Toplantı yapmayı bilmiyoruz!
Bugün hangi şirkette kime dokunsam mutlaka şikayet ettiği tek şey toplantılar. Herkesin ortak derdi bu. Sohbet ettiğim iş liderleri toplantıların gereğinden uzun sürdüğünü, sonuç odaklı olmadığını, dikkat dağınıklığına sebep olduğunu ve verimsiz geçtiğini söylüyor. Bunu şahsen bende gözlemledim.
Peki neden toplantı konusunu yönetemiyoruz?
Muhtemelen tek bir sebebi yok, ancak ana sebep ülkemizin hakim işyeri kültürü. Duygusal zekaya ve ilişkilere odaklı iletişim süreçlerimiz, en kurumsallaşmış şirketlerde bile iletişimin sınırlarını belirliyor. Batıda gözlemlediğim sonuç odaklı ve verimli toplantı süreçleri, bizim ülke kültürü için fazla duygusuz ve katı. Hal böyle olunca toplantılar temel konuya gelene kadar; işler nasıl ile başlıyor, ne olacak bu ülkenin hali, çocukların okulunu ne yaptın, futbolda son durum ve parayı nereye yatıralıma kadar gidiyor! Bundan kötüsü kurum içi dedikodu ve şikayetleşme mekanizması olarak da işlev gösterebiliyor. Kültürümüz kaynaklı olarak bir miktarı kaçınılmaz ama kantarın topuzu fazlasıyla kaçıyor.
Bir diğer sebep de, iletişimde doğrudan değil dolaylı bir tarzı benimsiyor oluşumuz. Batılılardan farklı olarak, bir şeyleri muhatabına açık, net ve cesur bir şekilde söylemek ve tartışmak yerine, dolandırmayı, yumuşak geçmeyi, etrafından dolanmayı tercih ediyor. Amaç çatışmadan kaçınmak. Oysa işte ilerleme, sonuç alma çatışmayı yönetmekten geçiyor. Müzakere ve ikna konusunda da biraz eğitimsiz olduğumuzdan, konuya bir türlü gelip sonuçlandıramıyoruz.
Tabi en son olarak zaman yönetimini bilmemeyi de buna ekleyebiliriz. Normalde Batılı şirketlerde yöneticilerin saatleri yoktur, dakikaları vardır. Çok acil ve önemli meseleler hariç saat ayıramazlar. Dakikalar ile program yaparlar. Dolayısı ile toplantılar kısa sürer ve sonuç odaklıdır. Diyebilirsiniz ki ne sıkıcı, insani yönü eksik, katı bir ortam. Haklısınız ancak o insanlar iş yerini sosyalleşme değil, hep birlikte para kazanma yeri olarak görüyorlar ve bu da onların kültürü. Tek doğru yok, ancak bizim toplantı yönetimimiz hakikaten de biraz verimsiz.
Aslında ana sorun bir şeyler görüşülse de bunlardan net sonuç ve kararlar çıkartamamak. Dolayısıyla 15-20 dakikada çözülecek bir konu, ice breaker lar, sohbetler ve etrafından dönmeler ile bir saatin üzerine çıkarken, konu sonraki toplantılara taşınıyor. Bu da gereksiz zaman ve efor kaybına yol açıyor. Orta veya orta üst ölçekli şirketlerde günde ortalama 30-40, büyük ölçekli şirketlerde ise günde ortalama 80-90 şirket içi veya dışı toplantı olduğunu tahmin ediyorum. Bu çok ciddi bir zaman kaybı ortaya çıkartıyor.
İyi toplantı yönetimi için
Toplantının Amacını Belirleyin: Her toplantının net bir amacı veya hedefi olmalıdır. Net bir amacı yoksa, toplantının gerekli olup olmadığını veya bilginin başka bir şekilde iletilip iletilmeyeceğini düşünün.
Gündemi Hazırlayın: Toplantıdan önce, tartışılacak konuları belirten net bir gündem hazırlayın. Bunu, katılımcıların uygun şekilde hazırlanabilmesi için önceden onlarla paylaşın.
Katılımı Sınırlayın: Toplantıya, sadece tartışılacak konular için gerekli olan kişileri dahil edin. Bu, toplantıyı daha odaklı ve etkin kılar.
Belirli Bir Zaman Tahsis Edin: Gündemin her maddesi için belirli bir zaman tahsisi yapın, böylece tüm önemli noktalar ele alınmış olur ve toplantı zamanına uygun şekilde tamamlanır.
Katılımı Teşvik Edin: Tüm katılımcıların fikirlerini ve görüşlerini paylaşmaktan rahat hissettiği bir ortam yaratın.
Takip Edin: Toplantıdan sonra, tartışılan her şeyin bir özetini, herhangi bir karar veya eylem maddesi dahil olmak üzere tüm katılımcılara gönderin. Bu, herkesin hizalanmasını ve sorumlulukların hatırlanmasını sağlar.