Uzaktan toplantılarda en büyük eksik: Etkileşim

İnternet üzerinden yapılan hissedar toplantıları maliyetleri düşürdüğü gibi katılımcılar arası etkileşimi de azaltıyor. University of California, Berkeley Hukuk Fakültesi’nde öğretim üyeliği yapan Steven Davidoff Solomon’un New York Times’da yayınlanan yazısına göre, Intel’in geçtiğimiz günlerde gerçekleştirdiği hissedarlar toplantısına tek bir hissedar bile gelmemiş. En azından fiziksel olarak Intel’in ofisine KİMSE gelmemiş. Toplantıyı bir toplantı odasında gerçekleştirmek yerine tamamıyla sanal bir toplantı düzenlemişler. Kimse kimseyle bir araya gelmemiş, toplantıda sorulacak sorular, tartışılacak konular önceden yöneticilere gönderilmiş, yöneticiler ve yönetim kurulu tüm sunumları web bazlı bir platformda hazırlamış ve hissedarlarla paylaşmışlar.

Solomon, sanal toplantıların sayısının son dönemde hızla arttığını, teknolojik açıdan fizibilitesi olmakla beraber, bu tür toplantıların kötü bir fikir olduğunu savunmakta. 2015 süresince 90 şirket Broadridge sanal toplantı teknolojisini kullanmış. Intel’in yanı sıra, hissedarlarıyla sanal toplantı yürüten şirketlerin arasında GoPro, SeaWorld Entertainment, PayPal, FitBit ve Yelp bulunmakta. 

Şirketlerin bu teknolojiyi tercih etmelerinde birden fazla sebep var. En belirgin sebeplerden biri, maliyet kısmak. Yani, standart bir toplantı düzenlemenin getirdiği diğer maliyetleri (mekan, yiyecek, içecek, vs.) sanal bir toplantı düzenleyerek ortadan kaldırmak mümkün. Ayrıca, sanal toplantılarda herhangi bir seyahat zorunluluğu olmadığından ve kişi olduğu yerden toplantıya katılabildiğinden, eksiksiz katılım sağlanması kolaylaşıyor. Tabii bu durumda hissedarların katılıp katılmadıklarını kayıt altına almak yani yoklamalarını yapma olanağı da artıyor. 

Tüm bu avantajların yanı sıra, yönetim için sanal hissedar toplantılarının içeriğini kontrol etmek kolaylaşmakta. Hissedarların rahatsız edici sorularını önceden almak ve gerekli hazırlıkları yaparak toplantının pürüzsüz bir şekilde ilerlemesini sağlamak tamamıyla yöneticilerin elinde. Diğer bir deyişle, hissedarların söz hakkı limitlenmiş oluyor, aktif yönetimin toplantıyı ve şirketin işleyişini yönlendirmede daha da fazla rolü olmuş oluyor. 

Davis tipi eleştirilere son nokta 

Amerikan kurumsal dünyasının ünlü hissedar aktivisti Evelyn Y. Davis’in hikâyesini bilmeyen yoktur. Davis cüretkârdır, aklından geçen zehir zemberek eleştirileri en etkili şekilde söze döker, kimi zaman karşısındaki Fortune 500 şirketi CEO’suna bağırır, hesap sorar, kararlarını eleştirir, akıllı sorularıyla şirket üst yönetimini düşündürür, onlara yanlışlarını kabul ettirir. Aklı, kendine güveni, korkusuzca sorduğu sorular ve yaptığı eleştiriler yıllık hissedar toplantılarına damgasını vurur. AP’nin haberine göre, ona sorsanız kendisi gibi bir tane daha hissedar yoktur. Dışardan yıllar boyunca borsaya kote şirketlerden hisse almasının tek sebebinin yıllık hissedar toplantılarına katılıp CEO’ları azarlamak ve bu toplantıları kendi şovunu yaptığı sahneler haline getirmek olduğu düşünülebilir. CEO’lara daha az maaş verilmesi, yönetim kurulu hizmet sürelerinin kısaltılması ve şirketlerin harcamalarının saydamlaştırılması Davis’in öncelikli konuları arasında olmuştur. 

Bülten üyelikleri satarak geçimini sağlayan Davis, yönetim arasında korku salarak satışlarını arttırmıştır. Şirketler Davis’in her şirkete en az iki kopya olarak tanesini 600 dolara sattığı bültenlerini onu yatıştırmak için alırlar, bu sayede yıllık toplantılarda yöneticileri uzun uzadıya azarlamasını önlemiş olurlar. Bank of America, US Airways, Ford, Goldman Sachs, Davis’in hissedar olduğu ve yıllık toplantılarına katıldığı büyük şirketlerden birkaçıydı. 2012 yılında, 82 yaşına gelen Davis, ilk kez hiçbir toplantıya katılmamış, artık genç olmadığını söyleyerek sessiz kalmayı tercih etmiştir. Davis hissedar toplantılarına katılmaya devam ediyor olsaydı, sanal toplantılar kendisine konulan en büyük engeller haline gelecekti. 

Halkla ilişkiler fiyaskosunun önüne geçilir 

49 dakikalık Intel hissedarlar toplantısı olaysız geçmiştir. Şirket üç hissedar teklifini ve aksiyona dönüştürülecek çözümleri sunmuştur. Intel’in Yönetim Kurulu Başkanı Andy D. Bryant tarafından yönetilen toplantı süresince beşer dakika tekliflerin sunumu na 12 dakika ise soru-cevap için ayrılmıştır. Ancak bu süreç içinde sorular yönetim tarafından özenle seçilmiştir. Yönetimin cevapları yerinde olmakla beraber programlanmış hissi vermiştir. 

Yüz yüze hissedar toplantıları kaybolmamalı 

Hissedarların şirket yönetimiyle bir araya geldikleri tek ortam fiziksel olarak gerçekleştirilen yıllık hissedar toplantıları. Bu toplantılar öncesinde ve sonrasında hissedarların yöneticilerle konuşmaları devam etmekte ve hissedarlar şirket yöneticilerine birebirde anında cevap alacakları sorular sorabilmekteler. Bu sorular yönetimi gelecekte alınacak kararlarla ilgili düşündürmekte ve bazen farklı yönlere sevk ettirmekte. Kısacası, bu toplantıların en önemli görevi hissedarların şirket yöneticileriyle kurdukları bağ ve fikir alışverişi. Fiziksel olasunumurak aynı ortamda olmanın etkileşime etkisi yadsınamaz. Bu toplantılar çoğu zaman yönetim için problemli görünebilir ancak şirketin bir tür denetim yapması, kendi kendini eleştirmesi ve farklı çözüm önerileri geliştirmesi açısından gereklidir. 

Hibrit toplantılar orta yol olabilir 

Fiziksel toplantı ve teknolojiyi bir araya getiren hissedar toplantıları gelecek için bir çözüm olabilir. Bir yandan hissedarlar birbirleriyle aynı ortamı soluyarak toplantıya katılır, diğer yandan da sanal ortamdan sorular paylaşılabilir. Fiziksel toplantıyı es geçmek, hissedarların geribildirimini sınırlar, hissedarın hisse sahibi olduğu şirketle bağını kısıtlar. Toplantıların katılımcılar için eğlenceli ve şirket için yararlı sonuçları olmalıdır. Hissedarlardan oluşan topluluk kendilerini şirketin parçası hissetmeli, görüşlerini paylaşmak, dinlenmek ve değişimin içinde olmanın avantajını yaşamalıdır. 

Örneğin, Walt Disney’in hissedar toplantılarında şirketin en yeni filmi veya DisneyWorld’deki en yeni lunapark oyunu tanıtılır, toplantıya aileleriyle katılan çocuklara dahi konuşma hakkı verilir. Bazı şirketlerde tüm bir kasaba bu toplantılar çevresinde buluşur, organik bağlar kurulur. Tüm bu kişileri ve şirketleri birbirine bağlayan, aidiyet hissini körükleyen toplantıları rafa kaldırmak, şirketin hissedarlarıyla iletişimine sekte vuracak, etkileşimi en aza indirgeyecektir. Markayı marka yapan, şirketi yaşayan, değişen, zamana, topluma ayak uyduran yaşam ile iç içe bir kurum haline getiren özelliklerini görünmez kılacak, dışardan hissedarlarının besleyeceği, gözü kulağı olabileceği bilgi akımını yok edecektir. 

İnternet bazlı toplantılar insanları birer robot gibi kurgular. Herkes belli bir saatte dünyanın dört bir yanından kendi bilgisayarları aracılığıyla toplantıya bağlanırlar ve önceden programlanmış bir soru ve cevabı izlerler. Toplantı biter ve herkes bilgisayarını kapatır ve hayatına devam eder. Hissedarlarla olan bağ daha da azalır, sahip oldukları küçük hisseleri onları yöneticilere ulaştıramaz. Ancak yeterli büyüklükte yatırım yapmış yatırımcıların yönetimle rapor kurması mümkün olur. 

Yani, şirketin izole olması ve hissedarlarından tamamıyla bağımsız iş yapması için mükemmel bir ortam yaratılmış olur. Teknoloji araçken, amacı köstekler. Bu duruma tekrar tekrar düşmemek için şirket yönetiminin harekete geçmesi şarttır. Eleştirilmek kolay değildir belki ama daha da büyük hatalardan dönülmesini sağlar. Şirketler yapıcı eleştirilere kulak vermeyi öğrenmelidir.

Sanal toplantılarla protestolar mekansız kalıyor

Çevre veya politik protestolar hissedar toplantılarının bir uzantısı haline gelmekteydi. Şirketler sanal hissedar toplantılarıyla beraber bunun da önüne geçmiş oldular. Florida’da bulunan eğlence parkı SeaWorld geçtiğimiz sene hayvan hakları sivil toplum grupları tarafından hayvan haklarının ihlal edilmesi sebebiyle büyük eleştiriler almıştı. Hissedar toplantısını web bazlı yürüterek protestoların ses getirmesinin önüne geçmiş oldu. Üstelik Fortune’da yayınlanan yazıya göre, toplantıya bilgisayarlarından yazdıkları soru ve yorumlarıyla katılan hissedarların bazı sorularını sansürlemesi söz konusu olmuştur. The People for the Ethical Treatment of Animals (PETA) bu toplantı sırasında SeaWorld ile yüzleşmeyi planlamış ancak sormak istediği soru teknik bir problem olmamasına rağmen bir türlü sistem tarafından kabul edilmemiştir. Broadridge gibi sanal toplantı sistemleri şirketlerin yararına çalışır, sistem tamamıyla transparan değildir, yönetimin aleyhine olan soru ve yorumları diğer hissedarların görmemesi özelliğini içinde bulundurur.

www.datassist.com.tr