Yeni Ticaret Kanunu uyarınca tutulacak defterlere ilişkin tebliğ düzenle
6 Aralık 2012 tarihli DÜNYA Gazetesi'nde yayımlanan "Yeni Ticaret Kanunu Uyarınca Tutulacak Defterlerde Son Durum" başlıklı yazımızda; 6102 sayılı Kanun'un defter tutma yükümlüğünü düzenleyen 64. maddesinin 6335 sayılı Kanunla değişiklik yapılmasından sonraki şekline değinilmiş ve tutulacak defterler ve tasdik zamanlarına ilişkin açıklamalarda bulunulmuştu.
Anılan yazımızda da belirtildiği üzere, Kanunun 64'üncü maddesi hükmünde; fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağının, defterlere kayıt zamanının, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı'nca müştereken çıkarılacak tebliğle belirleneceği ifade edilmiştir. Bu yetkiye dayanılarak hazırlanan "Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ" 19 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanmıştır.
Anılan tebliğde; gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlerin kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları belirlenmiştir. Bu tebliğ "tacirler" tarafından tutulan ticari defterleri kapsamaktadır. Kooperatiflerin tutacağı defterlere ve diğer hususlara ilişkin özel hükümler dışında bu tebliğ hükümleri uygulanacaktır.
Anılan tebliğde, tacirler tarafından tutulacak defterler ve bunların tasdiklerine ilişkin yer alan hususlar şöyle özetlenebilir:
1- "Genel kurul" tanımı; Anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde genel kurulu, şahıs şirketlerinde ortaklar kurulunu ve gereğinde ortakların tümünü, "yönetim kurulu" tanımı ise; anonim şirketlerde yönetim kurulunu, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirkette yönetici veya yöneticileri, limitet şirketlerde müdür veya müdürler kurulunu ifade eder.
2- Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir "yevmiye defteri", "envanter defteri" ve "defteri kebiri" tutmakla yükümlüdür.
Yukarıda sayılan defterlere ilave olarak, "anonim" ve "sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler" "pay defteri", "yönetim kurulu karar defteri" ile "genel kurul toplantı ve müzakere defteri"ni, "limitet şirketler" ise "pay defteri" ve "genel kurul toplantı ve müzakere defteri"ni de tutmak zorundadır. "Şahıs şirketleri" ise, yukarıda sayılan defterlere ek olarak "genel kurul toplantı ve müzakere defteri"ni de tutarlar. (Limitet şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.)
Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu'na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğde sayılan defterler yerine mezkûr kanun hükümlerine uygun olarak "işletme hesabı esasına göre defter" tutabilirler.
3- Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan "yevmiye defteri", "defteri kebir", "envanter defter"i, "pay defteri", "yönetim kurulu karar defteri" ile "genel kurul toplantı ve müzakere defteri"nin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. (2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz. Keza, ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.)
4- Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. (Mevcut durumda-halen kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Limitet şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.)
5- Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
6- Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
7- "Yevmiye defteri" ile "yönetim kurulu karar defteri"nin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce "Görülmüştür" ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
8- Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.
Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak ise, 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanacak olup, anılan düzenlemeler bu yazımıza alınmamıştır.
Yukarıda yapılan açıklamalardan görüleceği üzere; yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir, yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilecektir. Öte yandan, bu defterlerden "yevmiye defteri"nin kapanış onayının yapılması zorunlu olup, kapanış onayı izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar yapılabilecektir. Kapanış onayında, son kaydın altına noterce "Görülmüştür" ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunlu olduğu için, kapanış onayı yapılmadan yenileme onayının yapılması söz konusu olamayacaktır. Dolayısıyla, yevmiye defterini yeterli yaprakları kalması nedeniyle izleyen yılda da kullanmak isteyenler yeni hesap döneminin ilk ayı içinde önce kapanış onayını sonrasında da yeni dönemin açılış onayını yaptırmak durumundadırlar. Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen hesap döneminin ilk ayında yapılamayacaksa, bu takdirde yeni hesap dönemi için yeni yevmiye defteri tasdik ettirmek tercih edilebilir. Keza, defteri kebir ve envanter defterleri için de aynı tercihi yapmak uygun olacaktır.