Halkla ilişkiler şirketi çözüm ortağınız olmalı

Türkiye'nin en iyi beyinlerini çalıştırarak çok başarılı yazılımlara imza atan,  dünyaca ünlü ödüllere kavuşan ve çalıştıkları alanda Türkiye'de TEK olan şirketin yöneticileri bir süredir büyük bir sıkıntı içindeydiler. Öyle ki ne yaparlarsa yapsınlar kendilerini, başarılarını yeterince iyi anlatamıyorlar, hizmet ürettikleri kendi ülkelerinde yeterince tanınmıyorlardı.  Bu konunun etrafında ne zaman düşünmeye başlasalar bir süre sonra yoruluyor ve asıl işleri olan üretime geri dönüyorlardı.  Çoğunluğu mühendislerden oluşan bu şirkette döngü hep bu şekilde işliyordu. Bir süre sonra kendisi de bir bilim adamı olan Genel Müdür bu zinciri bir yerinden kırmaya karar verdi ve genel kurulda heyecanla "Belki de bir Halkla İlişkiler Müdürü işe almalıyız" dedi… Bu fikri şirketin diğer yöneticilerinden de kabul gördü ve kısa süre içinde işe uygun bir aday bulundu… Kreatif fikirlerle dolu, tecrübeli ve heyecanlı müdür işe başladı. Ancak bir süre sonra etrafta bilim fışkıran koridorlarda gezen bilim adamlarından fazla farkı kalmadığı görüldü. Aynı donuk, odaklı bakış gözlerine yerleşti… Saatlerce teknik konuların konuşulduğu toplantılarda canı sıkılıyor, her koşulda onun yaptığı iş geri planda kalıyordu.  İsmi bende saklı bu şirket kronik iletişim sorunu olduğu gerçeğini anladıktan sonra ise dışarıdan bu konuda destek almaya karar verdi…  1 yıl sonra kendilerini daha iyi anlatır hale gelen şirketin çevrede bilinirliği artmış, kendine güveni gelmişti. Bugün irili ufaklı bir çok şirket aynı çetrefil soruyu kendisine soruyor; İletişimi kendi içimde mi çözmeliyim yoksa dışarıdan profesyonel bir destek mi almalıyım?

Artık kişinin ayınesi sadece iş değil

İletişim her geçen gün giderek hızlanırken kendini, yaptığın için doğru tanımlamak ve konumlamak her geçen gün önem kazanıyor. Bugün ‘ayınesi iştir kişinin lafa bakılmaz' lafı,   hem ‘lafa hem de ayınesine' bakılır olarak adeta yeniden düzenlendi.  Yaptığınız işi paydaşlarınıza ve müşterilerinize en doğru şekilde anlatmak işinizin bir parçası.  Kurumlar büyümeye başladıklarında er ya da geç bu soruyu kendilerine sormak zorunda kalıyorlar; Halkla ilişkiler fonksiyonumuzu kendi içimizde mi çözmeliyiz, yoksa profesyonel bir firmadan yardım mı almalıyız? Aslında dünyanın dört bir yanındaki şirket yöneticilerinin birbirlerine sorduğu bu sorunun tek bir doğru cevabı yok.  Şirkete, yaptığı işe, kapasitesine, bütçesine göre büyük değişiklik gösterse de iki alternatifin de avantajları ve dezavantajları var. Şirketiniz için doğru seçimi ise bu alanda çalışanlarla görüşerek, bolca okuyarak ve iyi çalışarak yine siz yapacaksınız.

Verileri doğru analiz etmek

İletişim ajanslarının en büyük katkısı şirketinize dışarıdan bakıp analiz edebilecek yetkinliğe sahip olmaları.  Farklı disiplinlerden yetişen ve muhtemelen sizin gibi onlarca şirketle çalışmış olan bu profesyonellerin tecrübesi ve bilgisinin odak noktası iletişimci olmaları.  Ajanslar sizden aldıkları verileri analiz ederek sizin için doğru reçeteyi sunarlar ve bir iletişim planı hazırlarlar… Belli bir medya iletişim deneyimi ile geliyor olmaları büyük avantajdır.  Çünkü ilişki tesis etmek zaman ve emek alan bir iştir.  İletişim sorununu içeride çözmenin de farklı avantajları var. Ajans demek işinizi öğretmeniz gereken insanlar demek. Ayrıca sizin için çalışan bir insan kadar iyi bilemeyecekleri de bir gerçek.   Ayrıca şirket çalışanları genelde işlerini sahiplenirler. Yani duygusal bir bağ kurarlar. Ajanslar için her zaman aynı şeyi söylemek mümkün olmaz.  İçeriden kurulan ilişkiler size aittir, kimsenin kontakları değildir. Ayrıca daha dinamik olan ajans hayatında insanlar çok hızlı iş değiştirebilirler.

Hassas noktalara dikkat

Dışarıdan bir ajansla çalışmaya karar verdiyseniz de hassas noktalara dikkat etmelisiniz çünkü son yıllarda arz patlaması yaşanan PR sektöründe doğru şirkete ulaşmak kolay değil…  Şirketin çalışma sistemlerini nasıl kullandığı, bilgi ve donanımını içinde bulunduğunuz sektöre göre nasıl şekillendirebileceği, basın ile hayata geçirilen çalışmalarda medya iletişiminde ne kadar etkili olduklarını ölçümlemek ve sonrasında karar vermek şart. Öte yandan birden fazla şirketle görüştüğünüzde sektörde bir bütçe skalası olmadığını da hızla anlayacaksınız… Eğer bütçeniz kısıtlı ise daha küçük ölçekli ve hırslı ajanslara, uzun soluklu ve kalıcı bir anlaşma için de köklü ajanlara gitmenizde fayda var.

Unutmayın ki halkla ilişkiler bir iletişim işi. Seçtiğiniz sadece ‘taşeron' bir firma değil, aynı zamanda çözüm ortağınız da olacaktır. Dolayısıyla doğru ve rahat bir iletişim kurabilmeniz, birbirinizi duyabilmeniz çok önemli. Böylece markanız adına söylemlerinizi doğru aktarabilirsiniz ve çözüm ortağınız da vermek istediğiniz mesajı ustalıkla alıp, uzmanlığı ile harmanlayarak medya ile paylaşabilir. Muhtemelen seçim yapmak kolay olmayacak. Ancak, hangi yolu seçerseniz seçin karar verme aşamasında profesyonellerden yardım almanız faydalı olabilir. Bir yanda hırslı ve hevesli profesyonel lejyonerler diğer yanda ise şirketinize bağlılık yemini etmiş kendi askerleriniz…  Seçim sizin…

Potansiyel Halkla İlişkiler Firmanıza Sormanız Gereken Sorular:

1.Ne kadar zamandır Halkla İlişkiler Sektöründe hizmet veriyorlar ve bu zamana kadar medya ile geliştirdikleri çalışmalar neler ?
2.Başarılı bir kampanyayı nasıl tanımlıyorlar? Süreçleri nasıl değerlendiriyorlar? Çalışma sistemleri nasıl?
3. Birebir, günlük kontağınız kim olacak? Ekibiniz kimlerden oluşacak?
4. Fikir geliştirme olduğunda nasıl çalışıyorlar? Fikir geliştirmede size sorular soruyorlar ve sonrasında bu soruların yanıtlarıyla size sadeleştirilmiş projelerle mi geri dönüyorlar yoksa sizinle birlikte fikir geliştirmeye yönelik çalışmalar yaparak yaratıcı fikirler mi oluşturuyorlar?
5.Her  şirketin karşılaşacağı zorluklar vardır. Sizin için en büyük zorluğun ne olacağını düşünüyorlar? Seçim yapacağınız firmanın bu konuya öngörülü yaklaşıp yaklaşmadığını anlamanız çok önemli. Böylece sorunlarla mücadele edebilecek karşı stratejiler de geliştirebileceklerdir. Bu süreçlerin kolay olacağını söyleyen bir firmayı seçmemelisiniz. İhtiyacınız olan ana meseleyi görmezden gelen ama ağzı çok iyi laf yapan bir tezahuratçı değil, sizinle çalışacak bir çözüm ortağıdır.
6.Neden sizinle çalışmak istiyorlar ve bunun neden iyi bir ortaklık olacağına inanıyorlar?
7. Kriz iletişimindeki tecrübeleri neler?  Bu konularda daha önceki deneyimlerini paylaşmalarını rica edin.

Halkla ilişkiler ajansıyla çalışmanın faydaları

Medya İletişimi

Halkla ilişkiler ajansları önceden oluşturdukları medya ilişkileriyle birlikte gelir. Konunuz dahilinde hangi medya koluna hangi kanalla ulaşmanız gerektiği konusunda sizi yönlendirebilirler.  Ayrıca gazetecilerle ilişki oluşturmak kolay bir iş değildir. Zaman ve çaba ister. Ancak doğru bir halkla ilişkiler ajansıyla çalışmaya başladığınızda bu işten kurtulmuş olursunuz.

Dışarıdan bakış

Sizin belki içeriden göremediğiniz ancak haber değeri taşıyan çok sayıda etkinliğinizi belirleyebilir, değerlendirebilirler. Yaratıcı fikirlerle şirketinizi besleyebilir, tüketicilere en hızlı yoldan ulaşmanızı sağlayıp pazarlama fonksiyonlarınızı besleyebilirler.

İnsan gücü

PR şirketlerinin işlerinizi yürütecek çok sayıda çalışanları vardır. Üzerinde çalıştığınız kampanyanın büyüklüğüne bağlı olarak, farklı işleri yapacak birçok personele ihtiyacınız olabilir. Bu da daha fazla gider demektir, çünkü bu işlerin yapılması için daha geniş bir ekip kurmanız gerekecektir. Ancak bir halkla ilişkiler ajansıyla anlaşırsanız tüm bu işlerin yapılması için gerekli insan gücüne zaten sahip olmuş olacaksınız.

Tecrübe konuşur

Aradığınız tecrübeye sahiptirler. Kendi bünyenizde bir ekip kurmak istediğinizde muhtemelen deneyimli halkla ilişkiler çalışanlarını kadroya alamayacaksınız çünkü masraflı olacaklar. Bunun yerine, daha az tecrübeli, işin başında olan kişileri işe alacaksınız. Dolayısıyla bir ajansla çalıştığınızda, paranızı tecrübeye yatırmış olursunuz.

Kendi bünyenizde halkla ilişkiler departmanı oluşturmanın faydaları

Yapılan iş sizin işiniz

Yaptığınız işi en iyi siz bilirsiniz. Bir ajansla anlaştığınızda öncelikle yaptığınız işi öğrenmek zorundalar. Ve hiçbir zaman siz ya da çalışanlarınız kadar iyi öğrenemeyecekler. Yaptığınız işi hiç kimse sizin kadar önemseyemez. Şirketiniz için çalışan birisi yaptığı işlerin sorumluluğunu üzerine alır. Başka bir deyişle, yaptığınız işlerde sizinle kader ortaklığı kurabilir ve işinizi önemser. Aynısını bir ajans çalışanı için söyleyebilir misiniz? Muhtemelen hayır.

İlişkiler sizindir

Kurduğunuz ilişkiler size aittir. Kendi ekibinizi kurduğunuzda ajansta olduğu gibi önceden oluşturulmuş ilişkilere sahip olmayabilirsiniz ancak başkasının bağlantılarına da bel bağlamak zorunda kalmazsınız. Kendi ilişkilerinizi çaba göstererek, emek harcayarak inşa ediyorsunuz, bu demektir ki bu ilişkilere uzunca bir süre sahip olacaksınız. Ayrıca bir ajansla çalışmadığınız için de ajans çalışanlarının işten ayrılması sizin için bir sorun teşkil etmeyecektir (ajanslarda çalışan sirkülasyonu yüksektir).

Güven duygusu

Her şirketin küçük veya büyük sırları vardır. Dışarıdan birilerine bu sırları emanet etmek ne olursa olsun risklidir.