Varsayımlarınızı paylaşırsanız, kazanırsınız
Şirketler, önceden belirlenen sonuçları yaratmak için tasarlanan "yapay örgütlenmelerdir " ama yönetim bilimine kafa yoranlar, iş örgütlerinin de doğal örgütlenmelerin en önemlisi olan "aile ilişkilerinin " geçerli olmasını önerirler.
Çalışanların kendilerini şirketin doğal parçası olarak hissetmeleri istenir.
Çalışanların fiziksel ve zihinsel enerjilerini işlerine odaklamaları için kurum içi bağların aile örgütlenmesinde olduğu gibi, bir ölçüde içgüdüsel, duygu ve sezgilere dayalı olması hedeflenir. Eğer insanlar şirket içinde kendilerini aile üyesiymiş gibi hissederlerse, olumlu anlamda özveri sınırlarını zorlayacaktır. Aile ilişkilerine benzer ilişki düzeyi yakalandığında, insanların ne kadar ve nasıl çalıştığına ilişkin emek ve zaman harcama yerine, yaratılan sonuçlara odaklanma daha derinleşecektir.
İş örgütünün bir aile ortamı yaratmasının ilk adımı, ilişkilerde şeffaflıktır; şirket bilgilerinin herkesle paylaşılmasıdır. Bu ilk adım, karşılıklı saygının ve birbirine ilham vermenin de zeminini oluşturacaktır. Paylaşımcı anlayış, bilginin paylaşıldıkça büyüme karakteri nedeniyle kendini sürekli büyütecektir. Her şeyin çok hızlı değiştiği bir zaman kesitinde, paylaşımcı anlayış, yarattığı ölçek erişebilirliği nedeniyle işyerinin öncü konuma yerleşmesine ve gücünü pekiştirmesine yardımcı olacaktır.
Bugün iş örgütlerinin paylaşımcı anlayışa ihtiyacı, çok değişik nedenle geçmiş dönemlerden daha fazladır. Bunun ilk nedeni, çağımıza yön veren bilişim firmalarının çok hızlı "özgül misyon" değiştirme zorunda kalmalarıdır. Yaklaşık 15 yıl önce 1998'lerde bilişim sektörünün önde gelen şirketlerinin özgül misyonu "bilgi derlemesi" üzerine odaklanmıştı… Üç yıl sonra, 2001'lı yılların başlarında "bilgiye erişebilirliği arttırma" çalışmaları bilişim firmaların merkez düşüncesini oluşturdu. Hep birlikte 2005'lere gelindiğinde, öylesine hızlı bilgi üretiliyor ve piyasaya sunuluyordu ki, hangi bilginin işimize yaradığını, hangilerinin yaramadığını ayıklayabilmemiz, özenli bir uzmanlık, ciddi emek ve zaman gerektirir oldu. Bu düzlemde, " bilgiyi kirlilikten arındırma" çabası, bilişim firmalarının özgül misyonu tahtına çıktı. Toplumsal yaşamda çok uzun olmayan 10 yıllık zaman sonrasında, yani 2010'lara geldiğimizde arındırılmış bilginin bile birikim yeteneğini koruma ve uzun dönemli geleceği güven altına amada yeterli olamayacağı anlaşıldı. İş örgütleri analitik yeteneğin birikim yeteneğini korumadaki önemini kavradı. Atilla İlhan'ın iki dizesinde uyardığı gibi: "Bilmek önemli gerçi/ Asıl iş anlamada…" gerçeğinin peşine düşüldü. Bugünlere gelindiğinde yeni bir tartışmanın alevleri hepimizi sardı: Bilgiyi üretmek, sistemleştirmek, paketlemek ve dağıtmak işin ilk adımını, gerek şartını oluşturuyordu… Tam, doğru ve bütünlüğü olan etkili iş yapabilmemiz için "bilginin fırsat alanını genişletmek" gerekiyordu.
Bilginin fırsat alanını genişletmek için, işyerindeki bütün insanların iş çevresine, çekirdek yetkinliklere ve özgül misyonları ilişkin varsayımları paylaşmalıydı. Bir aile kurumu doğallığında ve içtenliğinde ortak değerleri netleştirme, ortak irade yaratma, ortak yararları tanımlama, ortak projeler oluşturma ve ortak kurumları işletme yeteneği gerekiyordu. Söz konusu gerekleri yerine getirebilmek için iş örgütlerinin yöneticileri beş önemli alanda bilgi, beceri ve yeteneklerini devreye sokmak zorundaydı: 1) Net bilgi, etkin koordinasyon ve odaklanma…2) Erişebilirlik, esneklik ve hız sağlama… 3) Hüneri yaratıcılığa dönüştürme…4) Sürdürülebilirliği güven altına alan eğitim 5) Fırsat kapılarını açık tutan sistemi yaşatma.
1. Net bilgi, etkin koordinasyon ve odaklanma
Kaynak verimliliği yaratma için üç gerek şart birlikte yerine getirilmeli: İşle ilgili bütün örgüt insanının net bilgi sahibi olmalı. Ne yaptığımız, niçin yaptığını, ne üreteceğini, ne gibi yarar sağlanacağını, gelecekle ilgili hangi güven alanları oluşturulacağını zihninde netleştirmeli.
İkinci adım, fiziki kaynakları, insan kaynağını ve teknolojiyi etkin koordine edebilmek. İyi tanımlanmış, belirlenmiş ve betimlenmiş işlere ilişkin bilgiler paylaşılarak zihinde netleşince, etkin koordinasyonun kanalları açık tutulabilir. İş örgütlerinde, betimleyemediğimiz işleri belirleme imkanı olmadığının çok iyi anlaşılmış olması gerekir.
Etkin koordinasyonun ardından, belli alanlara odaklanarak farklı olanı ortaya çıkarabiliriz. Net bilgi, etkin koordinasyon ve odaklanma aşamasının üçü de örgüt insanının neyi, neden, niçin ve nasıl yapacağını bilmesine sıkı sıkıya bağlı. Her üç düzlemde de çevre, özgül misyon ve çekirdek yetkinliklerle ilgili varsayımlarımızı örgüt insanının tümüyle paylaşmayı gerektiriyor.
2. Erişebilirlik, esneklik ve hız
Günümüz işyerleri, ölçek ekonomisinin "erişebilirliği" ile küçük ve orta ölçek yapının "esneklik ve hızına" dayanıyor. Bir işyeri gerekli ölçek büyüklüğüne erişemediği zaman, uluslararası pazar araştırmalarını, satış örgütlenmelerini, müşteri hizmetlerini gerektiği gibi üretemiyor. İşyerleri çok fazla büyüğünde hantallaşıyor, esneklik ve hız ihtiyacını karşılayamıyor. Bu nedenle, küçük ve orta ölçek yapının, bir piyasa yapıcısı kuruluş etrafında örgütlenerek hem erişebilirlik yaratması hem de esneklik ve hızı koruması gerekiyor.
Büyük ölçek fiziki anlamda, entelektüel düzlemde ve sistem kapasitesi yaratmada erişebilirlik yaratıyor."Ölçek ekonomisi" çok farklı bileşen ve bağlamlarıyla yeni bir yapı, işlev, kültür ve anlam kazansa da, sürdürebilir üretimin gerek şartlarından biri olma özelliğini koruyor. Bugün organik büyüme ve satın almalarla ölçek yaratma önemini yitirmese de görece gerilemiş durumdadır. İşlerliği olan ölçek, piyasa yapıcısı kuruluş etrafında örgütlenen erişebilirlik ile küçük ve orta ölçek yapının esneklik ve hızını dengeleme anlamına geliyor İki yönlü yarar üreten bu işbirliği, özünde örgütün çevre, özgül misyon ve çekirdek yetkinliklerine ilişkin varsayımlar paylaşıldığında etkin ve verimli olabiliyor.
Ayrıca, asimetrik yapıların oluştuğu ticari yaşamda müşteri isteklerine uyum göstermek ölçek erişebilirliği ile esneklik ve hız gerektiriyor. Mal ve hizmet üretimindeki bütün çabalar, örgüt insanının iş kuramını, onun varsayımlarını paylaşması durumunda anlam kazanıyor.
3. Hüneri yaratıcılığa dönüştürme
İş kuramının varsayımlarını paylaşma, işyeri çalışanlarının işle ilgili bilgilerini geliştirir: İlk adımda, ürün ve üretim metotları kullanma becerisi gelişir... Bir adım sonrasında iş süreçlerini oluşturan makine-donanımın bakım-onarım aşamasına egemen olunur. Daha sonra, iş süreçlerini hızlandırıcı ve etkinleştirici eklemeler yapılarak değer üretimi farklılaştırma aşamasına geçilir. Lojistik ağını etkin çalıştırma, müşteri ve paydaşlarla ilişki kalitesini yükseltmeye doğru ilerler. Son aşamada entelektüel ve sistem kapasitesi yüksek bir işyeri yatılır.
Gizli bilgilerin kişilerden kurumun insanına yayılarak açık bilgiye dönüşmesinin verimliliklere etkisi, iş kuramının varsayımlarını ve zihni modelini paylaşmanın önemini ortaya çıkaran bir başka eğilimdir. Eğilim, Ar-Ge çalışmaları ile farklılaşır. Eğer bir işi dünyada en iyi yapan düzeyinde yapabilme olan "hüner sahibi olmayı", akıl katarak "yaratıcı düzleme" taşımak istiyorsak, iş kuramının varsayımlarını bütün çalışanlarla paylaşma ve yaratıcı ortak aklı öne çıkarma konusunda özenli olmak gerekir.
4. Sürdürülebilirliği güven altına alan eğitim
Sürdürebilirlik, kıtlık ilkesinden kaynaklanan, kıt kaynakları hem insan ihtiyacını karşılayacak kadar üretimde kullanma, hem de gelecek kuşakların erişebileceği kaynakları israf etmeme gibi iki yönlü işlevi olan bir tutumu anlatır. Sürdürülebilirliği güven altına alma, öncelikle kaynak kullanmada etkinlik ve verimlilik gerektirir. Pragmatist davranışlar yerine, planlı ve disiplinli yaklaşımlar bizi sürdürülebilir çabalara götürür.
İş örgütlerinin kendi birikim yeteneklerini koruması ve uzun dönemli geleceğini güven altına alması "sürdürebilirlik bilinci" ile pekiştirilmelidir. Bir iş örgütü yönetimi, değişen dünya koşullarını izlemiş, eğilimleri saptamış, fırsat ve tehlikeleri öngörmüşse, o öngörülerin gereği olan "güçlü alternatif tepki stratejileri" oluşturabilir.
5. Fırsat kapılarını açık tutan sistemi örgütleme
Ekonomik sistemin fırsat kapılarını açık tutması ülkeyi yönetenlerin tutumu ve bu tutumun işyerlerine yansımasına bağlıdır. Gelişebilmemiz için, ülkenin siyasi piyasalarının da gelişmiş olması gerekiyor. En saydam ortamlarda insanların bildikleri ile söyleyebildikleri arasındaki makas, ülke siyasi kültürünün de göstergesidir. Ekonomik örgütlerin, yani işyerlerinin kültürünü de yöneticilerin açıklamaları, işyeri salonlarına asılmış sloganlar, basın açıklamaları göstermez. Fırsat kapılarını açık tutan kültürün özünü, kuruluşun başarıları kadar başarısızlıkların da çok rahat tartışılabilmesidir.
İş örgütlerinin ortak değerleri, ortak iradesi, ortak yararları ve ortak projelerinin paylaşılması, insanlarda "çorbada benim de tuzun var" algısıyla güçlendirilirse daha etkin sonuçlar yaratılır…