Yazdık, cevap yok, sil...

Arkadaşımızın yüzündeki ifade hem keyif hem de hayret taşıyordu.

Sebebini sorduğumda anlattıklarında, ilginç ve tipik bir KOBİ davranışını tekrar gördüm. Geçen sene yaptıkları pazar araştırması sonucunda belirledikleri ülkenin potansiyel taşıdığına inandıkları birçok alıcısına e-posta ile ulaşmaya çalışmışlardı. Gönderilen iletilerin çoğuna cevap gelmemiş ve gelenlerden de birşey çıkmamıştı. Onca çalışmanın arkasından bir şeyler elde edememek de doğal olarak biraz hayal kırıklığı yaratmış. Yılbaşında da dosyalarını gözden geçirirken, bir yıla yakın bir süredir sonuç alınamayan yazışma dosyalarını da silip atmış.

Olayı ilginç kılan nokta da arkadaşımızın bu davranışında yatıyor.

Bayram tatilinin hemen öncesinde gelen bir ileti, arkadaşımıza şaşkınlık, keyif ve telaş gibi duyguları hep bir arada yaşatmış. Zira gelen iletinin kaynağı, geçen sene pazarlama çalışması yaptıkları ülke ve sonuç alınamadığını düşündükleri için sildikleri dosyalardan biri imiş. İletiyi gönderen firmanın açıklaması da aynen şöyle “ Geçen sene bize göndermiş olduğunuz iletiye cevap vermemiştik çünkü sizden o ileti geldiğinde biz satın alma anlaşmalarımızı tamamlamıştık. Ancak o iletinizi ilgimizi çektiği için, bu seneki satın alma çalışmalarımızda sizinle de görüşmelerde bulunmak ve güncel tekliflerinizi almak isteriz.”

İleti güzel, karşıdaki olası müşteri istekli ve dostumuz da işi yapmaya hazır da sorun büyük... Bu firmaya yazdıkları iletide onlara ne demişlerdi? Şablon şeklinde tek tip yazılan bir pazarlama iletisi miydi yoksa bazı firmalara yapıldığı gibi, biraz daha özel ifadeler taşıyan bir ileti miydi?

Bilemiyorlardı ve bulamıyorlardı çünkü yer tutmasın diye dosyalar silinmişti.

Bayram tatili nedeni ile oluşan ortamda fiyat verilemeyecek olması imdatlarına yetişti. Gelen iletiye verdikleri cevapta, Ramazan Bayramı tatili süresinde piyasanın kapalı olması nedeniyle istenilen teklifin ancak tatil sonrasındaki birkaç gün içerisinde verilebileceğini belirttiler. Talep gönderen firma da bunu anlayışla karşılayarak, tatil sonrasında piyasaların açılmasını takiben teklif verilmesini beklediklerini belirten bir cevap yazdı.

Bu da güzel de o firmaya yazılan pazarlama yazısınının ne olduğunu nasıl bulacaklardı? Firmada bu işle ilgisi olan tüm arkadaşlarla acil temas kuruldu ve birisinin aklına bilişim çözümleri için destek aldıkları firma ile konuşmak geldi. Şans kendilerini orada bekliyordu. Çünkü bilişim çözümleri desteği veren firma, işletmede yaptıkları çalışmalarda sorun yaşamamak için, çalışmalarının öncesinde firmaya ait tüm bilgilerin yedeklerini, bu işletme için özel olarak ayırdıkları bir taşınabilir bellekte tutuyorlardı. Tesadüf bu ya dostumuzun sildiği dosyaların kopyaları da orada bulundu. Ancak her zaman bu kadar şanslı olunamayacağı da açık bir gerçek olarak ortada duruyor.

İşletmenin tüm yazışmalarının birer kopyasının başka bir ortamda yedek olarak bulundurulması gereklidir. Ayrıca, özellikle pazarlama ve müşteri yazışmaları, cevap alınamamış olsa bile arşivlenip kayıtlarda tutulmalıdır. Bu müşterinin örneğinde olduğu gibi beklenmedik bir anda, eski yazışmalarınızdan birine atıfta bulunan bir ileti alabilirsiniz. Bu gün geldiğimiz teknolojik seviyede, yüsek miktarda veriyi depolamak zor değil. Ancak yapılması gereken en önemli iş de o veriyi arşivlerken, daha sonra aradığımızda nasıl hızla bulabileceğimizin düşünülmesi ve ona göre depolanmasıdır.

Bu olaydan ders çıkartmak gerekirse şöyle düşünmekte fayda vardır. Müşterinin ne zaman bize cevap vereceği belli olmadığından yazışmaları silmeyelim. Ayrıca o olası müşteri listesi bize başka zamanlarda da gerekli olabileceğinden, o listeyi muhafaza edelim. Yazışmalarımıza cevap gelmemiş olsa bile, o adresleri canlı tutmak adına ara sıra tekrar yazalım ve hatta telefon teması kurmayı deneyelim.

Nasreddin Hoca ne demişti hatırlayalım “ Ya Tutarsa.”