Tutulacak defterler ve tasdik zamanları
6102 sayılı Türk Ticaret Kanun’un defter tutma yükümlüğünü düzenleyen 64. maddesi hükmünde; fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağının, defterlere kayıt zamanının, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’nca müştereken çıkarılacak Tebliğle belirleneceği ifade edilmiştir. Bu yetkiye dayanılarak hazırlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19 Aralık 2012 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştır. Anılan düzenlemelerle ilgili açıklamalarımıza 20 Aralık 2012 tarihli DÜNYA Gazetesi’nde yayımlanan yazımızda yer verilmişti. Yeni yılın yaklaşması ve yeni yılda tutulacak defterlerin tasdik zamanının gelmiş olması nedeniyle, konunun önemine binaen “tutulacak defterler ve tasdik zamanları” bu yazımızda tekrar ele alınmıştır.
Anılan tebliğde, tacirler tarafından tutulacak defterler ve bunların tasdiklerine ilişkin yer alan hususlar şöyle özetlenebilir:
1- “Genel kurul” tanımı; Anonim, limitet ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde genel kurulu, şahıs şirketlerinde ortaklar kurulunu ve gereğinde ortakların tümünü, “Yönetim kurulu” tanımı ise; anonim şirketlerde yönetim kurulunu, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirkette yönetici veya yöneticileri, limitet şirketlerde müdür veya müdürler kurulunu ifade eder.
2- Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir “yevmiye defteri”, “envanter defteri” ve “defteri kebiri” tutmakla yükümlüdür.
Yukarıda sayılan defterlere ilave olarak,
- “anonim” ve “sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler” “pay defteri”, “yönetim kurulu karar defteri” ile “genel kurul toplantı ve müzakere defteri”ni,
- “limited şirketler” ise “pay defteri” ve “genel kurul toplantı ve müzakere defteri”ni
de tutmak zorundadır.
- “Şahıs şirketleri” (kollektif şirketler ve adi komandit şirketler) ise, yukarıda sayılan defterlere ek olarak “genel kurul toplantı ve müzakere defteri”ni de tutarlar.
(Limitet şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.)
Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanunu’na göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu tebliğde sayılan defterler yerine Vergi Usul Kanunu hükümlerine uygun olarak “işletme hesabı esasına göre defter” tutabilirler.
3- Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan “yevmiye defteri”, “defteri kebir”, “envanter defter”i, “pay defteri”, “yönetim kurulu karar defteri” ile “genel kurul toplantı ve müzakere defteri”nin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. (Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.)
4- Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Dolayısıyla, hesap dönemi takvim yılı olanlar için Yevmiye Defteri, Defteri Kebir, Envanter Defteri ile Yönetim Kurulu Karar Defterinin açılış onaylarının aralık ayı içinde (aralık ayının sonuna kadar) noterde yaptırılması zorunlu olup, defterlerin onay için notere götürülmesi esnasında ticaret sicil tasdiknamesinin ibraz edilme zorunluluğu da unutulmamalıdır.
5- Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
6- Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.
7- “Yevmiye defteri” ile “yönetim kurulu karar defteri”nin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur. Dolayısıyla, hesap dönemi takvim yılı olanlar, anılan defterlerin kapanış onaylarını hesap dönemini izleyen yılın mart ayı içinde (mart ayı sonuna kadar) yaptırmayı unutmamalıdırlar.
8- Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.
Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak ise, 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanacak olup, anılan düzenlemeler geçen haftaki yazımızda açıklanmış, bu yazımıza alınmamıştır.
İşletme Hesabı Esasına Göre Tutulacak Defter ve Serbest Meslek Defterinde de hesap dönemi takvim yılı olan mükelleflerin, 2014 yılında kullanacakları defterleri 2013 yılı Aralık ayı içinde tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Yine hesap dönemi takvim yılı olan bu mükelleflerin, 2013 yılına ait defterlerini 2014 yılında da kullanmak istemeleri durumunda 2014 Ocak ayı içerisinde tasdiki yeniletmeleri gerektiği unutulmamalıdır.