Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda teknolojik gelişmelerin yeri

Önceki hafta yayımlanan yazımızda, yeni Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile getirilen düzenlemelerden "Tek Ortaklı Anonim ve Limited Şirketler" konusu ele alınmıştı. Yeni Türk Ticaret Kanunu ile getirilen diğer önemli düzenlemelere de zaman zaman yazılarımızda yer verilecek olup, bu yazımızda, bilişim ve teknolojialanındaki gelişmelerle ilgili düzenlemeler açıklanmaya çalışılacaktır.

Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda; özellikle internetin günlük hayatın her alanında kullanılır hale gelmesi, internet üzerinden yapılan işlemlerin sürekli artması, sözleşmelerin kurulmalarından belgelerin, özellikle faturaların, ihtar ve ihbarların, sigorta poliçelerinin vb. elektronik ortamda oluşturulması, mesafeli sözleşmelerin artan önemi düşünülerek yapılan düzenlemelerle hukuki güvenliğin sağlanması amaçlanmıştır. Ayrıca, Kanunun geneline hakim olan şeffaflık ilkesinin ve bilgiye erişebilen toplum olarak tanımlanan bilgi toplumu hizmetlerinin sağlanabilmesi açısından, her sermaye şirketine internet sitesi açması ve bu sitenin belli bir bölümünü bilgi toplumu hizmetlerine tahsis etmesi zorunlu kılınmıştır.

Bu çerçevede, bilgi ve iletişim teknolojileri araçları ile gerçekleştirilen ve Ticaret Hukuku'nu önemli ölçüde etkileyen ve önümüzdeki dönemde de şirketlerin yalnızca iş yapış şekillerini değil, şirket yapılarını ve ticari hayatı önemli ölçüde geliştirecek olan, Kanunun hem çeşitli maddelerinde hem de son hükümlerinde yer alan düzenlemelerin bazıları şu şekildedir:

I. İnternet sitesi kurma zorunluluğu

TTK'nın 1524'üncü maddesi uyarınca, her sermaye şirketi bir internet sitesi oluşturmak ve bu sitenin belli bir bölümünde kanunda sayılan hususları yayımlamakla yükümlüdür. Yeni Türk Ticaret Kanunu 01 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe girmekle birlikte, internet sitesine ilişkin hükümleri düzenleyen söz konusu madde 01 Temmuz 2013 tarihinde yürürlüğe girecektir.

Açılacak internet sitesinde yayımlanacak içeriklerin başlıcaları şunlardır:

a) Şirketçe kanunen yapılması gereken ilanlar.

b) Pay sahipleri ile ortakların menfaatlerini koruyabilmeleri ve haklarını bilinçli kullanabilmeleri için görmelerinin ve bilmelerinin yararlı olduğu belgeler, bilgiler, açıklamalar.

c) Yönetim ve müdürler kurulu tarafından alınan; rüçhan, değiştirme, alım, önerilme, değişim oranı, ayrılma karşılığı gibi haklara ilişkin kararlar; bunlarla ilgili bedellerin nasıl belirlendiğini gösteren hesapların dökümü.

d) Değerleme raporları, kurucular beyanı, payların halka arz edilmesine dair taahhütler, bunlara ait teminatlar ve garantiler; iflasın ertelenmesine veya benzeri konulara ilişkin karar metinleri; şirketin kendi paylarını iktisap etmesi hakkındaki genel kurul ve yönetim kurulu kararları, bu işlemlerle ilgili açıklamalar, bilgiler, belgeler.

e) Ticaret şirketlerinin birleşmesi, bölünmesi, tür değiştirmesi hâlinde, ortakların ve menfaat  sahiplerinin  incelemesine sunulan bilgiler, tablolar, belgeler; sermaye artırımı, azaltılması dâhil, esas sözleşme değişikliklerine ait belgeler, kararlar; imtiyazlı pay sahipleri genel kurulu kararları, menkul kıymet çıkarılması gibi işlemler dolayısıyla hazırlanan raporlar.

f) Genel kurullara ait olanlar dâhil her türlü çağrılara ait belgeler, raporlar, yönetim kurulu açıklamaları.

g) Şeffaflık ilkesi ve bilgi toplumu açısından açıklanması zorunlu bilgiler.

h) Bilgi alma kapsamında sorulan sorular, bunlara verilen cevaplar, diğer kanunlarda pay sahiplerinin veya ortakların aydınlatılması için öngörülen hususlar.

ı) Finansal tablolar, kanunen açıklanması gerekli ara tablolar, özel amaçlarla çıkarılan bilançolar ve diğer finansal tablolar, pay ve menfaat sahipleri bakımından bilinmesi gerekli finansal raporlamalar, bunların dipnotları ve ekleri.

i) Yönetim kurulunun yıllık raporu, kurumsal yönetim ilkelerine ne ölçüde uyulduğuna ilişkin yıllık değerlendirme açıklaması; yönetim kurulu başkan ve üyeleriyle yöneticilere ödenen her türlü paralar, temsil ve seyahat giderleri, tazminatlar, sigortalar ve benzeri ödemeler.

j) Denetçi, özel denetçi, işlem denetçisi raporları.

k) Yetkili kurul ve bakanlıkların konulmasını istedikleri, pay sahiplerini ve sermaye piyasasını ilgilendiren konulara ilişkin bilgiler.

İnternet sitesinde yayımlanması gereken bilgilerin kanunda belirtildiği şekilde yayımlanmaması, ilgili kararların iptal edilmesinin sebebini oluşturur. Söz konusu durumda, kusuru bulunan yöneticiler ile yönetim kurulu üyeleri sorumlu olurlar.

Kanunun 562'inci maddesinde, ayrıca söz konusu hükümlere uyulmaması durumunda uygulanacak cezai yaptırımlar sayılmıştır. Buna göre;

- İnternet sitesinin 01 Ekim 2013 tarihine kadar oluşturulmaması veya mevcut bir internet sitesinin belli bir bölümünün bilgi toplumu hizmetlerine özgülenmemesi durumunda, anonim şirket yönetim kurulu üyeleri, limited şirket müdürleri ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yönetici olan komandit ortaklar altı aya kadar hapis ve yüz günden üçyüz güne kadar adli para cezası ile cezalandırılacaktır.

- İnternet sitesine konulması gereken içeriğin usulüne uygun bir şekilde konulmaması durumunda ise, yukarıda sayılan kişiler üç aya kadar hapis ve yüz güne kadar adli para cezası ile cezalandırılacaktır.

İnternet sitesinin bilgi toplumu hizmetlerine ayrılmış bölümünün herkesin erişimine açık olması gerekmektedir. Erişim hakkının kullanılması, ilgili olmak veya menfaati bulunmak gibi kayıtlarla sınırlandırılamayacak veya herhangi bir şarta bağlanması söz konusu olamayacaktır. Bu ilkenin ihlali hâlinde, herkesin, engelin kaldırılması davasını açma hakkı mevcuttur.

Şirketin internet sitesine konulan bir içeriğin,daha uzun bir süre öngörülmemiş olması durumunda, üzerinde bulunan tarihten itibaren en az altı aysüreyle internet sitesinde kalması gerekir; aksi hâlde söz konusu içerik hiç konulmamış sayılır. Finansal tablolar için ise bu süre beş yıl olarak belirlenmiştir.

İnternet sitesinde yer alacak bilgilerin basılı şekillerinin saklanması zorunludur. Bu bilgilerin noter onaylı bir deftere sıra numarası altında yazılması veya yapıştırılması gerekmektedir.

Internet sitesi kurma ve bilgi toplumu hizmetlerine özgülüme zorunluluğuna ilişkin hususlar Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılacak bir yönetmelikle düzenlenecektir.

II. Elektronik ortamda yönetim kurulu ve genel kurul

Günümüzün teknik ilerlemelerini de dikkate alan TTK, sermaye şirketlerinde müdürler kurulu ve yönetim kurulu toplantıları ile ortaklar kurulu veya genel kurul toplantılarının elektronik ortamda on-line olarak yapılmasını mümkün kılmıştır. Anonim şirketlerde yönetim kurulu toplantılarının on-line olarak yapılabilmesi özellikle yabancı sermayeli şirketlerde önemli bir sorunu çözümleyecektir. Zira, üyelerinin bir kısmı veya tamamı yurtdışında yerleşik yabancılardan oluşan yönetim kurullarının toplantılarının fiziki olarak yapılması önemli güçlükler arzetmekdir. Yine pay senetleri borsada işlem gören şirketler açısından on-line genel kurulların yapılabilecek olması, pay sahiplerinin genel kurula katılımının yetersiz kalması sorununa önemli bir katkı sağlayacak ve halka açık anonim şirketlerin daha şeffaf bir şekilde yönetilmelerine katkıda bulunacaktır.

Kanunun 1527'nci maddesinde yer alan düzenleme uyarınca, kurulların elektronik ortamda yapılabilmesi için;

- Esas sözleşmede bu hususa ilişkin bir düzenleme olması,

- Şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesinin olması,

- Ortağın bu yönde bir istemde bulunması

- Teknolojik yeterliliğin teknik bir raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve

- Oy kullananların kimliklerinin saklanması

şarttır.

Bu kurullar tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması da mümkündür.

On-line toplantı sistemi vasıtasıyla genel kurula katılım, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılım, öneride bulunma ve oy vermenin tüm sonuçlarını doğuracaktır.

Elektronik ortamda kurulların yapılmasına ilişkin usul ve esaslar yayımlanacak bir yönetmelik ve bir tüzük ile düzenlenecektir.

Söz konusu tüzüğün yürürlüğe girmesi ile birlikte "genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma" sisteminin uygulanması, pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketler açısından zorunlu olacaktır.

III. Elektronik imza, beyanlar ve belgeler

Kanunun 1526'ncı maddesinde, güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilebilecek işlemler yer almaktadır. Böylece "Ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak, bu Kanunun zorunlu tuttuğu bütün işlemleri elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapma" imkânı tesis edilmiştir. Ancak, kıymetli evraklara (poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetlerine benzeyen senetler) ilişkin işlemlerde elektronik imza kullanılamayacaktır.

Güvenli elektronik imza kullanımına ilişkin esas ve usuller tüzükle belirlenecektir.

Kanunun 1525'inci maddesi ile getirilmiş olan bir diğer değişiklik ile de, fatura ve teyit mektuplarının elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, tarafların anlaşmaları halinde ihbar, itiraz ve benzeri beyanların elektronik ortamda yapılabilmesine imkan tanınmıştır.

Haberleşmenin elektronik yoldan yapılmasının temeli güvenli elektronik imza ve bunu kullanacak kişilerin üye olacağı kayıtlı elektronik posta sistemidir. Bu sistem ile bir ticari ilişkide tarafların gönderinin zamanı ve işlemi yapan kişi bakımından inkâr edilmez bir şekilde güvenli olarak; elektronik belgelerin, beyan ve açıklamaların gönderilmesi ve alınması amaçlanmaktadır. Kayıtlı elektronik posta sistemine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yayımlanacak bir yönetmelikle düzenlenecektir.

IV. Elektronik Sicil Sistemi

Yeni TTK ile Türkiye çapında sicil kayıtlarına elektronik ortamda ulaşılabilmesinin sağlanması amacıyla, ticaret sicili kayıtlarının düzenli bir tarzda depolandığı bir bilgi bankasının kurulması öngörülmüştür. Bu bilgi bankası Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde bulunacaktır. Bilgi bankası girişi serbest olacak ve herkes kayıtları denetleyebilecektir. Bilgilere elektronik ortamda ulaşılabilmesi ile Kanununamaçlarından biri olan "bilgi toplumu"nun gereklerinden biri yerine getirilmiş olacak, aynı zamanda geniş bir aleniyet sağlanarak gerçek anlamda şeffaflığın tesis edilmesine katkıda bulunulacaktır. (Md.24)

V. Defter ve belgelerin tutulması ve saklanması

Yeni TTK'nın dateknolojik gelişmelerin dikkate alınmasının sonuçlarından biri de "defter ve belgelerin tutulması ve saklanması" konusunda ikili bir sistem öngörülmüş olmasıdır. Buna göre; defter ve belgeler hali hazırda olduğu gibi fiziki olarak belgelerin dosyalanması şeklinde saklanabileceği gibi, görüntü veya veri taşıyıcılar kullanılarak da saklanabilecektir. Veri taşıyıcıları terimi ile interalia, mikrofişler, CD'ler, magnetler ve elektronik ortam ifade edilmektedir. (Md.65/4;82/3)