Yönetim oyununun temel kavramları
Bu nasıl iştir
Geçen yıllarda bir eğitim programındaydım. Katılımcılar, bir kuruluşun genç yöneticileri idi... Konuşmalar sırasında bir yöneticinin bir sözü o güne damgasını vurmuştu. "İş yapmaktan yöneticilik yapmaya zaman olmuyor". Bu deyiş, yönetim oyununun temel kavramlarına ters bir deyişti.
Bu yazımda yönetim oyununun temel kavramlarına değineceğim.
Yöneticinin esas işi
İş yapmaktan yöneticilik yapmaya fırsat olmuyor diyen yönetici, aslında esas işini yapmıyordu. Büyük bir olasılıkla birkaç kademe altındaki kişilerin yapması gereken işi yapıyordu. Halbuki bir yöneticinin esas işi, yönetmekti
Yönetici, orkestra şefi gibidir. Bir orkestra şefi bütün müzik enstrümanlarını çalabilir. Ama ondan beklenen, müzisyenleri yöneterek bir müzik çıkarmaktır. Şefin, "kemanı, piyanoyu, obuayı çalmaktan orkestrayı yönetmeye zaman olmuyor" demesi, esas işini yapamıyor anlamına gelir.
Yönetim nedir?
Yönetim, amacın etkin ve verimli bir biçimde planlama, organizasyon, liderlik ve kontrol fonksiyonları aracılığı ile gerçekleştirilmesidir. Yönetim oyununun temel kavramları bu tanımda yer alan amaç etkinlik, verimlilik, planlama, organize etme, liderlik ve kontroldür.
Amaç
Her organizasyon bir amaç için var olmuştur. Organizasyonun alt birimlerinin de bu amaç ve hedeflere hizmet eden alt amaç ve hedefleri vardır. Ama her yöneticinin unutmaması gereken ilke şudur. "Hattı müdafaa yok, sathı müdafaa vardır, o satıh bütün organizasyondur "
Yöneticilikte etkinlik
Yönetici, konulan hedefi gerçekleştirdiği oranda etkindir. Yönetici çabasından dolayı değil, hedefe varıp varmadığına göre değerlendirilir. Yönetici konulan hedefe altında çalışanları yöneterek, dört yönetim fonksiyonunu icra ederek ulaşır.
Yöneticilikte verimlililik
Diyelim ki konulan hedef gerçekleştirildi. Ama önemli olan, bunu gerçekleştirirken ne kadar kaynak kullanıldığıdır. Bunun ölçüsüne verimlilik diyoruz. Kaynaklar kıttır ve bunun bir maliyeti vardır. Bu nedenle, hedeflerin minimum kaynak kullanarak ele geçirilmesi gerekir.
Planlama
Ülkemizde yönetim fonksiyonları içinde belki en az kullanılanıdır. Bir iş yapılmadan önce hedeflerin konulması, buna gidecek yolların belirlenmesi ve en uygun yolun seçilmesi gerekir... Planlama, bir işin yapılmasının hayal edilmesi ve işin önce zihinde gerçekleştirilmesidir. Bunun için belli bir vizyona ve analitik bir düşünce yapısına sahip olmak ve uzun dönemli düşünmek gerekir. Eğer plan yapmaz veya doğru planı yapmazsanız ya hedeflerinize ulaşmazsanız, ya da çok pahalı ulaşırsınız
Organizasyon
Organizasyon, yapılmasına karar verilen işin yapılmasının sağlanmasıdır. Yönetici işi kendisi yapmaz, işin yapılmasını sağlar; bunun organizasyonunu gerçekleştirir. Bunun için iş bölümü yapar. Kaynakları dağıtır. Kimin neyi ne zaman yapacağına karar verir. İşleri delege eder. İşte birçok yerde film burada kopmaktadır. Bundan dolayıdır ki, yukarıda öyküsünü aktardığım genç yöneticinin, delegasyon işini yapamadığından esas işini yapmaya zamanı kalmamaktadır.
Liderlik
Yönetici, takımının önderidir. Onlara yol gösterir; örnek olur. Başları dara düştüğünde onların yanındadır, destek verir. Lider, ekibindeki kişilerin koruyucusudur. Takımın morali bozulduğunda onların moral hocasıdır. Takım oyuncularını teşvik eder. Onlara sağlıklı geri-bildirimde bulunur. Takımın yetişmesini sağlar, onları eğitir. Yerine dolduracak kişileri yetiştirir
Kontrol
Diyelim ki plan yapıldı, işler organize edildi ve yapacak kişilere görevler delege edildi. Gemi yola koyuldu. Kaptan, gerektiğinde destek çıkarak tayfaların moralini de yüksek tutmakta. Her şey çok güzel. Ama ortada bir garip durum var. Aylardır yoldalar ama bir türlü kara görünmüyor. Çünkü rota yanlış Bir fırtına sırasında geminin yönü şaşmış Kaptanın her an bulunduğu yeri saptayıp doğru yolda olup olmadığına bakması gerekirdi. Buna yönetim fonksiyonunda kontrol diyoruz.
Sonuç
Yönetim oyununda başarı için bir yöneticinin yönetim fonksiyonlarındaki rollerini iyi oynaması gerekir. Öbür işleri yaparken bu oyunu oynamaya zaman kalmıyor derse, yanlış oyundadır demektir. Çünkü yöneticinin esas oyunu budur.