Kariyerinizdeki başarı, kaleminizin ucunda
Özellikle satış ve pazarlama alanında birçok iş ilanında aranan özellikler arasındadır 'iletişim yeteneğinin gelişmiş' olması. Çoğu zaman kastedilen kişilerin ağzı laf yapan kişiler olduğunu düşünürüz. Evet, iletişim yeteneği ileri seviyede olan kişinin konuşması etkileyici, kurduğu cümleler anlamlı ve ölçülü olmalıdır ancak iletişimi sözlü iletişimle sınırlamak yanlış olur. İyi iletişim kuran bir profesyonelin yazılı iletişimi de layıkıyla yürütüyor olması beklenir. Atalarımız 'söz uçar, yazı kalır' demiş. Bu atasözü birçok karmaşık bilginin uçuştuğu günümüzde belki eskisinden daha da önemli. Yazılı iletişim sözlüye göre daha çok akılda kalan, iletişim içindeki kişilerin görüştükleri konuyu doğru hatırlamalarını ve değerlendirmelerini sağlayan bir alışveriş. Kariyerinde ilerlemek isteyen her profesyonelin yazı dilini geliştirmesi kendisine yaptığı kişisel gelişim yatırımlarının başında gelmeli.
Bir insan kaynakları profesyoneli, kendi işinin patronu veya yönetici olarak size günde kaç CV gönderiliyor? Her birine ne kadar zaman harcıyorsunuz? Peki, CV'lerde en çok ne gözünüzü tırmalıyor? İmla hataları mı? Cümle düşüklükleri mi? CV'de hiç yeri olmayan bilgilerin istilası mı? Tüm bunlar o adayı işe almamanız için size işaretler… üstelik bu işaretleri aday size kendisi veriyor. Şirketinize başvurmadan CV'sini tekrar tekrar okuyup imla hatalarını, cümle düşüklüklerini düzeltme gayretinde bulunmamış, yeterli özeni göstermemiş. Ya da yazılı iletişimin gücüne inanmıyor, yazdıklarının kendinin bir resmi veya okul karnesi gibi birçok özelliğine ışık tutacağını düşünemiyor. Oysa siz organizasyonunuzda yazılı iletişime önem veren kişilerle çalışmalısınız. Neden mi? Hatalı CV'leriyle işe başvuranların şirketinizde çalışacakları ilk günden itibaren nasıl e-mail yazacaklarını, raporlama yapacaklarını, müşterilere şirketinizi nasıl temsil edeceklerini az çok kestirebilirsiniz. Yazı ile etkili bir şekilde kendini ifade eden kişiler ise, kurumunuzun iş yapışını, kalitesini net ve doğru sözcükler seçerek yansıtacaktır.
Sosyal medyanın bu kadar yaşamımızın içine girdiği bir dünyada yazılı ifadeye sürekli başvuracağınızı unutmamak gerekir. Gündelik yaşamınızda hem iş hem de bireysel anlamda kendinizi yazılı olarak farklı mecralarda ifade edersiniz. Bu ifadeler sizin düşüncelerinizin aynası olur. Bir Facebook veya Linkedin paylaşımınızda herkesin görebileceği şekilde düşüncelerinizi dile getirirsiniz. Doğru kelimelerin seçimi, hatasız imla kullanımı sizin kendinize ve yazdıklarınızı okuyanlara saygınızı gösterir. Aynı sosyal medyada olduğu gibi, iş yaşamında da ciddiye alınmak, meslektaşlarını ve iş arkadaşlarınız tarafından değer verilmek istiyorsanız, yazılı iletişiminizin de iyi olması gerekir. Yazı yazmak nasıl geliştirilir?
Daha iyi yazmak için Linkedin'den deneyimlerini paylaşıyor Likeable Business kitabının yazarı Dave Kerpen.
1. Pratik yapın.
Sosyal medyanın bu kadar elimizin altında olması bize muhteşem bir pratik yapma olanağı sağlıyor. Yazı yazmayı geliştirmek için bundan daha iyi bir ortam düşünülemez. Haftada bir veya iki gün kendinizi sosyal medya yazarı ilan edin, ister işiniz ister hobileriniz üzerine birkaç paragraf yazın. İlk yazıları tamamlamak belki birkaç saatinizi alacak, uzun uzun duraksamalar silip tekrardan yazmalar peşi sıra gelecektir. Ancak birkaç yazı sonra göreceksiniz ki, sözcükler sizinle daha iyi iletişim kuruyor. Ne demek istediğinizi kafanızın içinde daha net, daha az sözcüğe gerek duyarak tam da istediğiniz şekilde ifade edebiliyorsunuz. Her başarılı yazı, resim, müzik, proje, ürün vb… uzun saatlerin deneme yanılma yöntemlerinin sonucudur. Daha iyi bir iletişimci olmak için her şeyde olduğu gibi çaba harcamanız şarttır.
2. Kendi kendinize yüksek sesle okuyun.
Göndermeden önce yazdığınız e-maili, paylaşmadan önce Twitter mesajını, uygulama değişikliğini bildiren memoyu yüksek sesle okuyun. Yüksek sesle okumanın en iyi tarafı yazdıklarınızı okuyacakların gözleriyle görmek, kulaklarıyla duymaktır. Çoğu zaman birçok yanlış anlama, muallak ifade yüksek sesle okuma sırasında ortaya çıkar ve elenir. Bazen aynı durum konuşurken de başımıza gelmez mi? Kafamızda çok farklı şekillenen kelimeler yüksek sesle söylenince bambaşka anlamlara gelebilir.
3. Az ve öz yazın.
Az sözcükle ifade etmek sözcük kalabalığından çok daha değerlidir. Yazdıklarınızı revize ederken 'aynı şeyi daha az sözcük kullanarak nasıl söylerim?' diye düşünün. Unutmayın ki kimsenin uzun e-mailler okuyacak, sayfalarca raporu detaylı bir şekilde inceleyecek zamanı yok. En kısa şekilde ifade edilen rapor en makbulüdür. Telefon mesajı göndermek ve Tweet atmak insanı kısa yazmak konusunda zorlayan ve geliştiren şeyler. Daha iyi anlaşılmak için yalın ifadeler kullanmaya zorlayın kendinizi.
4. Başlık yazıdan önce gelir.
Blog yazısı da olsa makale de çalışanlara memo da başlığı özenle seçmek gerekir çünkü başlık yazının anafikrini hatta özetini içinde bulundurur. Başlıkla okumasını hedeflediğiniz kişilerin dikkatini çekmeyi amaçlarsınız, başlık dikkat çekiciyse yazının geri kalanının okunma şansını yükseltirsiniz. Gazete manşetlerine, en çok satan kitaplara hatta magazin haberlerine bir göz gezdirin… Çoğunun merak uyandırıp sizi haberi okumaya veya kitabı karıştırmaya yönlendirdiğini göreceksiniz.
5. Okuyun.
Yazı yazma pratiği yapmak kadar okumak da yararlıdır. Kaliteli yazıları seçin ve okuyun. Ayda bir kitap, haftada 20-30 makale, sosyal medya paylaşımlarını okuyun, mesleki anlamda size katkı sağlayacak blogları okuyun. Daha iyi yazmak için daha çok ve daha dikkatli okumak önemlidir.
İş yazılarını geliştirmek için 8 Anahtar
Kerpen'in önerileri her meslekten profesyonelin kendini yazı alanında geliştirmesine yönelik. Eğer iş yazışmaları konusunda yol kat etmek istiyorsanız yakın zamanda Harvard Business Review tarafından basılan HBR Guide to Better Business Writing kitabındaki spesifik adımları dikkate alabilirsiniz. Bryan A. Garner tarafından yazılan 200 sayfalık kitabının 8 anahtar adımını Forbes yazarı Susan Adams şöyle özetliyor:
1. Neden yazdığınızı bilin.
Yazdığınız yazının gerekçeleri, amacı ve hedef kitlesi konusunda net olun. Bu hedefi yazınızı okuyacak hedef kitlenizle açıkça paylaşın. Garner kitabında hassas bir konunun nasıl ele alınması gerektiğiyle ilgili güzel bir örnek veriyor: Şirket binanızın evsahibi özürlü çalışanlarınızın ihtiyaçlarını (tekerlekli sandalye için rampa, otomatik kapılar gibi) iş yasasının belirlediği şekilde yerine getirmiyor. Siz de şirket olarak kira kontratınızı fes etmek istiyorsunuz ancak evsahibinizle ilişkinizi de en iyi şekilde noktalamak hedefindesiniz. Garner mektubuna şöyle bir cümle ekliyor: 'Konuyla ilgili ihmallerin iyi niyetli olduğu konusunda hiçbir şüphemiz olmamakla beraber, şirketimizin binada kalmaya devam etmesinin mümkün olmayacağını anlayacağınızı ümit ediyoruz.' Bu cümleyle üç amacına birden ulaşıyor: 1. kira kontratına son verdiğini; 2. Bu kararın arkasındaki sebebini ve 3. İyi kiracı-ev sahibi ilişkisini devam ettirme çabasını gösteriyor.
2. Okuyucularınızı anlayın.
Kimsenin kaybedecek zamanı olmadığını bilin. Hızla konuya girin, ilgili konulara odaklanın ve okuyucu kitlenizin alışık olduğu tonla/üslupla iletişim kurun. Karşınızdakilerin zekasından şüphe eden bir üslup yerine, sizin alanınızın uzmanı olmayan kişilere bilgi verir gibi açıklama yapın. Warren Buffett'nin yolunu izleyin. Yıllık raporlarında yatırımcılara akıllı kardeşlerine bilgi verir gibi açıklamalarda bulunuyor, finans alanında uzman olmayan zeki profesyonellere gerekli bilgileri aktarıyor.
3. İlk müsveddenizi hızlı yazın.
Garner'a göre, yazıya hazırlık 4 aşamadan oluşuyor: Deli, Mimar, Marangoz ve Hakim. Deli araştırmayı yapar, Mimar bulduğu verileri organize eder, Marangoz ilk müsveddeyi yazar ve Hakim okuyup son düzenlemeleri yapar. Garner'a göre, iş yazı olduğunda, ilham bekleyip işi ağırdan almaktansa, hızla işe koyulmak en iyi yöntem. Eğer bir noktada tıkandıysanız atlayın, yazıyı sonuna kadar bitirin sonra geri döner takıldığınız yeri tamamlarsınız.
4. Revize edin ve düzeltin.
Yazıyı tamamlayıp revize etme aşamasına geldiğinizde kendinize soracağınız birçok soru var: Doğruyu mu yazdım? Söylemek istediğim her şeyi söyledim mi? Adil ve diplomatik davrandım mı? Açık ve net bir giriş yazdım mı? Savunduğum fikirleri spesifik örneklerle destekledim mi? Herhangi bir yerde sıkıcı tekrara girdim mi? Net bir sonuç bölümü yazdım mı? Revize etmenin en önemli tarafı yazının sözcük kalabalığı olmadan akıcı bir üslupla yazıldığına emin olmaktır.
5. Açık olun.
İyi yazı yazmanın kurallarını anlatan rehberler bıkmadan usanmadan şunu tekrar ederler: 'Söyleme, göster.' Yani, okuyucular tarafından tam anlamıyla anlaşılabilmek için, fikirlerinizi hayatın içinden örneklerle sağlamlaştırmanız gerekir. Örneğin, bir kişinin kötü bir yönetici olduğunu söylemek istiyorsanız, genel bir yorum yapmak yerine, asistanının hazırladığı detaylı raporlar sayesinde terfi etti ancak şirketin rekor kar oranlarına rağmen asistanına herhangi bir maaş artışı vermedi.
6. Boşu boşuna sözcükleri harcamayın.
Uzun cümlelerden komplike söylemlerden uzak durun. Düşüncelerinizi az sözcükle karşı tarafa anlatmayı prensip edinin.
7. İş jargonlarını gelişi güzel kullanmayın.
Tüm yönetim ders kitaplarının, dergilerin, yöneticilerin, danışmanların ağzında sakız olmuş sözcükleri sözcük hanenize dahil etmeyin. 'Kutunun dışında düşünün,' 'kaldıraç etkisi,' 'start almak,' 'inovasyon' gibi terimleri basma kalıp kullananlardan olmayın. Söyleyeceğinizi klişelerden uzak durarak doğrudan söyleyin.
8. Rahat olun ve doğru üslubu yakalayın.
Karşınızdakilerle konuşuyormuş gibi yazın. Cümlelerinizin uzunluğu yapısı değişkenlik göstersin. Yazının gerçek bir insan tarafından yazıldığı belli olsun. Robot gibi mekanik bir dil kullanmaktan kaçının. Yeri geldiğinde teşekkür ve takdir etmesini, yeri geldiğinde üzgün olduğunuzu belirtmeyi ihmal etmeyin.