VUK'a göre defter ve belgelerin saklanması ve yeni düzenlemeler

 

Vergi Usul Kanunu'na göre, tutulan defterlerle düzenlenerek verilmesi ve alınması gereken belgelerin vergi denetimi ve çeşitli hususları ispat etmek üzere belirli bir süre saklanması zorunludur. Kanunun 253'üncü maddesinde ve Mükerrer 242 ve 257'inci maddelerinde muhafaza ve ibraz ödevi ile ilgili düzenlemelere yer verilmiş ,ihtiyaca göre Genel Tebliğlerle konulara açıklama getirilmiştir. Bu gün yazımızda mükellefin ödevlerinden muhafaza ve ibraz ödevi üzerinde duracağız. 

 

 

VUK'un 253'üncü maddesinde, bu kanuna göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle düzenleyerek verdikleri belgelerin bir örneğini, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar. Ancak, defter ve belgelerin saklanma süresi 5 yıl olmakla birlikte, bazı durumlarda kayıt ve belgeleri beş yıldan daha uzun sürelerle muhafaza etme gereği bulunmaktadır.

Beş yıllık süre geçmiş olsa bile böyle durumlarda defter ve belgeleri saklama gereği devam etmekte, incelenmek üzere talep edilmesi halinde incelemeye ibraz edilmesi gerekmektedir. Bunların başlıca örnekleri aşağıdaki gibidir.

 

- Geçmiş yıl zararları: Örneğin, 2007 yılı zararının 2009 yılı karından mahsup edilmesi durumunda, 2007 yılı defter ve belgelerinin 5 yıllık saklama süresi 2012 yılı sonunda dolmakla beraber, 2009 yılındaki zarar mahsubunu ispat amacıyla 2014 yılı sonuna kadar saklamak gerekir.

 

-Yıllara sari inşaat: Yıllara sari inşaat işleri işin bittiği yılda vergilendirilmektedir. Dolayısıyla, bu kapsamdaki defter ve belgelerin de işin bittiği yılı takip eden yıldan itibaren 5 yıl süre ile saklanması gerekecektir.2008 yılında başlayıp 2009 yılında tamamlanan yıllara sari inşaat işinde 5 yıllık muhafaza etme süresi1.1.2010 tarihinde başlayacaktır.

 

- Amortisman giderleri: Geçmiş yıl zararlarında olduğu gibi, bir gider unsuru olan amortismanların da gider yazıldığı yılda tevsik edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle amortismana tabi kıymetin iktisabı ile ilgili belgeler bakımından, 5 yıllık zamanaşımı, kıymetin tamamen itfa edildiği yılı izleyen takvim yılı başından başlar.

 

- Yatırım İndirimi: Yatırım Teşvik Belgesi kapsamında yatırım indiriminden yararlanılması durumunda da, yatırım indirimi konusu harcamalar ve ilgili belgeler bakımından 5 yıllık muhafaza süresi yatırım indirimine tabi harcamaların kurum kazancından tamamen düşüldüğü yılı izleyen takvim yılı başından başlayacaktır.

 

- KDV Mahsup ve İadesi: İlgili olduğu dönemden sonraki yıl içinde katma değer vergisi indiriminde kullanılan defter ve belgelerin muhafaza yükümlülüğü istisna veya muafiyet şartlarının ihlal edildiği yılı izleyen yılın başından itibaren başlayacaktır.

 

. Ayrıca, beş yıllık zaman aşımı süresi dolmadan beyanların takdire sevk edilmesi halinde zaman aşımının işlemesi durur. Ancak duracak süre bir yılı aşamaz. Beyanlarının takdire sevk edildiğini bilen vergi mükelleflerinin defter ve belgelerini bu durumu da dikkate alarak saklamaları uygun olur.

Ayrıca, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 86'ncı maddesinde, işveren ve işyeri sahipleri, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılın başından başlamak üzere 10 yıl süreyle, saklamak ve Kurumun denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmekle yükümlü tutulmuşlardır. Dolayısıyla, Sosyal sigortalar kapsamına giren evrak ve belgeler ile defterlerin 5510 sayılı Kanun uyarınca 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir.

 

Öte yandan, Türk Ticaret Kanunu'nda defter ve belgelerin saklanma süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir. Açılabilecek ticari davalarda delil olması bakımından defter ve belgelerin varlığı önemlidir.

 

 

VUK'un Mükerrer 242'nci maddesi son fıkrasına göre; Maliye Bakanlığı; elektronik defter, belge ve kayıtların oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığı'na veya Maliye Bakanlığı'nın gözetim ve denetimine tabi olup, kuruluşu, faaliyetleri, çalışma ve denetim esasları Bakanlar Kurulu'nca çıkarılacak bir yönetmelikle belirlenecek olan özel hukuk tüzel kişiliğini haiz bir şirkete aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, bu Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkilidir. Bu Kanunun vergi mahremiyetine ilişkin hükümleri, bu kapsamda kurulan şirketin ortak, yönetici ve çalışanları hakkında da uygulanır. Maliye Bakanlığı yayınladığı genel tebliğlerle yetkisini kullanmıştır.

 

Elektronik fatura kullanımına ilişkin usul ve esasları belirleyen ve 397 Sıra No.luVergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile anonim ve limitet şirketlerin elektronik fatura oluşturmalarına, alıcısına iletmelerine, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmelerine izin verilmişti. Son olarak 14.12.2012 tarihli Resmi Gazete'de yayınlanan 421 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile düzenleme yapılmıştır.

Diğer taraftan, 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1) ile Vergi Usul Kanunu kapsamında tutulması.zorunlu olan defterlerden www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standardı yayımlanan defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ilişkin usul ve esaslar belirlenerek elektronik defter kullanımına izin verilmiştir.

 

421 Sıra No.lu Tebliğ ile bazı mükelleflerin elektronik defter tutma zorunluğu getirilmiştir.5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 25 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar vesigara alkollü içki vb. imal ve ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31.12.2011 tarihi itibariyle asgari 10 milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar elektronik defter tutma ve elektronik fatura düzenlemek zorundadırlar. Bu zorunluluk 2013 yılında gerekli hazırlıklar yapılmak suretiyle 2014 yılında başlayacaktır. Bu defter ve belgelerin saklanması da elektronik ortamda olacaktır.

 

 

Vergi Usul Kanunu'nun ilgili hükümlerine göre mükellefler, gerek düzenledikleri gerekse adlarına düzenlenen faturaları, yasal süreler dahilinde muhafaza ve istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdürler.

 

e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir. Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir.

 

Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, arşivlenen faturaların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veritabanı dosyası, saklama ortanın ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, e-Faturalara istendiğinde) kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve faturaların okunabilir kağıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

 

"Bu yükümlülük, elektronik faturaların üçüncü kişiler nezdinde muhafaza edilmesi durumunda muhafaza eden için de yasal süreler içinde geçerlidir."

 

"Mükelleflere ait elektronik faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması esas olup üçüncü kişiler nezdinde de elektronik saklama yapılabilecektir. Başka mükelleflerden elektronik saklama hizmetinin alınması mükelleflerin elektronik faturalarının muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

 

Elektronik faturaların muhafazasının Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye

Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Bu zorunluluk yurt dışında ikincil bir arşivleme yapılmasına engel teşkil etmez.

Başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenler elektronik fatura uygulamasını bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle kullanmak zorundadır.

 

Elektronik fatura saklama hizmeti verecek mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı'na "Elektronik Fatura Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem Raporunu (BİS) göndermesi gerekmektedir.

 

Başkanlıktan elektronik fatura saklama hizmeti izni almadan saklama yapılması Başkanlık nezdinde hüküm ifade etmez. Saklama izni alan mükelleflerin listesi www.efatura.gov.tr internet adresinden yayımlanacaktır. Saklama koşulları ve saklama hizmeti verecek mükellefin uyması gereken diğer kurallar www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanacaktır.

 

Gerekli görülen durumlarda, elektronik fatura saklama hizmeti verenlerden elektronik

fatura bilgilerine ilişkin olarak belirlenecek standartlara uygun üretilecek raporların ibrazı, elektronik fatura saklama hizmeti verenlere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması sureti ile istenebilir. Bu kapsamda, ifade edilen erişimin sağlanması için kullanılacak  yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler www.efatura.gov.tr adresinde açıklanır. Elektronik fatura saklama hizmeti verenlerin bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektör, mükellef veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir. 

 

Başkanlık elektronik fatura saklama hizmeti veren mükellefler için ilave yükümlülük belirlemeye ve istediğinde ulusal ve uluslararası standartlara uyma zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı gerek görmesi halinde, bu Tebliğde belirlenen esaslar ile sınırlı olmak üzere, başka mükelleflere ait elektronik faturaları saklama hizmeti verenlerin bilgi işlem sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir."

Elektronik defterlerin saklanması ile ilgili düzenlemeler yukarıdaki açıklamalar yanında 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği'nin 4'üncü bölümünde yapılmıştır.