Vergi kayıtlarının saklanması – yeni düzenlemeler

Bilindiği gibi modern vergi sistemlerinde ticari, zirai ve mesleki faaliyette bulunanlar başta olmak üzere, üzerinden vergi alınacak vergi matrahları mükelleflerce belirlenip beyan edilir Bu beyanların doğru olup olmadığını denetlemek durumundadır. Bu denetleme, Vergi Usul Kanunu’nda (VUK) hükümlerine göre belirlenen zaman aşımı süresi içinde vergi incelemesi suretiyle yerine getirilir. İnceleme esas itibariyle, mükelleflerin tuttukları defterlerdeki kayıtların ve dayanağı olan fatura, serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen belgeler ve diğer dayanak belgeler üzerinden yapılır. Söz konusu defter ve belgelerin, incelemeye imkan vermek üzere, zaman aşımı süresi boyunca (beş yıl )saklanması gerekir.

VUK’ta defter kayıtları ve belgelerin saklanması konusunda 253’üncü maddede düzenlemeler yapılmıştır. Ayrıca, günün değişen koşulları ve teknolojik gelişmelere uyumlu bir yasal yapıyı sürdürebilmek için kanunun 175’inci mükerrer 242’nci ve mükerrer 257’nci maddeleri ile Maliye Bakanlığı’na kayıt ve belgelerin ve bilgisayar programlarda olması gereken asgari bilgiler ile standartları ve uygulamaya usul ve esasları belirleme yetkisi verilmiştir.

Vergi Usul Kanunu ile verilen düzenleme yetkisine dayanılarak Maliye Bakanlığı’nca 29.12.2013 tarihli Resmi Gazete ‘de yayımlanan 431 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile (Tebliğde belirlenen mükelleflerin) defter ve belgelerinin saklanması ve ibrazı ile ilgili, son teknolojik gelişmelerden yararlanmak üzere yeni düzenlemeler yapılmıştır.

Düzenlemenin amacı

01.07.2014 tarihinde yürürlüğe girecek tebliğde, düzenlemenin amacı aşağıdaki şekilde ifade edilmiştir.

• Gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlar çerçevesinde mükelleflerin önemli bir bölümü, basit muhasebe programlarından kurumsal kaynak planlama sistemlerine kadar oldukça geniş bir yelpazede bulunan yazılımları, vergi ile ilgili olay ve işlemlerin takip edilmesi amacı ile kullanmaktadır. Artan faaliyet hacimlerinin de doğal sonucu olan bu durum, vergi ile ilgili kayıtların niteliğini değiştirmekte, neticede vergi denetim süreçleri ile ilgili yeni usul ve esasların belirlenmesini zorunlu kılmaktadır.

• Vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacı ile belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (kayıt saklama gereksinimleri) dair usul ve esaslar bu tebliğin konusunu teşkil etmektedir.

Düzenlemeye tabi mükellefler ve kayıtlar

Kayıtların saklanması gereksinimleri çerçevesinde kapsama giren mükellefler, saklanacak kayıtların oluşturulması ve saklanması konusu düzenlenmiştir. Tebliğle kapsama alınan mükellefler, tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması gerekmektedir.

Asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular satış kayıtları, alış kayıtları, dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları ile ihracat kayıtları, ithalat kayıtları ve üretime ilişkin bilgileri içeren kayıtlardır.

Yukarıdaki konulara ilişkin olarak yevmiye defteri kayıtları, kayıtlara ilişkin dayanak belge bilgilerine ve işlem konusu malla ilgili miktar, değer, cins, ölçü birimi v.d. bilgilere de saklama kayıtlarında yer vermek gerekmektedir. Konulara göre farklı bilgilerin de bulunması istenmektedir.

Kapsama giren mükellefler

• 4 760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste(petrol ürünleri, benzol, solvent vd.)kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;

1) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi(deniz ve hava alanlarında taşıtlara yakıt teslimi), iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

2)  4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

3) 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve oto gaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

• Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle

ilgili olarak,

1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan tütün ticareti yetki belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, toptan satış belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler. 

Kayıtların oluşturulması saklanması ve ibrazı

Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur. Tebliğ ekinde belirlenen konulara ilişkin kayıtlar, tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsar.

Mükellefler, tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır. Mükellefler yukarıda belirtilen konulara ilişkin kayıt oluşturulması ve muhafazasında, istedikleri yazılımları v e donanımları kullanabilirler.

Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir.

Gerekli görülen durumlarda Maliye Bakanlığı, üretilen kayıtların ibrazını, belirlenecek standartlara uygun olarak mükelleflere ait bilgi işlem sistem veya sistemlerine sürekli erişimin sağlanması da dâhil olmak üzere farklı yöntemler kullanmak suretiyle isteyebilir.

Bu kapsamda kullanılacak yöntem ve teknolojiler ile ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi ile ilgili süreçler, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenir. Bilgi işlem sistemine erişim ile ilgili yetki, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanılabilir.

Bu tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslerde inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır.

Mükellefler, bu tebliğ kapsamındaki kayıtların oluşturulması sırasında kullanılan bilgi işlem sistemlerinin sağlıklı bir biçimde çalışabilmesi ile ilgili her türlü önlemi almak zorundadırlar.

Maliye Bakanlığı, tebliğ kapsamında belirlenen esaslar çerçevesindeki kayıtların oluşturulması için kullanılacak bilgi sistemlerine yönelik, başta elektronik imza ve mali mühür kullanımı ile veri aktarımına ilişkin standartlar olmak üzere her türlü standardı belirlemeye ve kullanım zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı bu yetkisini, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanabilir.