Toplantılarınız verimli mi?

“Oğlum, ne zaman seni arasam ‘Toplantıda’ diyorlar. Peki sen ne zaman çalışıyorsun?” Bu, bir annenin üst düzey bürokrat oğluna serzenişi idi. Kadıncağız çok önemli bir yaraya parmak basmıştı. Gerçekten de verimsiz geçen toplantıları çalışmaktan saymamak gerekir. Ve de iş yaşamında toplantıların çoğu verimsizdir ve tam bir israftır. Toplantıların verimliliği için bazı önerilerimi aşağıda bulacaksınız.

1- En verimli toplantı, hiç yapılmayan toplantıdır.

Bir toplantıyı yapmadan önce iyi düşününüz. Gerçekten böyle bir toplantı yapmak zorunda mısınız? Bu kadar kişinin zamanını, ahını alacaksınız. Acaba buna değer mi? Toplantı ile ulaşmak istediğiniz amacı, toplantı dışında bir seçenek ile çözemez misiniz?

2- Toplantınızın amacını biliyor musunuz?

Toplantıların verimsiz geçmesinin önemli nedenlerinden birisi, amaçlarının belli olmamasıdır. Bu toplantıda neyi gerçekleştirmek istiyorsunuz? Buna karar verdiniz mi? Ama bir koyundan birkaç post çıkarmaya kalkmayınız. Her toplantının bir tek ana amacı olmalıdır.

3- Katılımcıları özenle seçiniz.

Amacınızı belirledikten bu toplantıya katılacak talihlileri / talihsizleri seçeceksiniz. Katılımını düşündüğünüz kişilerin listesini önünüze alıp şu soruyu sorun: Bu kişi bu toplantıya katılmasa olur mu? Güçlü evetleri listeden çıkarınız. Bu şekilde yeni düzenlediğiniz liste de, katılmayanlar da talihli olacaktır.

4- Hazırlanın, hazırlansınlar.

Toplantıyı, önce beyninizde yapınız. Toplantıda size ne gerekecekse onları düşününüz. Bu senaryo size nelere ihtiyacınız olduğunu gösterecektir. İhtiyaçların bir kısmını siz hazırlayacaksınızdır, bir kısmını da toplantıya katılacaklar. Toplantıya iyi hazırlanınız, katılımcıların da hazırlanmasını sağlayınız.

5- Toplantıyı zamanında başlatınız, zamanında bitiriniz.

Uygarlık ölçülerinden birisi, zamana saygıdır. Kendi z amanınızın değerini bilin, başkalarının zamanına da saygı gösteriniz. Toplantı, “Dolunca kalkan” minibüs seferi değildir. Toplantıyı zamanında başlatın. Toplantıya zamanında gelenleri, gelmeyenleri bekleyerek cezalandırmayınız. Toplantının ne zaman biteceği bilinirse, zaman verimli kullanılır.

6- Katılımcıların beyin gücünü aylak bırakmayın.

Eğer katılımcıları kendi hâllerine bırakırsanız, beyinleri başka diyarlara gider. Kimisi sevgilisini düşünür, kimisi bu toplantıya katılmak için masasında bıraktığı işini. Halbuki, sizin onların beyin gücüne ihtiyacınız vardı ki toplantıya çağırdınız. Onların katılımlarını sağlayınız. Soru sorunuz, görüşlerini alınız.

7- Çalışanlarınızın azı dişlerini görmenize gerek yoktur.

Evet, insanlar çalışmak için para alırlar. Ama para alıyorlar diye onları sıkıntıdan öldürmek zorunda değilsiniz. Katılımcılar sıkıntıdan esnemeye başlarsa, herkesin azı dişlerini görmeye başlarsınız. Halbuki çalışanlarınızın azı dişlerini merak ettiğinizi düşünmüyorum. Toplantıları ilginç hâle getiriniz ki katılımcılar da zevkle katılsın. Yazıyı zor mu bitirdiniz? Yoksa sizi bir toplantıya mı çağırıyorlar?