Uyum programlarının içeriği nasıl olmalı?

AV. DR. UMUT KOLCUOĞLU

Geçen haftaki yazımızda Türkiye’deki şirketler için uyum programı oluşturma yükümlülüğünü ele almış; henüz tüm Türk şirketlerinin uyum programı oluşturmasını zorunlu kılan bir yasal düzenleme bulunmadığını belirtmiştik. Bununla birlikte, olası hukuka aykırılıkların henüz gerçekleşmeden engellenmesi için şirketlerin uyum programı oluşturmalarının faydasına değinmiştik. Peki, şirketler uyum programlarını nasıl oluşturmalı, içeriğinde nelere dikkat etmeli, nasıl bir yol izlemeli?

Uyum programı, şirketin tabi olduğu kurallara uygun olarak faaliyette bulunmasını amaçlar. Bu kurallar, yalnızca yürürlükteki mevzuatı değil, aynı zamanda etik normlar ile şirket içi düzenlemeleri de kapsar. Kurallar, şirketin faaliyette bulunduğu sektöre göre önemli ölçüde farklılık gösterebileceğinden, uyum programı oluştururken her şirkete uygulanabilir, genel geçer bir içerikten bahsetmek pek mümkün değil. Bu nedenle, şirketlerin öncelikle tabi oldukları mevzuatı her yönüyle tespit etmeleri ve bu düzenlemeler ışığında şirket içi kuralları da belirlemeleri gerekiyor. Şirketler, ayrıca faaliyet gösterdikleri sektör, iş hacmi, iş modeli, yurtdışı faaliyetleri, ortaklık ve yönetim yapısı, çalışan profili, kamu kurumlarıyla iş ve ilişki yoğunluğu gibi faktörleri de dikkate almalı. Bu kapsamda, örneğin ilaç sektöründe faaliyet gösteren bir üretim şirketinin oluşturacağı uyum programı ile bir perakende şirketinin oluşturacağı uyum programının içeriğinde ciddi farklar olacaktır. Ayrıca bir düzenleyici kurumun denetim ve gözetiminde bulunan şirketler açısından, uyum programının ilgili mevzuatın gerekliliklerine göre de detaylandırılması gerekecektir. Örneğin, aracı kurumlar bakımından Sermaye Piyasası Kurulu’nun tebliğ ve kararlarının dikkate alınması gerekirken, enerji üretim şirketleri bakımından Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu kararlarının irdelenmesi önem teşkil ediyor. Bu temel konulara ek olarak, Türk hukukunda halen yeterli kapsam ve içerikte düzenlenmeyen özel sektörde rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye dair düzenlemelere uyum programında yer verilmesi, bu tarz suçların engellenmesi bakımından etkin bir rol oynayacaktır.

Her ne kadar şirketlerin uyum programlarını değişik faktörlere göre belirlemesi gerekse de, etkili bir uyum programının asgari olarak bazı temel konuları kapsaması gerekiyor. Bu konular başlıca şu şekilde sayılabilir: Organizasyon yapısının oluşturulması; görev ve sorumlulukların ayrımı; şirket içi düzenlemelerin oluşturulması, bu kapsamda şirket içi etik kuralları (code of ethics) ve davranış kurallarının (code of conduct) belirlenmesi; yöneticilerin ve çalışanların uyum programı konusunda düzenli olarak eğitilmesi; şüpheli durumların veya ihlallerin isimsiz olarak bildirilebilmesi için iletişim/raporlama imkânlarının tesisi; teşvik ve yaptırım (örneğin disiplin cezaları) mekanizmaları oluşturulması ve istikrarlı bir şekilde işletilmesi; uyum konusunda periyodik risk analizi yapılması; uyum programının periyodik olarak denetlenmesi, gözden geçirilmesi ve gelişmeler ile mevzuat değişikliklerine paralel olarak güncellenmesi.

Uyum programı kapsamına dahil edilmesi gereken bir diğer konu, yönetim kuruluna bağlı olarak çalışmak üzere bir “etik kurulu” ile bir “iç denetim komitesi” kurulması. Şirket etik kurallarının belirlenmesi, çalışanların bu kurallar konusunda eğitilmesi, çalışanlar için bu kurallara ilişkin anonim bir danışma/şikâyet hattı kurulması, bu kuralların ihlali halinde şirket içi soruşturma yapılması etik kurulunun temel görevleri arasında yer alıyor. İç denetim komitesi ise şirketin tüm faaliyetlerinin mevzuata ve şirketin etik kurallarına uygunluğunu denetler, şirket faaliyetleri kapsamında vergi, sosyal sigorta primi, katkı payı gibi ödemelerin zamanında ve gereği gibi yapılıp yapılmadığını kontrol eder ve denetimlerde ortaya çıkan usulsüzlüklere ilişkin riskleri analiz eder. Böylece etik kurulu ile iç denetim komitesi, işlevleri itibariyle birbirlerini tamamlayacak şekilde çalışır. Şirketin sorumluluğunu doğurabilecek nitelikteki mevzuat ve etik kural ihlalleri halinde her iki birim de yönetim kuruluna rapor verir. Yönetim kurulu, bu raporları düzenli olarak değerlendirir, ihlalleri takip eder ve gerekli önlemlerin alınmasını bu iki komite aracılığıyla sağlar.

Çalışanlar arasında uyum konusunda farkındalık yaratılması ve bu konuda sağlam bir kurum kültürü oluşturulması da, uyum programının düzgün bir şekilde işlemesi için vazgeçilmez unsurlar. Dolayısıyla, kurallara uyumun teşvik edilmesi uyum programının “önleyici” niteliğini güçlendiriyor, şirketin riskini asgariye indiriyor ve programın verimli bir şekilde işlemesini sağlıyor. Doğru uyum programı şirketten şirkete değişse de şirketin tabi olduğu kurallara aykırılık riskini tespit eden, aykırılığı engelleyen veya durduran, çalışanlarca benimsenmiş olan, güncellenmek suretiyle “yaşayan” bir uyum programı, şirket açısından en doğru uyum programı olacaktır.