta hep bir elle müdahale işin içinde var. Yani, muhasebede akıllı yazılımlara geçtik ama mutabakatlara hala geçemedik. Fikir ilk aklıma 2011 yılının başında geldi. Bir proje yapıyorduk ve bu projeye mutabakatlaşmayı da entegre etmek istedik. 

Fikir hayata ne zaman geçti? 

2011 başından kasım ayına kadar olan süreçte kod yazımı ve sitenin dizaynı sürdü. Temelde Türkiye’de 2 mutabakat türü vardır. Bunlardan biri cari hesap bakiyesi mutabakatı ki her ülkede kullanılır. Diğeri ise BA-BS mutabakatı. Maliye Bakanlığı’na yapılacak bildirim öncesinde yapılan mutabakattır. Kolaymutabakat.com sitesinin üzerinden her iki işlemde yapılabiliyor. 

Kaç müşteriniz var? 

Şu anda geldiğimiz noktada aralarında çok uluslu şirketlerinde olduğu 100’ün üzerinde müşterisi var. Türkiye’de yerleşik bu 100’den fazla firma kolaymutabakat. com üzerinden 25 bine yakın firma ile mutabakat yapıyor. Bu da şimdiye kadar 1 milyona yakın kağıt tasarrufuna neden olmuştur. Şu ana kadar gerçekleşen mutabakat sayısı ise 300 binin üzerine geldi. Dolayısıyla 3 yılda Türkiye’yi kapsayacak bir portal haline geldi. Biz şirketlere şimdiye kadar yaptıklarından daha ucuza ve daha verimli bir şekilde mutabakat yapacaklarını söylüyoruz. Sistemin mutabakat yapma sürecini yüzde 40 ile yüzde 90 oranında azalttığını hesaplıyoruz. 

Şirketler mutabık kalamadığı sorunlar için çözümünüz var mı? 

Kolaymutabakat.com tamamen web üzerinde çalışan bir çözüm. Siz karşı firmaya bir mektup yollarsınız şu kadar borcum ya da şu kadar alacağım var diye. Mutabıksa süreç devam eder. Ama mutabık değilse zor anlar o andan itibaren başlar. Mutabakatsızlığı oluşturan işlemin kaynağını ne oluşturuyor. Bir bakarsınız yüzlerce işlem yapmışsınız. Kolaymutabakat. com’un bir parçası da mutabakat motoru dediğimiz bir özellik. 2 ekstreyi karşılaştırıp farkların nereden kaynaklandığını bulma becerisine sahip. Bunun içinde bir ara yüze gerek de yok. 

Ücretlendirme politikanız nasıl? 

Kolaymutabakat.com son derece ucuz bir çözüm. Küçük esnafın bile kullanabileceği bir temele oturtmak istedik. Kullandıkça öde diyoruz. Bir taahhüt almıyoruz. Çünkü lisans satmıyoruz. Ne kadar kullanıyorsanız o kadar ödüyoruz. Bir mutabakatın fiyatı da bir simit parası diyoruz. Ne avantaj sağlıyorsunuz? Mutabakat dönemlerinde şirketlerin iş yükü zirve yapar. Ama muhasebe departmanlarında insan kaynağı planlanırken zirve noktalarına göre değil rutin günlere göre planlama yapılır. Bazı şirketler için o günler çok yoğun yaşanır. Tedarikçisi yüksek, binlerce faturanın kesildiği yüzlerce tahsilatın yapıldığı işletmeler için mutabakat süreci vazgeçilmezdir. Dolayısıyla sağladığımız pratiklik çok yüksek. Sizin 1.000 müşteriniz varsa, soruyu sormanız, cevap almanız ve bu cevapları bir yere kaydetmeniz gerekir. Gerektiğinde de o kayıtlara ulaşmanız lazım. Yanıtları toplama noktasında da işletmeler sıkıntı yaşayabiliyor. Siz fakslıyorsunuz ama işletmelerin en çok sıkıntı yaşadığı nokta karşı taraftan cevap toplama aşaması. Geri dönüş oranı yüzde 20’lerde kalabiliyor. Bazen iletişim bilgileri değişmiş olabiliyor. Toplu gönderdiğinizde kime gidip gitmediğini takip edemeyebiliyorsunuz. Kolaymutabakat. com’da firma kendi bildiği iletişim bilgilerini sisteme yüklüyor. Bizim sistem işletmeleri vergi numaralarından tanıyor. Her bir vergi numarası için kullanıcıyı tanımlıyoruz. Eğer sizin yüklediğiniz iletişim bilgisi artık aktif değilse bize otomatik dönüş oluyor ve cevap vermeyen müşteriyi sistem tespit ediyor. Sistem ayrıca o vergi numarası ile son 3 ayda verilen yanıtları tarayarak müşteriye yeni iletişim bilgisi sağlama konusunda da destek oluyor. Biz sadece yanıt vermeyenlere de hatırlatma bilgisi geçebiliyoruz.

2 dakika 23 saniyede 20 bin işlemi tarıyor 

Bir müşterimiz başka bir şirketle 20 bin işlem yapmış ve bakiyede mutabık değiller. Devreye girdik. Sistem, 20 bin işlemi 2 dakika 23 saniyede tarayarak fark yaratan işlemi buldu. Sistem zaten 20 binin altındaki işlemleri 30-40 saniyede tarayarak sonucu veriyor. Bu saatler hatta gün bile sürer. Kolaymutabakat.com’un yazılım açısından versiyon 2’si bu ay çıktı. Mektup alma-yollama sürecinde keşfettik ki bir iletişim kanalı olması lazım. İşletmeler birbirleriyle mesajlaşma imkanına da sahip olacaklar. Ayrıca sadece Türkiye değil dünyanın diğer ülkelerindeki şirketlerle de mutabakat yapma imkanı geliyor. Mutabakatta çok dilli bir dünyaya geçiş yapıyoruz. Temel diller olan İngilizce ve Almanca ile başlıyoruz. Kişisel tercihlere göre ayarlamalarda yapılabilecek.