Yetkisi yokmuş ne olacak şimdi?

Bir süre önce işletmede, yurt dışından sipariş almış olmanın sevinci yaşanırken, şu anda içinde bulunulan durumdan nasıl sıyrılırız endişesi yaşanıyordu. Yaşanılan olay pek sıklıkla rastlanılan bir durum olmamasına karşın, böyle olaylarla karşılaşma olasılığı olduğunun vurgulanması açısından önemli. Yurt dışından gelen bir talep üzerine, işletme sahibi hemen faaliyete geçerek, uygun bir teklif hazırlamış ve fazla bir gecikmeye meydan vermemeye çalışarak da, cevap yazısı ekinde göndermişti. Karşıdan gelen cevapta verilen teklifin, tartışılmaya değer bulunulduğu ancak değerlendirmenin sonlandırılabilmesi için, alıcı firmadan bir yetkilinin imalat yerini ziyaret ederek, firmada mevcut bulunan teknik ve kalite yeterliliklerinin hangi seviyede olduğunu saptaması ve nihai kararın bu değerlendirmeye göre verileceği bildirilmişti. Bu talep makul karşılandığı için, alıcı firmaya bir ziyaret programı gönderilmesi ve bu program çerçevesinde de kendilerinin firmayı denetlemeye açabilecekleri bildirilmişti. Mutabakata varılan program çerçevesinde gelen kişi firmayı teknik ve kalite yeterlilikleri açısından denetlemiş ve istenilen işi yapabileceklerini onaylamıştı. İmalatçı arkadaşlarımız da işin bir an önce bağlanabilmesi için, bir anlaşma yapılmasını ve bu anlaşma çerçevesinde imalata başlamak istediklerini belirtmişlerdi. Gelen kişi, başlangıçta bu konuda çekimser davranmakla beraber, daha sonra bir anlaşma imzalamaya razı olmuştu. Denetlemeye gelen elemanın ayrılmasından hemen sonra imalat hazırlıkları başlamış ve kısa bir süre sonra da imalata girilmişti. Ancak geri dönen alıcı firma yetkilisinden uzunca bir süre bir haber alınamayınca işletme sahibi arkadaşımız alıcı firmaya bir mesaj çekerek, malların bitirilmeye yakın olduğunu ve yaklaşık yükleme tarihini bildirmişti.

Alıcıdan gelen cevap, tam anlamıyla kâbus gibiydi…

Alıcı firma bizim size böyle bir siparişimiz yoktur diye cevap vermişti. Bunun üzerine ellerindeki anlaşmayı gönderen arkadaşımız ikinci bir şok yaşamıştı. Zira alıcı firmadan denetlemeye gelen kişinin böyle bir anlaşma yapmaya yetkili olmadığı, sadece denetleme için gönderildiğini belirtiyorlardı. Ayrıca o kişinin buna benzer yetki aşımını başka yerlerde de yaptığı gerekçesiyle de kısa bir süre önce işine son verildiği bildiriliyordu.

Şimdi ne yapmak gerekiyordu?

Karşıdaki firmaya baskı kurarak bu malların alınmasını sağlamak mümkün değildi. Mahkeme sürecinin de yabancı bir ülkede göze alınması zor görünüyordu. Çünkü ithalatçı firma cevap mesajlarının birinin ekinde gönderdiği “alım şartnamesi” çerçevesinde böyle bir satın alma yapılmasının kendi firma süreçlerine uygun olmadığını belirtmişti.

Ürünleri başka yerlere satmak üzere çaba göstermekten başka yapacak bir şey kalmamıştı.

Böyle bir satış anlaşması yapmak durumunda kalan ihracatçı arkadaşlarımızın, ayıp olacağını hiç mi hiç düşünmeden, anlaşmayı imzalayacak kişinin yetkisinin belirlenmesini istemeleri yasal haklarıdır. Aman iş olsun da nasıl olursa olsun denilirse böyle sonuçlar olabilir. Yapılması düşünülen anlaşmada tarafların yasal unvanları ile tanımlanması, yasal ikametgâhlarının belirtilmesi, imza yetkilerinin teyit edilmesi gereklidir. Ayrıca ürüne ait tüm teknik detaylarla birlikte, teslim yeri ve süresi, ödeme şekli ve zamanı, ambalaj şekli, alıcıya verilecek belgeler, her iki taraftan birinin kendisine ait yüklenimleri yerine getirememesi halinde alınacak olan tedbirler, uyuşmazlık ve mücbir sebeplerin oluşması durumunda neler yapılacağı da detaylı olarak belirtilmelidir.

Bu tarz anlaşmalar için mevcut bazı modeller, üzerlerinde işin doğasına uygun değişiklikler yapılarak kullanılabilir. Önemli olan işi ciddiye alıp, “hele biz işi bir alalım, sonrasına Allah kerim” diye profesyonel olmayan bir yaklaşım sergilememek.