Ticari sözleşmelerde dikkat edilmesi gereken maddeler
Hakan ERDOĞAN
10 yıldan uzun süredir uluslararası şirketlerin Avrupa bölge ve Türkiye tedarik zinciri, satın alma ve lojistik operasyonlarını yürütüyorum. Bu süreçte yaklaşık ~500 milyon euro civarında sözleşme (lojistik, ham madde, yarı mamul, servis, ve diğer) sürecini yönettim. Sözleşme süreçlerinde bazen yeterince dikkat edilmeyen ve sonraki aşamalarda ciddi problemler yaratan bazı noktaları aşağıda özetlemeye çalıştım.
1. Sorumluluk ve Sigorta (Liability & Insurance) Maddeleri
Direkt veya indirect zararlar, kâr kaybı, ürüne hasar gelmesi, çalınması, hizmette aksama, tedarikteki problemden dolayı 3. taraflara olan sorumluluk ve cezalar gibi konulara sözleşmelerde yeterince önem verilmezse sonradan ciddi kayıplara neden olur.
2. İlk taslağı gönderen taraf olmak
Pazarlık süreçlerinde ilk sözleşme taslağını gönderen genellikle avantajlı duruma geçer. Kendi tüm istediği maddelerin taslakta bulunması ve karşı tarafın psikolojik olarak çok fazla maddede değişiklik yapmama eğilimleri bulunmaktadır. Tabi birçok şirketin taslak sözlemesi bulunmamaktadır. İdeali tüm alanlar için kullanabilecek genel sözleşme taslağı ve büyük çaplı alımların olduğu alanlarda ise özel sözleşme taslakları oluşturulmasıdır.
3. Genel satın alma şartları (General Purchase Conditions)
Zaman baskısından dolayı kapsamlı sözleşme yapılamayan durumlarda ve varsa satılama sipariş notu (purchase order) gibi otomatik sipariş dosyalarının sonuna eklenmesi faydalıdır. Birçok değişik alım için kapsayıcı olacak şekilde tasarlanması gerekmektedir.
4. Satınalma sipariş notu (Purchase Order)
Islak imzalı sözleşme yapılmadığı durumlarda satın alma sipariş notları temel parametreler olan fiyat, vade, miktar gibi alanlarda netlik kazandırır. Kimi şirketlerde sözleşme olsa dahi tüm alımlara için satın alma sipariş notu zorunludur. Bunun temel sebebi, faydası ise şirket içi alımı değerlendirip onaylaması gereken tüm bölümlerin (muhasebe, finans, bütçe sahibi ilgili iş birimi...) bilgilendirilmesi ve onayını almaktır.
5. Sözleşmeleri ilk imzalayacak taraf
İdeal olan sözleşmelerin ilgili şirketlerin imza yetkililerin aynı masada aynı anda sözleşmeleri imzalamasıdır. Fakat günümüzde birçok şirket için bu mümkün değildir. İlk imzalayan olmanın avantajı mutabık kalınan versiyonda karşı tarafın herhangi bir değişiklik yapmadığından emin olunmasıdır. Fakat dezavantajı ise karşı taraf sizin imzaladığınız sözleşmeyi çeşitli sebeplerden imzalamayabilir yada koz olarak kullanıp geç imzalayabilir.
6. Vade:
Kârlılığı makul seviyelerdeyken nakit yönetimi nedeniyle batan birçok şirket bulunmaktadır. Birçok anlaşmada fiyata odaklanıp vadeye yeterince önem verilmemektedir. Sözleşmelerde vade maddesi net olarak yazılmalıdır. Ayrıca önemli bir konu vadenin ne zamandan başlayacağıdır (fatura kesim tarihi, faturadan sonraki ay sonundan sonra,...). Birçok şirket ödemeleri ayda 1 yada 2 kere yapmaktadır. Bu yüzden örneğin ay sonundan sonraki 60 günden sonraki ayın 5. iş günü gibi bir vade ortalamada 80 güne denk gelir. Ayrıca genel olarak büyük şirketler uzun vadelerle alım yapar, kısa vadelerle satar ve büyüdükçe nakit üretir. Satın alan taraf finans kuruluşlarında kendi kredibilitesini tedarikçilere de kullandırarak tedarikçilerle daha uzun vadeli anlaşmalar yapabilir.
7. Bağlayıcı maddeler (binding commitments)
Alım yapılacak hizmet yada malzeme için miktar, zaman, alım yapılmasa bile minimum belirlenen miktarların ödenmesi, gibi çeşitli bağlayıcı maddelere azami özen gösterilmelidir. Satın alan taraf minimum bağlayıcı madde, satan tarafsa maksimum bağlayıcı madde eklemeye çalışır.
8. Yıllık verimlilik/fiyat indirim taahütleri
Uzun süreli anlaşmalarda her yıl birim fiyatlarda belli oranlarda indirim yapılmasını sözleşme altına almak iki taraf içinde faydalıdır. Alıcı taraf daha rekabetçi fiyatlarda alım yapacak, tedarikçi de bu indirimleri sağlamak için yıl boyunca verimlilik arttırıcı/maliyetleri azaltıcı çalışmalar yaparak bu indirimin kendi karını etkilememesini sağlar. Uzun vadede de tedarikçi verimli ve rekabetçi olur.
9. Erken fesih, uzatım opsiyonları (early termination, extension options)
Karşılıklı yada sadece bir tarafın sözleşmeyi erken fesih yada süre sonunda uzatım opsiyonları sözleşmelerdeki kritik konulardandır. İki tarafta kendi kısmı icin maksimum esnekliği elde etmeye calişmaktadır. Ayrıca erken fesih yada uzatım durumunda hangi şartlar geçerli olacak, hangi taraf ne gibi aksiyonlar alacağı net olarak belirlenmelidir.
10. Şirket içi konsensus ve uyum
Sözleşme süreçlerini genel olarak ilgili iş birim, hukuk, satın alma ve satış bölümleri takım olarak yürütür, konusuna ve deneyimine göre belirli bölümler liderlik eder. Karşı taraf ile görüşmelerde şirket içi önceden mutabakat görüşmelerin başarısı için önemlidir.