Lider, arşivi tozlardan temizler

Harvard Business Review Aralık sayısında yayınlanan 'Liderlik aracı olarak şirket tarihçesi' başlıklı yazı, yönetimin çoğu zaman dikkate almadığı şirket geçmişinin geleceği şekillendirmede en önemli verilerden biri olduğunu vurguluyor. Şirketlerin geçmişleri gelecekteki başarıları için önemli. Neden geçmiş önemli bugünün ve yarının başarısı için? 'Tarih tekerrürden ibarettir' çevremizdeki olayları değerlendirirken sıkça sözünü ettiğimiz bir deyimdir. Aktörler, yerler, konular değişebilir ancak benzer sebepler benzer sonuçlar doğurur. Yapılan hataların cezası tüm toplum tarafından çekilir. Adil bir hukuk sisteminin kurulması ve ülkeyi ileriye götüren devrimlerin gerçekleştirilmesi de ülkeyi başarıya götüren dönüşümlerle sonuçlanır. Ülkenin tarihini çok iyi bilmesi, ülkeyi ekonomik, kültürel ve sosyal açıdan zenginleştiren uygulamaların desteklenmesine ve yaygınlaştırılmasına yardımcı olur. Aynı şekilde, başarısızlıkların ülkeyi aşağıya çeken uygulamaların hatalı kararların önüne geçmek tarih bilinciyle mümkün olabilir.

Şirketlerin başarılarını devam ettirmeleri için aynen ülkeler gibi tarihlerini iyi bilmeleri ve geçmişte yaptıkları hataları tekrar etmemeleri gereklidir. Bu nedenle, yıldönümlerinden yıldönümlerine şirketin geçmişini anmak yerine, her çalışanın şirketin geçmiş başarı ve başarısızlıklarını bilmesi, başarı ve başarısızlıkların arkasındaki sebepleri etüt etmesi ve geleceği ona göre planlaması çok önemlidir. Yönetim gurularının 'geçmiş üzerine uzun uzadıya kafa yormaya gerek yok, önemli olan gelecek' bakış açıları şirketlerin değerli dersleri kaçırmasına sebep olabilir. Şirketin geçmişi ancak kuruluş yıldönümlerinde veya yeni ürünlerin lansmanında bir iki cümle ile başarıları anımsatmak için kullanılıyor. Günümüz faaliyetleriyle herhangi bir bağlantısı olmayan nostaljik bir bilgi olarak çalışanların bilincine işleniyor. Oysa geçmiş neye bakacağını bilen yöneticiler için geleceğin stratejilerini oluşturmakta altın değerinde bilgiler içermekte.

Geçmiş, şirket evliliklerine uyum getiriyor

Geçmişi incelemek, şirketin kökenlerini, yapısını ve değerlerini öğrenmek için iyi bir rehber. Bugün oldukça karmaşık hale gelen yönetim şeması, yüzlerce üründen oluşan ürün gamı ve farklı ülkelerde faaliyet gösteren kozmopolit çalışan karmasını şirketin geçmişteki basit yapısından yola çıkarak anlamak daha kolay. Üstelik şirket evliliklerinde iki şirketin kültürlerinin doğru harmanlanması için geçmişe dönmenin avantajları ortaya çıkıyor. HBR'daki makaleye göre, Kraft Foods ve Cadbury'nin evliliklerinde zorlukları aşmak, şirket çalışanları arasında güven uyandırmak ve değişime daha kolay ayak uydurmak için geçmişe dönmek her iki ekip için de yararlı olmuş. Cadbury yönetimi şirket alımına direnç göstermiş, 45.000 çalışanın çoğu kurumsal değerlerini kaybetmekten korkmuş ve bu birleşmenin Cadbury'nin ürün kalitesine gölge düşüreceğinden çekinmiştir. İki şirketin kurum kültürlerinin birbiriyle çatışması ve bu çatışma sonucunda değerlerin yok olması beklenirken şirket yönetimi aradıkları çözümleri geçmişten bulmuştur.

Evlilik sonrası süreci kolaylaştırmak için üst yönetim Kraft'ın arşivlerini karıştırmaya başlamış. Şirket arşivinde çalışanlar 'Biraraya Gelmek' adında bir intranet sayfası oluşturmuşlar ve Kraft ve Cadbury'nin geçmişten gelen paralel çizgilerini vurgulamışlardır. Geçmiş belgeleri inceledikçe, iki şirketin ortak değerleri daha net bir şekilde ortaya çıkmış, çeşitli multi-medya sunumlarıyla bu ortak değerleri vurgulanmıştır. Örneğin, kurucular James L. Kraft da John Cadbury de dini bütün, iş yapış biçimleri ahlaki değerler üzerine kurulu kişiler. İkisinin de önceliği müşterilerine kaliteli ürünler sunmak. İki şirket de çalışanların birer mal gibi görüldüğü bir dönemde çalışanlarına değer vermeyi bilmişler. Ayrıca, topluma yararlı işler yapmayı görev edinmişlerdir.
Kurucuların hikayelerinin yanında, intranet sayfasında interaktif bir zaman çizelgesine yer verilmiş, Kraft ve Cadbury ürünlerinin lansman tarihleri, reklamları, belgesel videolarına çizelgenin üzerindeki linklerle ulaşılabilmektedir. Kraft'ın sadece Cadbury ile birleşmesine değil, diğer şirketlerle evliliklerine ve bu evliliklerle genişleyen markalarına da değinilmiştir. Kraft'ın birçok markayla hep ileriye giden güçlü ve birleşmiş yapısına vurgu yapılmıştır. Benzer söylemler farklı kurumsal iletişim kanallarına da yayılmış. CEO konuşmalarından, basın bültenlerine ve çalışan eğitimlerine kadar iki şirketin entegrasyonuna verilen önem ön plana çıkarılmıştır.

Liderin Görevi: Çalışanlara İlham Vermek ve Yarının Stratejisini Geliştirmek

Kraft ve Cadbury örneğinde amaç birleşim sürecinden doğan sıkıntıları en aza indirmek olabilir. Ancak burada aynı zamanda şirketlerin geçmişlerinden gelecekle ilgili planlama yaparken nasıl yararlanılabileceğine dair yararlı ipuçları bulmak mümkün. Liderlerin belli ölçüde bakış açılarını değiştirmeleri gerekebilir. Liderlerin görevi, insanlara çalışmaları ve başarıya ulaşmaları için ilham vermek ve geleceğe yönelik akıllı stratejiler geliştirmektir. Kurumsal geçmiş liderin bu iki görevinde de değerli bir kaynaktır. Lider çalışanlarını üretken bir şekilde çalışmak üzere biraraya getirir, onlara ilham vermek amacıyla şirketinin geçmiş başarılarından söz eder. Herkes başarılı bir kurum için çalışmak, çalıştığı yerle övünmek, büyük bir işin ucundan tutmak ve kendinden büyük birşeyin parçası olmak ister. Öyle ki, kimi zaman kurumunun varolma amacı ve hedefleri kişinin kendi amacı haline gelir.
Şirketin tarihçesi mevcut sıkıntılara örnek teşkil edecek hikayelerin olduğu, birçok ders çıkarılabilecek olayın yaşandığı ve yöneticilerin değişim ve motivasyon aracı olarak kullanabilecekleri başarılara rastlanan zengin bir kaynaktır. Daha da derinlemesine incelendiğinde pratiğe geçirilebilen güçlü bir problem çözme aracına dönüşebilir. Liderin yapması gereken kurumun geçmişinden bugün işine yarayan bilgiyi çekip almaktır.

Geçmiş Kimliğimizi Belirler

Ortak bir geçmişe sahip olmak bizleri birbirimize bağlar. Gerek kişisel gerekse profesyonel yaşamımızda belli olaylar, başarılar, başarısızlıklar, kayıplar, kazançlar bize bir grup olduğumuzu, belli bir ortak kimliğe sahip olduğumuzu hatırlatır, bizleri yakınlaştırır. Problemlere çözüm arar, birbirimize destek olur, aynı hedefe koştuğumuzu anlarız. Felaketler yaşandığında gruptaki herkesi korumak herşeyin önüne geçer. Örneğin, General Mills firmasının kültürel değerleri konu olduğunda 1878 yılında en büyük un değirmenlerinde çıkan yangın akla gelir. Yangından sonra, şirket kurucusu güvenlik önlemlerini üst düzeye çıkaran çok daha güvenli bir teknoloji geliştirir. Teknolojiyi patentlemez, rakiplerinin başına benzer bir felaket gelmesin diye onlara bu teknolojiyi hediye eder. Hikaye üzerinden 130 yıl geçmesine rağmen, nesilden nesile bir gurur kaynağı olarak tekrar edilir.

Değişim için Tarihe Bakın

Tek değişmeyen şeyin değişim olduğu günümüzde, değişim yönetimi liderlerin en büyük zorluklarından biridir. Uzun zamandır yapmakta olduğunuz iş yapış tarzını bir kenara bırakıp geçmişte uygulanan unutulmuş stratejilere geri dönmek iyi bir çözüm oluşturur. 1990'ların sonunda UPS on yıllardır kullandığı büyüme modelinin artık işe yaramadığını görür ve  tüm organizasyon yapısını değiştirecek kapsamlı bir inovasyonu hayata geçirme kararı alır.

UPS'in operasyonel etkinliğe geleneksel olarak verdiği önemin ötesine geçmesi ve çalışanlarının yeni iş alanları konusunda yüreklendirilmesi gereklidir. Çalışanlarını yeni stratejileri doğrultusunda yönlendirmek için UPS yönetimi geçmişlerini farklı bir şekilde dile getirmeye başlarlar. Uzun geçmişlerindeki dönüşümleri öne çıkarır, bisikletle dağıtımdan kamyona, uçak navlunundan kendi kargo havayollarını kurmaya ve web bazlı paket izleme hizmetlerine kadar önemli değişimlerin altını çizerler. Amaç, endüstri mühendisliği rutinlerine alışmış bir şirkete daha önce ne kadar inovatif olduğunu anımsatmaktır.

Geleceği Planlamak için Geriye Bakmak

Klasik problem çözmede iki soruya öncelik verilir: Problem nedir? Nasıl çözülür?
Bu noktaya nasıl geldik? sorusunu sormak çoğu insanın aklına gelmez. Oysa, problemin kökenini bilmeden ancak görünen engelleri yok etmek mümkün olur, derinlerdeki sıkıntı ertelenir, belli süre sonra daha da büyümüş bir şekilde tekrar karşımıza çıkar. Geçmişe bakmakla problemlerin doğuş sebebini, yöneticiler arasındaki dinamikleri, kimi zaman da bugün problem haline gelen bir durumun geçmişte neden gerekli olduğunu tüm çıplaklığıyla görebiliriz.
Bir liderin şirket geçmişine tozlu modası geçmiş bilgiler yerine şirketin kültür, bilgi ve yetkinliklerinin kökeni olarak bakması yerindedir. Geçmiş liderlerin bilgi birikimlerinden, hükümetlerle etkileşimlerinden, uluslararası operasyonlardaki zorluklarından önemli dersler çıkarılabilir.

Geçmişi Yanınıza Alın

1.Şirket arşivini ziyaret edin

Şirket geçmişini anlamak ve geçmişten bilgilerin bugünün stratejisine destek olmasını sağlamak ancak arşivleri inceleyerek mümkün olur. Dokümanlar, resimler size şirket ruhunu anlatacak, geleceğe taşımak istediğiniz hikayeler için malzeme sağlayacaktır.

2.Arşivinizi işten ayrılan yöneticilerin verdikleri röportajlarla zenginleştirin

İşten ayrılan yöneticilerin şirketinizdeki deneyimlerini ilk ağızdan dile getirmesi yeni kuşak yöneticilere değerli bir hediyedir. Uzun dönem şirketinizde çalışmış çalışanların deneyimlerini anlatması için uygun ortam yaratın ve tüm bu kişisel bilgileri arşivin bir parçası haline getirin. Bu tür söyleşiler dönemin dinamiklerine, kararların arkasındaki gerekçelere ışık tutacak, arşivi yaşayan bir dokümanlar serisi haline getirecektir.

3.Kabul edilen şirket geçmişi ve değerlerini araştırın

Şirket değerlerinin geçmişte nasıl olduğunu, bugüne nelerin geldiğini arşivde aramak ilginç bir yolculuktur. Nelerin gerçek, nelerin kulaktan dolma bilgi olduğunu detaylı bir araştırmayla ortaya çıkarabilirsiniz.

4.Kişilerin, ürünlerin, markaların tarihçesini ulaşılabilir kılın

Bugünün iletişim teknolojisini, interneti, interaktif medya ürünlerini arşivinize entegre edin. Şirket geçmişini merak eden çalışanlarınıza, hissedarlarınıza istedikleri zaman ulaşabilecekleri bir arşiv kurun.

5.Önemli projelerin ardından konuşun

Başarılı veya başarısız olan projelerin ardından çalışanlarınızın konuşmasını teşvk edin. Başarısızlıktan ne kadar çok şey öğrenileceğini unutmayın.

6.Kritik kararlar öncesi geçmişten referans bulun

Geçmişi yanınıza almanız kendinizi daha güçlü hissetmenizi, daha önce başarı sağlamış bir modeli desteklediğinizi gösterir. Çevrenizdekilerin saygı ve desteğini almanız kolaylaşır. Yeni bir stratejiyi uygulamaya koyduğunuzda, şirket satınalımı veya yatırım yaptığınızda geçmişten örnekler verin.

7.Her fırsatta şirket geçmişinden bahsedin

Karizmatik liderler kriz anında da, yeni bir ürünün lansmanında da geçmiş başarı ve başarısızlıkları motivasyon veren bir hikaye içine taşımayı bilirler. Çalışanların net bir vizyonu olması için geçmişte neredeydik, bugün ne noktaya geldik, yarın nerelerde olmayı planlıyoruz'u çarpıcı hikayelerle kafalara kazırlar.