Yeni Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulacak defterler

Yeni Türk Ticaret Kanunu (TTK) ile getirilen düzenlemelerden "defter tutma" ile ilgili olanları bu yazımızda açıklanmaya çalışılacaktır.

6102 sayılı Yeni Türk Ticaret Kanunu'nun 11. maddesinde "Ticari işletme; esnaf işletmesi için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan faaliyetlerin devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletmedir" şeklinde ifade edilmiş; 12. maddesinde ise; "bir ticari işletmeyi kısmen de olsa, kendi adına işleten kişiye tacir denir" tanımlaması yer almıştır. Aynı kanunun 15. amddesinde esnafın tanımı yapılmış ve "ister gezici olsun ister bir dükkânda veya sokağın belirli yerlerinde sabit bulunsun, ekonomik faaliyeti sermayesinden fazla bedeni çalışmasına dayanan ve geliri Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen sınırı aşmayan ve sanat veya ticaretle uğraşan kişi esnaftır" denmiştir. Yeni Türk Ticaret Kanunu 1 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe girecek olup, esnaf-tacir ayrımının yapılacağı gelir sınırının ne olacağı henüz belirlenmemiştir.

Anılan kanunun 64. maddesinde hüküm altına alındığı üzere, her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle malvarlığı durumunu, Türkiye Muhasebe Standartları'na ve 88'inci madde hükümleri başta olmak üzere bu kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.

Anılan kanunun gerekçesinde açıkça belirtildiği üzere, muhasebe artık vergi kanunlarına göre değil, Yeni Türk Ticaret Kanunu'nun belirlediği hükümler çerçevesinde uluslararası muhasebe standartlarının çevirisi durumunda bulunan Türkiye Muhasebe Standartları'na göre tutulacaktır.

Tutulması gereken defterler

Bilindiği üzere, halen yürürlükte bulunan 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu'na göre; tacir hükmi şahıs ise yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ve karar defteri; tacir hakiki şahıs ise karar defteri hariç olmak üzere yukarıda yazılı defterleri veya işletmesinin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri tutmak durumundadır.

Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda tutulacak defterler belirlenirken; hükmi şahıs- hakiki şahıs ayrımı yapılmamış ve tüm tacirlerin temel defterler olanyevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri tutmak zorunda oldukları belirtilmiş, ancak tutulacak defterler arasında işletme defteri sayılmamıştır. Bu durumda, işletme defterinin kaldırılmış olduğu düşünülebilir. Ancak Kanundayevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterlerin Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından bir tebliğ ile belirleneceği hükmü yer almış olup, anılan kurul işletme defterinin belli koşullarda tutulmasını sağlayabilir. Aksi takdirde işletme defteri tutulamaz.

Yeni kanunda, yukarıda sayılan defterlerin yanı sıra aşağıdaki defterler de sayılmış ve bunların da "ticari defter" sayılacağı ifade edilmiştir:

- Pay defteri,

- Yönetim kurulu karar defteri,

- Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.

Defterlerin tasdiki

Eski Ticaret Kanunu'nda da defterlerin kullanılmaya başlanmadan önce tasdik edilmesi öngörülmüş, tasdikin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerinde yer alan bilgileri içerecek şekilde ve defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerine göre yapılacağı belirtilmiştir. Yeni kanunda defterlerin tasdiki öngörülmüş olmasına rağmen, bu tasdiklerin Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre yapılması ilkesi yer almamıştır.

Yeni kanuna göre; ticari defterler( yevmiye, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri)açılış ve kapanışlarında noter tarafından onaylanacaktır. (Şirketlerin kuruluşunda açılış tasdikleri ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.)

Defterlerin açılış tasdiklerinin ne zaman yapılacağı konusunda yeni Türk Ticaret Kanunu'nda açık bir belirleme yapılmamıştır. Ancak, farklı bir belirleme yapılmadığı sürece, anılan defterlerin kullanılmaya başlanmadan önceaçılış onayları yaptırılmalıdır. Keza henüz Vergi Usul Kanunu'nda da değişiklik yapılmadığı için, vergi kanunlarındaki açılış tasdiklerine ilişkin hükümlere de riayet edilmelidir.

Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda, defterlerin kapanış tasdik zamanlarında değişiklikler yapılmış olup, daha önce Yevmiye defterinin kapanış tasdiki izleyen yılın (hesap döneminin) ocak ayında, Envanter defterinin kapanış tasdiki ise izleyen yılın (hesap döneminin) mart ayında yapılmakta iken; yeni kanunda defterlerin kapanış tasdikinin izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılacağı hüküm altına alınmıştır.

Defterlerin tutulması

Defter ve gerekli diğer kayıtların Türkçe olarak tutulması zorunludur. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. Kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde bunların anlamları açıkça belirtilmelidir. Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır. Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

Öte yandan, defterlerin elektronik ortamda tutulmasına da imkân sağlanmıştır. Yeni Türk Ticaret Kanunu'nun 65. maddesinde belirtildiği üzere, defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilmesi mümkündür. Türkiye Muhasebe Standartları'na göre elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı ise Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nca çıkarılacak bir tebliğle belirlenecektir.

Öte yandan, Yeni Türk Ticaret Kanunu'nda bazı uygulamaların yapılması bakımından sermaye şirketleri için büyük ve küçük ölçekli ayrımı yapılmış olup, bu ölçeğin ne olduğu Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecektir.

Sermaye Piyasası Kanuna göre, ihraç ettikleri sermaye piyasası araçları borsada veya teşkilatlanmış diğer bir piyasada işlem gören şirketler, aracı kurumlar, portföy yönetim şirketleri şirketleri ve konsolidasyon kapsamına alınan diğer şirketler; bankalar ile bağlı ortaklıkları; sigorta ve reasürans şirketleri; emeklilik şirketleri ve bu sayılanların dışında kalan büyük ölçekli sermaye şirketleri Türkiye Muhasebe Standartları'na göre defter tutacaklardır. Küçük ve orta ölçekli sermaye şirketleri ile yukarıda sayılanlar dışında kalan her ölçekteki gerçek ve tüzel kişi tacirler ise bunlar için yayımlan özel Türkiye Muhasebe Standartları (KOBİ Muhasebe Standartları)'na göre muhasebelerini tutacaklar ve dolayısıyla defterler de bu standartlara göre tutulacaktır.

Defterlerin, anılan muhasebe standartlarına göre tutulması 01.01.2013 tarihinden itibaren başlayacaktır. Özel hesap dönemine tabi olanlar için bu süre ise, 01.01.2013 tarihinden sonraya rastlayan özel hesap döneminin başlangıç tarihi olacaktır. Örneğin özel hesap dönemi 01 Temmuz tarihinde başlıyorsa, 01.07.2013 tarihinden itibaren bu muhasebe standartları uygulanmaya başlayacaktır.

Defter ve belgelerin saklanması

Her tacir; ticari defterlerini, envanterlerini, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini, alınan ticari mektuplarını, gönderilen ticari mektupların suretlerini, muhasebe için yapılankayıtların dayandığıbelgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.

Yeni TTK'nın teknolojik gelişmeleri dikkate almasının bir sonucu olarak, defter ve belgelerin saklanması konusunda ikili bir sistem öngörülmüştür. Buna göre defter ve belgeler fiziki olarak saklanabileceği gibi elektronik ortamda da saklanabilecektir.

Anılan defter ve belgelerin saklama süresi on yıldır. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların hazırlandığı, ticari yazışmaların yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya deprem gibi bir afetveyahırsızlıksebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde ziyaa uğrarsa, tacir ziyaıöğrendiği tarihten itibaren 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesine müracaat ederek kendisine bir belge verilmesini isteyebilir.

Cezai sorumluluk

Defter tutma yükümünü kanunun 64/1 maddesinde belirtildiği şekilde yerine getirmeyenler; ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarını kanunun 64/3 maddesine uygun olarak yaptırmayanlar; defterleri 65'inci maddeye uygun olarak tutmayanlar; hileli envanter çıkaranlar 200 günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılırlar.

Kanunun 88. maddesi uyarınca, gerçek ve tüzel kişiler gerek ticari defterlerini tutarken, gerek münferit ve konsolide finansal tablolarını düzenlerken, Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından yayımlanan, Türkiye Muhasebe Standartları'na, kavramsal çerçevede yer alan muhasebe ilkelerine ve bunların ayrılmaz parçası olan yorumlara aynen uymak ve bunları uygulamak zorundadırlar. Bu zorunluluğa aykırı hareket edenler yüz günden üçyüz güne kadar adli para cezası ile cezalandırılırlar.