Ofiste çalışabiliyor musunuz gerçekten?

Jason Fried'in TED sunumunu dinlediniz mi?

Ofiste durmadan çalan telefonlardan, birbirini dur durak bilmeden takip eden verimliliği tartışılır toplantılardan karşılığında para aldığınız işi yapmaya zaman bulamıyorsanız Fried'i dinlemelisiniz.

Fried çalışma ve yaratıcı olma konularında başarılı kitaplar yazmış bir yazar. David Heinemeier Hansson ile beraber yazdığı Rework adındaki kitabında çalışma ve yaratmanın farklı yollarını okuyucularıyla paylaşıyor. Daha az zamanda daha az kaynakla daha fazla insanı geçerek daha çok şey başarmamız beklenen bugünkü iş yaşamında yazarlar bize daha az şey yaparak daha çok şey üretilebileceğini gösteriyor. Jason Fried, aynı zamanda, Şikago bazlı web üretkenliği üzerine araçlar tasarlayan bir şirketin kurucularından.

Bir işi tamamlamak istediğinizde nereye gidersiniz?

Peki, Fried konuşmasında neler diyor? Önce, hepimizin deneyimlerine ayna tutan bir durum tespiti yapıyor: Birçoğumuz işte iş yapmak istemiyor.
Bu durumu da çok basit bir soruyla ortaya çıkarıyor. 10 senedir çevresindeki insanlara 'bir işi tamamlamak istediğinizde nereye gitmek istersiniz?' sorusunu soruyor. Birkaç çeşit cevap geliyor bu sorusuna: 1. Fiziksel bir konum – örneğin; çalışma odası, bodrum, mutfak, kütüphane, cafe vs… 2. Hareket halinde – yani, arabada, vapurda, otobüste, metroda, dolmuşta vs.. kısacası evle iş veya işle ev arasında. 3. Konum önemli değil ancak zaman kritik – bu da nedir, bazı insanlar günün çok erken veya çok geç saatlerinde etkin bir şekilde çalışabiliyorlar. Hiç kimsenin onları rahatsız etmediği, herkesin uyuduğu kendilerini sadece işlerine adayacakları bir zaman aralığı.  

Özetle, bir işi tamamlamak için seçtikleri yerlerin arasında ofis yok. Peki, o zaman neden işverenler çalışanlar çalışsın diye 'ofis' dediğimiz mekânlara bunca yatırım yapıyor? Plazanın konumundan büyüklüğüne, gerekli ekipmana kadar birçok detayı planlayıp tonla paralar harcıyor?

Bölünmüş Ofis Günü

Tipik bir ofis gününü gözünüzün önüne getirin. Sabah masanızın başına geçtiniz. İlk 15 dakika çayınızla beraber emaillerinize göz atıyorsunuz, acil cevap vermeniz gerekenlere cevap yazıyorsunuz, sabahtan akşama hangi toplantılara katılmanız gerektiğine, kimlerle görüşmeniz, hangi konulara öncelik vermeniz gerektiğine bakıyorsunuz. Gününüz 15-20 dakikalık zaman dilimlerine bölünmüş durumda. Kimi zaman bu aralıkların 4-5 tanesi blok halinde bir toplantıya ayırdığınız zamanı gösteriyor, kimi zaman bir iş yemeğini, kimi zaman 15 dakika bir kahve arasına, iş arkadaşlarıyla sohbete denk geliyor. Düşünsenize bu zaman dilimlerinin ne kadarı gerçekten iş yaptığınız anlar? İş günü göz açıp kapayıncaya kadar geçiyor ve çoğu zaman yapmanız gereken şeylere zaman bulamadığınız bir toplantıdan bir diğerine, bir problemden diğerine sürüklendiğiniz istediğiniz verimi alamadığınız bir süreç haline geliyor. Bu kadar bölük pörçük zamanlarda kişiden iş çıkarması, yaratıcı işlere imza atması nasıl beklenebilir?

Çalışanların kapasitelerini layıkıyla kullanabilmeleri için üretken olabilecekleri dikkatlerini yoğunlaştırabilecekleri bölünmemiş zaman dilimlerine ihtiyaçları vardır. Bu nedenle ev ofis, cafe veya kütüphane gibi alternatif mekânlarda çalışmayı ofise tercih ederler. Verim ve konsantrasyon kişiye göre değişir, kimisi tamamen sessiz bir mekanı tercih ederken, kimisi de hareketli etraftan esinlenebileceği bir mekanda daha üretken olabilir. Bazı çalışanlar mesai saatlerinden sonra ofiste kalarak çalışmayı işlerini tamamlamayı bölünmeden çalışabildikleri için tercih ederler.

Asıl Problem: Yöneticiler ve Toplantılar

Fried'a göre, ofiste insanların işlerini bölen dikkatini dağıtan Facebook, Twitter gibi sosyal medya siteleri değil. Bunları Fried 10 dakikalık sigara molalarına benzetiyor. Kimse bu tür aralarla işe konsantrasyonunu kaybetmez. Dolayısıyla, şirketlerin sosyal medya kullanımını engellemeleri veya yasaklamaları boşuna çabalar. Asıl yapılması gereken gerçek problemleri ortadan kaldırmak. Fried'in Y&T diye adlandırdığı asıl problemler Yöneticiler ve Toplantılar.

İnsanların işlerini rahatlıkla tamamladıklarını söyledikleri yerlerin hiçbirinde ne yönetici ne de toplantılara rastlarsınız. Fried'e göre, yöneticiler insanları rahatsız etmek üzere görevlendirilmiş insanlardır. Kendileri iş yapmazlar, çalışanlarının işlerini tam yapıp yapmadığını kontrol ederler. Herşeyin yolunda gittiğinden emin olmak için ise, insanları böler, rahatsız ederler. Gün içinde zaman zaman yanınıza gelip 'nasıl gidiyor?', 'neler yaptın?', 'gel beraber bakalım' der, sizin en konsantre çalıştığınız noktada ara vermenize, olduğunuz yerde kalmanıza sebep olurlar.

Mini toplantılar... Neden olmasın?

Fried'e göre, bir yöneticinin günlük kontrollerinden daha da kötü olan düzenlediği toplantılardır. Bu toplantılar hiçbir zaman küçük grupların spontane bir şekilde biraraya geldiği hızla bilgi ve görüş alışverişi yaptığı verimli görüşmeler olmaz. 5 kişiden 10 kişiye büyük bir grubun işlerini bırakıp 1-2 saatliğine önümüzdeki günlerde yapılacakları konuştuğu pratik olmayan aktivitelerdir. Gün içinde bir saat planlamaya ayrılabilir diye içinizden geçirebilirsiniz. Oysa 1 saatlik toplantının katılımcı sayısı dikkate alındığında şirket veriminden götürdüğü toplam saat 5 ila 10'a ulaşır. Toplantılar farklı bir format alamaz mı? Kısa, öz, sadece konuyla ilgili bir iki kişinin 15 dakikada konuştuğu mini toplantılar… Neden olmasın? Belki de yapılması gereken toplantıları bilgisayardaki takviminize önemli bir madde olarak işlememek. Toplantıları daha informal, iş bitirici görüşmeler haline getirmek.

Ev Ofis Alternatifi

İlle ofisi çalışılabilir hale mi getirmeliyim? Belki de bırakmalıyım herkes en iyi üretebildiği yerde çalışsın diye düşünüyor olabilirsiniz. Ev ofis özellikle bağımsız çalışanlar için uzun zamandır çalışan bir sistem. Ofis çalışanlarına göre, daha esnek ve rahat bir çalışma şekli sağlıyor. İsterseniz pijamalarınızla, isterseniz sabaha karşı 3'te, isterseniz yatağınızdan kalkmadan çalışabilirsiniz. İşi zamanında eksiksiz yaptıktan sonra bu detayların hiç önemi yok. Ancak, unutulmaması gereken ve birçok insana zor gelen evde çalışırken sağlanması gereken sürekliliği olan bir öz disiplin. Her sabah kalkıp bilgisayar başına geçmek evde olabilecek çocuklar, temizlik, tamirat vb… dikkat dağıtıcıların size engel olmasına izin vermemek  ve disiplinli bir şekilde kendini işe vermek. Aslında, iş bitirmek istedikten sonra, mekân ikincil planda kalıyor. Kişinin kendini bir odaya kapatıp, kişilerle aktif ve pasif iletişimini birkaç saatliğine kesip işine odaklanması mümkün. Evde çalışma ortamı çalışana böyle bir imkân sağlıyor. Ofisteki dinamikten farklı olarak, sosyalleşmeyi tamamen kesmeniz sizin elinizde.
Ofiste veya ev ofiste 21. yüzyılın çalışanlarının optimumda üretmeye devam edebilmesi için, çalışma düzeninin sadeleşmesine ihtiyaç var. Kısıtlı zaman, gerekli gereksiz bilgi fazlalığı bizleri seçici olmaya zorluyor. Komplike süreçleri, işimizi zorlaştıran uygulamaları bir kenara bırakıp bizden beklenen sonuçları almamız için iş yaşamını basitleştirmemiz şart. Fried'in üç önerisi bizi aşağı çeken yoğun saatlerimizi hafifletip işimize odaklanmamıza yardımcı olabilir.

Ofiste nasıl daha verimli çalışılabilir?

Önümüzdeki daha önemli soru şu: Çalışmak için tasarlanmış, teknoloji ürünleriyle donatılmış ofisinizi nasıl çalışmak istenen bir mekân haline getirebilirsiniz? Fried'ın üç çarpıcı önerisi var:

1. Sessiz Perşembeler – Hepimiz serbest Cuma'yı biliyoruz, seviyoruz. Peki ya neden Perşembe günleri şu çocukluğumuzda oynadığımız bir…iki…üç…tıp oyununu işyerinde oynamıyoruz? Verimlilik adına haftanın bir günü örneğin her Perşembe öğleden sonraları kimse birbiriyle konuşmasın. Kimse kimseyi rahatsız etmesin, kimsenin işi bölünmesin. Yani, çalışanlara 4 saatlik bölünmemiş çalışma zamanı hediye edin. Bu 4 saatte ne kadar çok şey yapabileceğinize siz de şaşıracaksınız. Toplamda şirket adına nasıl bir verimlilik sağlanacak siz düşünün…

2. Pasif iletişime geçin – Ofis içi iletişimlerinizi yüzyüze yapmaktansa, email ve mesaj kullanın.  Dijital iletişim birçokları için dikkat dağıtıcı olabilir ancak kontrolü size verir. Sizin seçtiğiniz zaman diliminde karşınızdaki kişiye geri dönme özgürlüğüne sahip olursunuz. Hâlbuki yöneticiniz masanıza uğradığında ona daha sonra cevap verme şansınız olmaz.

3. Toplantıları iptal edin – Toplantı yapmayın. Bir sonraki toplantınızı iptal edin. Ertelemeyin iptal edin. Sabahları bir iki saatlik toplantılardan kurtulun. Birden işinizi yapmaya kafanız dinçken zamanınız olacak, işler yoluna girecek.