Yönetilerin alacaklar hesaplarında dikkat edecekleri noktalar
Bir ticari işletmenin Alıcılar (Müşteriler) hesabı ile Alacak Senetleri ve Alınan Çekler hesapları, o işletmenin alacaklarını dolayısı ile nakit akımını, geleceğin planlanmasını ve borçların ödenmesinde dikkat edilecek vadeleri göstermesi açısından çok önemli hesaplardır.
Bu nedenle Alacaklar ile ilgili bilgilerinin güncel olması gerekmektedir. Güncellikten kastımız, bu hesaplarda yer alan tutarların yukarıda belirttiğimiz bilgileri verebilecek şekilde olmasıdır.
Her ticari işletme kendi prensipleri, genel ticari hayat ve içinde bulunduğu sektör tarafından kabul edilen kaideler çerçevesinde çeşitli vadelerle veya peşin olarak mal satmakta veya hizmet sunmaktadır. Dolayısıyla alıcılar hesabı da kabul edilen bu prensipler çerçevesinde oluşturulmalıdır.
Yöneticilerin, müşterilerine düzenledikleri faturaları onların ödeme alışkanlıklarını, alıcıların ödeme adetlerini görmeleri açısından da alıcılar hesabı önem arz etmektedir. Ödemelerin firmanın yukarıda belirttiğimiz prensipler çerçevesinde alacaklarını tahsil edip etmediğinin kontrolu bu yolla yapılabilecektir. Uzun süre aynı alacak bakiyesinin devam etmesi firmanın ödeme stratejisi açısından sakıncalıdır. Ve tedbir almayı gerektirmektedir.
Bir alacağın tahsil edilmiş olmasına karşın makbuzunun verilmemesinden dolayı alacağın devam ediyor gibi görünmesi piyasada sık görülen bir husustur. Bu cümleyi birçok yöneticinin yadırgayacağına inanıyorum. Ancak kurumsallaşmanın tam anlamı ile gerçekleşmediği, şirket kasasının patronun cebi olarak kullanıldığı ve kasa hesabının gerçeği göstermediği firmalarda bu durum gerçekleşebilmektedir.
Bütün bunların yanında, alacağın artık tahsil olanağının kalmamasına karşın halâ alıcılar hesabı (Alınan çekler veya alacak senetleri) içinde yer alması bu hesapların toplamının suni olarak yükselmesi sonucunu doğuracaktır. Yüksek bir alacak olmasına karşın bunun bir kısmının tahsil kabiliyetinin bulunmaması firmanın yararına bir durum değildir.
Tahsil kabiliyeti kalmamış bir alacak için Vergi Kanunlarımızdaki şüpheli alacak karşılığı ayrılması hükümleri çerçevesinde karşılık ayrılması olanağı bulunmaktadır. Bu durumda gerekli kanuni şartlar sağlanarak tahsil kabiliyeti kalmamış bir alacak gider kalemlerine alınabilecektir.
Firmalar, kârlarının azalmaması veya zarar göstermemek için şüpheli alacak karşılığı ayırmamak isteyebilirler. Bu durumda alıcılar hesabının güncel olarak tutulabilmesini sağlamak açısından, tahsil kabiliyeti kalmamış bir alacağın alacaklar hesaplarından çıkartılarak ancak şüpheli alacak karşılığı ayırmaksızın şüpheli alacaklar hesabına alınması mümkün bulunmaktadır. Bu durumda yöneticiler, müşterilerinden olan alacaklarını güncel olarak görebilme olanağına kavuşacaklar, hem de şüpheli hale gelmiş alacaklarını bir arada görebileceklerdir.
Alıcılar hesabının güncel olmasının bir önemli görüntüsü de, borçların ödenmesinde yapılacak planlamalar açısındandır. Ödeme güçlüğü içinde bulunan bir firmanın alacaklar hesaplarında tahsil kabiliyeti olmayan meblağların bulunması hiçbir işe yaramayacaktadır. İflas ertelemesi safhasına gelmiş bir şirket için düzenlenecek borca batıklık bilançosunun ve iyileştirme raporunun firmanın gerçek durumunu yansıtıyor olması çok önemli bir noktadır.
Bilançonun Alıcılar hesabında dikkat edilmesi gereken noktalar olarak belirttiğimiz bu hususlar, firmanın alacak senetleri ve alınan vadeli çekleri içinde geçerli bulunmaktadır. Bu hesaplarında güncel olması esastır.