Teknolojiyi yasaklayın verimlilik tavan yapsın

Birçoğumuz işlerimizi yaparken teknolojinin getirdiği avantajları över dururuz. Gündelik işlerin işleyişinde tartışmasız teknoloji büyük bir kazanımdır. e-posta veya anında mesajlaşma gibi yöntemlerle dünyanın her yeriyle hızlı ve etkin bir şekilde iletişime geçeriz. Dosyalama, arşivleme, arama yapma gibi son derece zaman alan birçok işlemi birkaç dakika içinde halletmemiz mümkündür. Akıllı telefonumuzla yapamayacağımız şey yok denecek kadar azdır. Peki bu bizi her şeyi yapmaya muktedir kılan teknolojinin hiç mi dezavantajı, zararı yoktur? 

Teknolojinin varlığımızın vazgeçilmez parçası olması bizi, deyim yerindeyse “teknoloji esiri” haline getirir. Tuvalete dahi giderken telefonumuzu yanımızda götürürüz. Toplantılara ne telefonumuz ne de bilgisayarımız olmadan girmenin anlamı bile yoktur. Hafızamızı adeta bu araçlara yüklemişiz gibi, en basit dört işlemi bile hesap makinesi olmadan yapamaz hale geldik desek çok da abartmış sayılmayız. Bir de işin dikkat dağıtma boyutu var ki, verimliliğin en büyük düşmanı. Şöyle bir düşünün. Bir toplantı sırasında kaç kez bölünüyorsunuz? Aciliyeti olan kaç işi, bambaşka bir konuyla ilgili konuşurken, araya sıkıştırmak durumunda kalıyorsunuz? 

Ya teknoloji yasaklansa? 

Peki ya, herkes teknolojiye neredeyse tutkun hale gelmişken, biz kendimizi soyutlayabilir miyiz? Herkesin koşar adım gittiği yöne sırtımızı dönebilir miyiz? 

Bu durum İngilizlerin dediği gibi “against the grain” (tohuma karşı gitmek) deyimini hatırlatıyor, yani herkesin takip ettiği yöne değil, tam ters yöne gitmeyi göze alabilir miyiz? Shakespeare’nin 17. yüzyılda Coriolanus trajedisinde ilk kez Eski Romalılara Coriolanus’u neden seçmemeleri gerektiğini anlatan tiradında olduğu gibi “Neleri yapma zorunluluğunda olduğunuz endişesiyle, gerçekten neyi yapmanız gerektiği arasında kaldınız, tohuma karşı gitmek zorunda bırakıldınız.” Yüzyıllar sonra Winston Churchill aynı deyimi eğitimle ilgili verdiği bir konuşma sırasında kullanacaktır; “Toplumun ilerlemesinde en büyük rolü oynayan uzun yıllar süren eğitim hayatı insanın doğasına uygun değildir. Tohuma karşı gitmek anlamına gelir. Bir genç çocuk biran evvel babasının mesleğini takip etmek ister, az da olsa kendi ekmek parasını kendi kazanmak ister.” Churchill okul hayatında sevmediği derslerde pek başarılı olmadığı yazıldığına göre, bu konuşması gerçek düşüncelerini göstermektedir. Asıl sorumuza geri dönersek, teknoloji konusunda tohuma karşı gidebilir miyiz? 

Financial Times yazarı Emma De Vita makalesinde akıllı telefonları, tabletleri ve bilgisayarları toplantı dâhilinde yasaklarsak ne olur sorusuna kilitlenen bir yazı yazmış. İngiltere’de işyeri standartlarını düzenlemek üzere faaliyet gösteren Investors in People’nın başındaki Paul Devoy, toplantılara telefon, tablet ve bilgisayar, yani teknoloji, yasağı getirmiş. Bu yasağın doğrudan sonucu, toplantıya katılanların tamamıyla toplantıya odaklanmaları, dolayısıyla da toplantıların çok daha verimli geçmesi olmuş. 

Teknolojik araçların dikkat dağıtma ve konsantrasyon üzerindeki yıkıcı etkileri kanıtlanmış bir gerçek. Stanford Üniversitesi’nde gerçekleşen bir çalışmaya göre, elektronik mesajlara sürekli cevap veren kişiler dikkat yeteneklerini kaybetmekte, hafızalarını kontrol etmekte zorlanmakta ve bir işten diğerine geçtiklerinde odaklanma sorunu yaşamakta. Aslında burada suçlu teknoloji değil, insanın teknolojiyi yönetme konusundaki yetersizliği. Devoy teknoloji yasağı kararını çalışanları için düzenlediği farkındalık toplantıları dâhilinde ilan ettiğinde, bu kararının arkasındaki sebepleri iyi açıklama fırsatı bulmuş ve bu sayede çalışanların direnciyle karşılaşmamış. 

Burada önemli olan birçok şeyi bir arada yapmak değil, bir şeyi iyi yapmak. Çalışanların çoğu teknolojinin dezavantajları ve hedefl enen verimlilik anlatıldığında telefonlarının yanlarında olmamasından memnun bile oluyorlar. Teknolojiye verilen ara aslında herkesin istediği ancak gönüllü bir şekilde kişinin kendi kendine gerçekleştiremediği bir adım. Tabii önemli bir kişisel telefon bekleyen kişiler bu yasağın dışında tutuluyor. 

Aslında, kararın sahibi olan Devoy, çalışanların bu yasağı anlayışlı hatta olumlu karşılamasından dolayı şaşırmış. Yasağı bir adım daha ileri götürmüş: PowerPoint sunumları da yasaklamış. Görmüş ki toplantılarda geçen konuşmalar slaytlar olmaksızın çok daha akılcı hale geliyor

Teknolojisiz toplanma zamanı

Teknolojisiz toplantıları hayata geçiren bir diğer yönetici Luxtripper seyahat fi rmasının CEO’su Nena Chaletzos... Şirketin haftalık çalışan toplantılarını telefon ve bilgisayarlar olmadan gerçekleştiriyor, sadece zaman zaman video demolara izin veriliyor. Not tutma yöntemi olarak ise, 1 saatlik toplantıya, 8 çalışanın her birine verilen A3 boyutundaki beyaz tahtaların üzerine not alınması ve aksiyon planlarının oluşturulması isteniyor. Toplantının sonunda kimlerin ne yapacağına ve hedef tarihlere karar veriliyor, herkes üzerine düşen görev ve haftanın aksiyonları konusunda aynı fi kirde oluyor. Beyaz tahtalar yapılacaklar listesi gibi göz önünde oluyor, görevler tamamlandıkça üstü çiziliyor. Chaletzos, çalışanlarına “fi kirlerinizi ve zihninizi toplantıya getirin, teknolojiyi değil” diyor. Bilgisayarların ve akıllı telefonların bulunduğu toplantılarda, kimi zaman 3 saat konu daldan dala atlarken bugün 1 saatte odaklı ve verimli sonuçlara varıldığını gözlemlediğinin altını çiziyor. İlk bu kararı aldıklarında, kimi çalışanlarının müşterilerinin kendilerine anında yetişemeyeceği konusunda endişe duyduğunu ancak tek gerekenin “şu saatler arasında toplantıda olacağım” mesajını e-postalarına koymaları olduğunu görmüşler. Bir diğer beklenmeyen sonuç ise, toplantıların çok daha arkadaşça ve açık hale gelmeleri olmuş. Teknoloji yasağının tümden bir yasak olarak algılanmaması da önemli. Ancak doğru zamanda kullanıldığında teknolojiden optimum fayda sağlamak mümkün. Örneğin, Chaletzos’un takımı Slack kullanarak birçok iç toplantı gereksinimini ortadan kaldırmış. Bir yandan beyaz tahtaların toplantı odalarına geri dönüşünü birçok yatırımcı yadırgasa da, Chaletzos geleceğin bu yönde ilerleyeceğinden emin.

Teknolojiden dikkatinizin dağılmaması için siz neler yapabilirsiniz?

Her şirketin teknolojiyi belli zamanlarda bloklayarak verimi arttırmasını bekleyemeyiz. Ancak bireysel düzeyde bizlerin de yapabilecekleri yok değil. tech.co’dan Elliot Volkman 7 maddelik bir liste hazırlamış.

Dikkat dağınıklığını önlemek ve verimliliği artırmanın 7 yolu

1. Telefonunuzu kapatın veya sessize alın 
Günün belli saatlerinde ulaşılamaz olun. Herkes sizin o saatlerde yoğun çalıştığınızı bilsin. Bu süreyi 30 dakika ila 1 saatle sınırlayın. Önemli bir telefon bekliyorsanız, telefonunuzu sessize alın, sadece beklediğiniz telefona cevap verin. 

2. Gereksiz uygulamaları telefonunuzdan silin 
Kullanmadığınız uygulamalar telefonunuzda kalabalık yapacaktır. Sadece kullandıklarınızı telefonunuzda tutun, gerisini silin. Gerekli bilgilere erişmeniz çok daha kolay olacaktır. 

3. Uzun zaman harcadığınız web sayfalarını bloklayın veya süre kısıtlaması koyun 
Kafanızı dağıtan, hobilerinizle ile bilgi edindiğiniz, okumaktan keyif aldığınız web sayfalarına zaman sınırı koyun. Bir bakmaya başladım mı kendime engel olamıyorum çalışırken hiç bakamayayım diyorsanız, bloklayın. 

4. İnternet bağlantınızı kapayın
İnternet gerektirmeyen bir işle uğraşıyorsanız, o süreyi sadece o işe ayırmak için interneti kapayın. 

5. Temiz ve organize bir masaya sahip olun 
Karman çorman her şeyin iç içe olduğu bir masa kafanızın daha da dağılmasına sebep olur. Temiz ve düzenli bir masanız olsun. Her gün gün sonunda her şeyi yerli yerine koyun. 

6. Masaüstü, e-posta ve sosyal medya hesaplarınızı düzenli tutun 
Düzen sadece fi ziksel ortamlar için değil, sanal ortamlar için de geçerlidir. Bilgisayarınızın masaüstünü, e-postalarınızı ve sosyal medya hesaplarınızı düzenleyin. Kişi ve öğeleri önem ve gereklilik sırasına göre düzenleyin, hatta gerekirse silin. Bilgisayarınız ya da sosyal medya hesaplarınızda bir şeyleri aramak için geçirdiğiniz zamanı daha verimli şeylere kullanabilirsiniz. 

7. Kafanızı dağıtmak için kendinize özel zaman ayırın 
Okulda ders aralarında nefes almak ve ihtiyaç gidermek için teneff üslere nasıl gerek duyuluyorsa, sizin de işe küçük aralar verip kendinize zaman ayırmanız gerekli. Ne aralıklarla ne kadar süre ara vermek sizi daha verimli yapıyor en iyi siz bilirsiniz.

www.datassist.com.tr