Toplantı; Tasarruf mu israf mı?

Sanayici dostumuzla randevulaştığımız üzere, İstanbul trafiğine rağmen, zamanında olmayı başararak, toplantıyı yapacağımız mekana ulaştık. Asistanı hanımefendi bizleri karşılayıp ikram sordu ve patronunun kısa bir süre içerisinde yanımızda olacağını belirtti. Kahvelerimizi bitirip kendi aramızda sohbete başlamıştık ki asistan hanım yine gelerek özür diledi ve toplantının uzaması nedeniyle bir on dakika daha beklememiz için patronunun ricasını iletti.

Dostumuz biraz sonra geldiğinde bin bir özür arasında, ortağının bir konuyu biraz dağınık bir biçimde tartıştığı için, şirket yetkilileri ile yapılan toplantıdan zamanında çıkamadığını anlattı. Aslında her gün yaptıkları bu toplantıların bazen, çok kısa sürdüğü için, bu kadar gecikme beklemediklerini de belirtti.

Bir çok işletmede günlük toplantı yapmak adet haline gelmiş. Ajanda belli değil, herkes patronun ağzına bakıyor, o ne sorarsa ona cevap veriliyor. Patronun dedektiflik tarafı o gün kuvvetli ise, gel de soruları cevaplandır. Eğer seyahat dönüşü veya akşamdan kalma ise, toplantı tadından yenmez bir halde çünkü sorular usülen sorulup, toplantı bir an önce dağıtılıyor.

Uzun bir süre önce “Toplandılar, Konuştular, Dağıldılar” başlıklı bir sohbetimiz olmuştu. Orada “İş hayatımızda gittikçe daha geniş yer tutmaya başlayan toplantılar ne kadar gerekli ve ne kadar verimli. Biraz daha ileri giderek sorarsak, her toplantı acaba gerçekten gerekli olan bir toplantı mı” diye sorular sormuştuk. Gerçekten de katıldığımız veya kulağımıza çalınan bir çok toplantının gerekliliği ve çıktıları hakkında uzun bir soru listesi yaptığımız çoktur. Gelişmişliği ve disiplini ile tanınan bir Batı Avrupa ülkesinde, önemli bir toplantı için aldığımız randevunun, sabah saat 07.30 olması bizi bir hayli şaşırtmıştı ve kendi aramızda konuşurken “Kim bu kadar erken gelecek acaba ve ne kadar verimli bir toplantı olacak” diye birbirimize sormuştuk.

Ancak tam saatinden biraz erken olarak toplantıya gittiğimizde, muhataplarımız  tam kadroları ile sıcak çay, kahve ve kurabiyeler eşliğinde bizleri bekliyordu. Tanışma faslını takiben, toplantının süresini, gündemini ve bize tanınan zamanı belirtip kendi sunumlarını yaptıktan sonra bizim sunum yapıp yapmayacağımızı sordular. Aslında, toplantıda konuşulacak gündem zaten bize daha önce bildirilmişti. Biz de sunumumuzu yapıp, gündemdeki başlıkları sırasıyla tartıştıktan sonra, yapılacaklar hakkında notlarımızı alıp dışarı çıktığımızda, tartışılmayan bir şey kalmadığı gibi, zamanlama da dakik olmuştu.

Toplantılara geç gitmek, gündemsiz toplanmak, tartışmaların bir mantık çerçevesinde yönetilememesi, kıdemli veya baskın kişilerin toplantıyı istedikleri gibi yönetmeleri, amaçlanan belirli bir çıktı olmadan yapılan tartışmalar, hep karşılaştığımız olaylar. Hele yabancı ziyaretçiler veya müşterilerle yapılan toplantılardaki bu tür davranışların bizlere neler kaybettirebileceğini düşünmemek, tüyler ürpertici olaylar.

Rota çizmeden denize açılan tekne veya havaya çıkan uçak nasıl hiçbir yere varmak amacı taşımıyorsa, gündemsiz ve yöneticisiz toplantılar da öyle olur.