Toplandılar, konuştular, dağıldılar
Toplantılar, iş hayatının olmazsa olmazları.
Birçok işletmede, hele çalışan sayıları biraz yukarıda ise işletmede birimler arasındaki iletişimin kopukluğunu önlemenin tek yolu toplantı olarak görülebiliyor. Bir de buna yurt dışı işleri eklerseniz, işlerin birazdan arap saçına dönmesi garantiye alınmış gibi oluyor.
İşletme içi toplantıları biraz daha düzene sokmak için gösterilecek çaba ile değeri para ile ölçülemeyecek oranda zaman ve motivasyon tasarrufu yapılabiliyor. Bu çabayı, yurt dışı işler için yapılacak olan ve hele yurt dışında gerçekleştirilecek toplantılar için göstermemizin gerek şart olduğunu söyleyebiliriz. Hatta biraz daha ileri giderek, yurt dışında yapılacak veya yurt dışından gelecek kişilerle yapılacak toplantılar için ön düzenlemelerin yapılması olmazsa olmazdır diyebiliriz. Toplantı sonrasında, elde edilenler ve toplantı sonuçları konuşulduğunda, sohbetimizin başlığında yazdığımız gibi “Toplandılar, konuştular, dağıldılar" denilmemeli. Hele bu toplantı yabancı bir ülkede yapılıyorsa ve sizlerde hazırlıksız veya eksik hazırlanmış iseniz sonuçlar hem maddi ve hem de manevi yönden ciddi boyutta rahatsızlık yaratabilir.
Çözüm nedir diye soracaksınız…
Yapılacak toplantıda tartışma ve görüşme konusu olacak başlıkları muhatabınıza hazırlık olanağı tanıyacak kadar erken bir süre içerisinde bildiriniz. Konularla ilgili çalışmalarınızı varsa sunumlarınızı önceden hazırlayarak, içerik ve sunum süreleri açısından kontrol ediniz. Toplantıya başlarken, eğer siz toplantıyı düzenleyen iseniz tüm toplantı süresi ve/veya konuşmacılara tanınacak sürelerle ilgili bilgi veriniz. Eğer siz toplantıya çağrılan iseniz bu süreleri öğreniniz ve uymaya çalışınız.
Özellikle batılı ülkelerde yapılacak toplantılarınızda bu kuralların geçerli olduğunu aklımızda tutmalıyız. Unutmayalım ki batılı muhataplarımız toplantıları, Ortadoğu kökenli muhataplarımız kadar açık uçlu yapmazlar. "Vakit nakittir" sözüne sıkı sıkıya bağlıdırlar. Gideceğimiz toplantılara zamanında gitmek, muhataplarımıza saygının gereği olduğu kadar, vaktimizi etkin kullanmak açısından da gereklidir. Katılacağımız toplantının yeri, katılımcıların seviyesi ve pozisyonları, giyimimize dikkat etmemizi gerektiren unsurlardır. Günümüzün en düşüncesiz gereci olan cep telefonlarımızın seslerinin kısılması ve hatta tamamen kapatılmaları, toplantı etkinliğini belirleyen unsurlardan önemli birisidir.
Toplantı esnasında, muhataplarımıza adıyla hitap ederek konuşmak etkileyici olmanızı sağlayacaktır. Aldığınız kartvizitleri, onların oturma sırasına göre önünüze koymanız, kişilerin kimler olduğunu hatırlamanıza yardımcı olacaktır. Ya da isimleri, not aldığınız kâğıdın üzerine, yine oturma sırasına göre yazabilirsiniz.
Konuşmaları dikkatle dinleyiniz ve kesinlikle karşı fikirde olsanız bile muhatabınızın konuşmasını kesmeyiniz. Not alınız ve sıranız gelince cevabınızı veriniz. Çünkü bizler, demagoji yapan siyasetçiler değil, müzakere masasındaki iş insanlarıyız. Konuşmamızda da gündeme bağlı kalarak “Ne olacak bu Fenerbahçe’nin hali" gibi içeriklerden kaçınmalıyız.