Bilgi paylaşıldıkça şirket büyür mü?

Bilgi yönetimi deyince, aklınızda ne canlanıyor?

Bilgi sistemleri yönetimi veya bilgi işlem, CRM vb. şirket içi veri yönetimi sistemleri.

Eğer tüm bunları bütünsel bir düzeyde görebiliyorsanız, bilgi yönetimi kavramı size uzak değil demektir. Büyük resme baktığınızda bilgi yönetimi kurumların yeni bilgi yaratmak, bilgiyi yakalamak ve kurum içinde paylaşmayı içine alan tüm stratejileri barındırır. Şirketlerin bir alanda “best practice” gösterilmeleri genellikle her yönüyle birbirini tamamlayan bir sistemin su yüzüne çıkan başarılı sonucudur.

Örneğin, Singapore Airlines müşteri hizmeti mükemmelliğinde uluslararası ün yapmıştır, böyle bir başarı kazanmasında bilgi toplama ve bilgi analitik sistemlerinin iş hedefl erine skı sıkıya bağlanmasıyla yakından bağlantısı vardır.

Peki ya yeni girişimlerde veya birkaç yıllık KOBİ’lerde bilgi yönetimi patronun veya üst düzey yöneticilerin gözünde önem sırasında nerede duruyor? Patron, girişiminin ilk dönemlerinde ay sonuna yaklaştık bu ay maaşları nasıl öderim diye mi kabus görüyor yoksa bir bilgi yönetimi sistemim yok büyük sıkıntısını çekiyorum diye içinden geçiriyor mu? Girişimciler çoğu zaman günü kurtarma, operasyonun kesilmeden yürümesini devam ettirme çabasıyla birkaç sene içerisinde önemli bir değer haline gelecek, şirketi diğer şirketlerden ayıracak bilgi yönetimini göz ardı ediyorlar, bazen varlığının veya öneminin farkında bile olmuyorlar. Girişimcilerin çoğu böyle bir teknolojik altyapı ve departmanlar arasında bilgi paylaşım ağı kuracağına, hızla yeni müşteri edinmeye odaklanıyor. Bilgi yönetimini ancak reaktif, karşılarına çıkan problemlere cevap olarak geliştirilen taktiksel uygulamalar olarak konumluyor.

Bilgi yönetiminin girişim ve KOBİ’ler arasında uygulanmasını araştıran Singapore Management University İnovasyon Öğretim Görevlisi Thomas Menkhoff öncelikle terim ve uygulama olarak bilgi yönetim sistemlerinin hiçbir KOBİ kurucusu tarafından bilinmediğini görmüş. Kabaca bilgi yönetimin neyi kapsadığını, hangi fonksiyonları ve departmanları içine aldığını bilmekle beraber, işlerini kurdukları ilk yıllarda birçok girişimci için ikincil öncelikte görülmüş. Oysa, bilgi yönetimi uygulamalarının hayata şirketin ilk dönemlerinden itibaren geçirilmesinin şirkete maddi (kâr ve gelir) ve manevi (zaman kazanma, bilgi ve deneyim paylaşımı) olarak önemli getirileri bulunmakta.

Stratejik olarak konumlandırıldığında, bilgi yönetimi bilgiyi şirketin işletme avantajlarını koruyabilmesi için en değerli varlığı olarak değerlendiriyor. Gerçekten de bilgi yönetimi doğru yapıldığı takdirde, ürün ve hizmet etkinliğinden, kurumun kendini gelecekte nerede, nasıl bir yapıda ve hangi büyüklükte gördüğüne kadar birçok konuya ışık tutuyor.

Örneğin, e-ticaret alanında birden fazla ülkede faaliyet gösteren bir KOBİ en çok deneyime sahip olduğu ülkeden diğer pazarlara açılırken, yöneticiler arası bilgi ve deneyim paylaşımı ancak birebirde (es kaza kurulabildiyse) kurulan ilişkiler doğrultusunda paylaşılabiliyor. Bir diğer deyişle, ilk çıkılan pazarda yapılan hataların aynılarını yeni pazarlarda da tekrar etmek olası oluyor. Doğru bir bilgi paylaşımı yöntemiyle hataları engellemek, hatta yapılan hatalardan çıkarılan sonuçlardan dersler çıkarıp akıllıca çözümleri uygulamaya geçirmek mümkün olabilir. Bilgi paylaşımının sağlıklı bir şekilde yaygınlaşması için, ülkelerin birbirleriyle rekabet halinde olduğu bir düzenden ziyade, her türlü paylaşımın desteklendiği uluslararası bir zihniyetin gelişmesi gerekli. Bu zihniyetin gelişmesi için, pek tabii ki ülke yöneticilerinin bilgi paylaşımının ödüllendirilmesi gerekli. Sadece yakın arkadaşı olduğunuz ülke müdürüne değil, kendisine yardımcı olacağına inandığınız pek de tanımadığınız ülke müdürüne de yardımcı olmanız desteklenmeli.

Bazı şirketler ise, ‘bilgi yönetimi’ adı altında olmamakla beraber, etkili bilgi paylaşımı yöntemleri uygulamakta. İşlerinde daha iyi sonuçlar almak için, yaratıcı uygulamalar yapıyorlar. Örneğin, dijital öyküleme yöntemleriyle başarı hikayelerini anlatanlar var. Diğerleri, ‘Sarı Sayfalar’a benzeyen uygulamalarla çalışanların kendilerine belli konularda işlerini yapmalarına yardımcı olacak, mentorluk edecek veya teknik konularda bilgi sağlayacak çalışanlarla kolaylıkla iletişim kurmasını sağlıyor. Bazı projelerde dijital mecrada beraber çalışmaları için doğru araçları hazırlıyor.

Kolaboratif inovasyon kültürü geliştirilmeli

Son dönemin başarılı girişimleri bilginin paylaşılarak büyüdüğü görüşünü benimsemiş, önemli başarılar sağlamışlardır. Yararlı bilginin paylaşılması için deneyimlemeye, deneme yanılmaya, gerçek öğrenmeye ve risk almaya izin veren, kolaboratif inovasyon kültürünün geliştirilmesi gereklidir. Her çalışanın kolayca ulaştığı, kolaylıkla okunabilen, verinin hızla ve kolaylıkla anlamlandırılabilen raporlara dönüştürüldüğü bir sistem yaratılmalı. Müşteri şikayetlerinden yaratıcı önerilere herşeyin kaydedildiği, paylaşıldığı, üzerine projelerin inşa edildiği transparan bir sistem. CRM’in ötesinde iç ve dış müşterilerin ihtiyaçlarını bir bilgi hazinesine dönüştürmekte.

Nasrettin Hoca’nın Keşiş fıkrasında olduğu gibi bilgiyi yanlış yorumladığınızda Hoca kadar esprili ve şanslı olmayabilirsiniz. Günümüzde bilgi en büyük güç, kullanmasını bilene.

Keşişin biri dünyanın en akıllı adamını bulmak için, diyar diyar gezerken, Nasreddin Hoca’nın köyüne uğramış ve köylülere sormuş:

- Sizin köyün en akıllı adamı kimdir?

- Nasreddin Hoca, demiş köylüler.

Bunun üzerine keşiş köy meydanında hoca ile hiç konuşmadan görüşmeye başlamış. Zekasını ölçmek için eline bir çomak almış, yere bir daire çizmiş.

Nasreddin Hoca da çomakla daireyi ortadan ikiye bölmüş. Keşiş bir doğru daha çizerek daireyi dörde bölmüş. Hoca da dörde bölünmüş dairenin üç dilimine çarpı işareti koymuş. Keşiş elleriyle aşağıdan yukarıya doğru hareket yapmış. Hoca da yukarıdan aşağıya yapmış ve keşiş büyük bir hayranlıkla hocayı tebrik etmiş.

Olup bitenden bir şey anlamayan halk keşişe ne olduğunu sormuş.

Keşiş de:

- Bu adam gerçekten dünyanın en akıllı adamı. Yere dünya çizdim 'o ortadan ekvator geçer' dedi. Ben dünyayı dörde böldüm o da 'dörtte üçü sudur' dedi. Ben yerden buharlaşma sonucunda ne olur dedim o da 'yağmur yağar' dedi.

Bu sefer hocaya neler olduğunu sorar halk Hoca da:

- Bu adam oburun biri. Yere bir tepsi baklava çizdi, 'ben de yarısı benim' dedim. Daha sonra tepsiyi dörde böldü, o zaman 'dörtte üçü benim' dedim. O da tepsi altından ateşi hafif hafif almalı dedi, ben de 'üstüne fındık fıstık serpersek, daha iyi olur 'dedim.

Şirket içinde bilgi paylaşımının önünde ne gibi engeller var?

Öncelikle, KOBİ’ler kısa dönemde bilgi yönetimin yararlarını göremiyorlar. Birçok küçük ölçekli fi rma müşteri geribildirimi ve bu geribildirimlerin ürün ve hizmetlere yansıtılmasının geri dönüşünü görmenin oldukça zor olduğunu düşünüyor. Ayrıca, KOBİ patronları bilgi yönetimini günlük operasyonlarına CV veri bankası oluşturmak, tedarikçilerle iletişim kurmak, data analitik araçları kullanmak olarak yansıtabilir. Üçüncü olarak da, pek tabii ki bilginin önemli bir değer olduğu ve merkezde paylaşılmadan tutulmasının yönetime kontrol ve güç getireceği inancıdır.