Tedarikçi faturalarında yaşanan sorunlar can yakacak

Bu konularda kö­tü bir tecrübe yaşamamışsa­nız, elinizdeki belge­lerin verdiği güven ve­ya eskilerin tabiriy­le “Ham yemedim ki karnım ağrısın” rahat­lığıyla inceleme aşa­masında sadece fatu­ra, irsaliyeler ve banka ödeme dekontlarını, bazen kantar fişlerini de ilave ederek konuyu kapadığınızı dü­şünüyorsunuz.

Şayet henüz teda­rikçi nezdinde sahte belge düzen­leyicisi şeklinde bir rapor yoksa, vergi daireleri bu tür açıklamala­rı kabul ederek iade süreçlerinde sorun yaratmayabiliyor. Ancak bir VTR var ve siz o nedenle in­celeniyorsanız durumun çok ağır sonuçları olabiliyor.

Zaman zaman, size mal tedarik eden bir firmada yapılan bir in­celemede tedarikçinin alım fa­turaları sorunlu ise, tedarikçiye sahte fatura düzenleyicisi teşhisi konulabiliyor. Bir tedarikçi sahte belge düzenleyicisi olarak kabul edilerek rapor düzenlenmişse, o tedarikçiden mal alan, satan tüm şirketler sahte belge kullanan olarak incelemeye alınıyor.

Alt incelemeler sırasında çoğu zaman sadece o (sahte belge dü­zenleyicisi teşhisi konmuş) te­darikçiden almış olduğunuz bel­geler kayıtlarınızda var mı ? yok mu? ona bakılıyor. Sizin açıkla­malarınız çoğu zaman, inceleme elemanları gözünde sadece sizin o belgeleri bilerek kullanıp kul­lanmadığınızı anlamak, dolayı­sıyla savcılığa suç duyurusun­da bulunup bulunmamaya karar vermek için önem taşıyor.

Hangi alametler görülürse alarm düğmesine basmalı:

1-Size mal veya hizmet satan şirket incelenmiş, sahte belge düzenleyicisi veya kullanıcısı ol­duğu iddiası ile hakkında rapor tanzim edilmiş ve siz de o neden­le incelemeye alınmışsanız konu­nun çok büyük bir soruna dönüş­me potansiyeli var demektir.

2-Vergi iade/mahsup sürecinde bir kısım tedarikçi faturaları­nın indirimden çıkarılması, dü­zeltme beyanı ile ödeme yapma­nız isteniyorsa, rakamın büyük­lüğünden önce konuyu etraflıca bir değerlendirmekte fayda var.

3- Şayet yapılan inceleme sıra­sında sorulan sorulardan, şir­ketinizin sahte belge düzenleyi­cisi olduğu şüphesi altında oldu­ğunu anlamışsanız.

4- Şayet inceleme elemanı, si­zin mal veya hizmet aldığınız bir şirketle ilgili sahte belge dü­zenleyicisi olduğu iddiası ile ra­por düzenlendiği bilgisi veriyor ve soruları ile şirketinizin sah­te belge kullanıp kullanmadığını anlamaya çalışıyorsa.

5- Müşterilerinize vergi daire­since yazı yazılmış ve sizin fa­turalarınızın gerçekliği sorgula­nıyorsa.

6- İnceleme, sürmekte olan bir davada dile getirilen husus­lar nedeniyle Cumhuriyet Savcı­lığı’nın isteği üzerine başlamışsa.

7- Mal veya hizmet satın aldığı­nız bir şirketle ilgili olarak si­ze, aldığınız mal veya hizmetin gerçekliğini açıklama talebiyle vergi dairesinden bir yazı gel­diyse.

8- İnceleme arama ile başla­mışsa.

9- İnceleme şikayet üzerine başlamışsa, ortada normal dışı bir durum var demektir.

Bu vb. göstergeler varsa he­men alarm düğmesine basın.

Şirketinizce yapılması gereken çalışmalar?

1-Ödemenin banka kanalıyla, faturayı düzenleyen şirketin banka hesabına yapılmış olması, işin sadece başlangıç noktasıdır. Bu konuda da problem varsa so­run daha da büyük demektir.

2-Şirketin tüm birimlerinde, problemli satıcı şirketin var­lığı, malın ya da hizmetin o şir­ketten alındığını ortaya koyma­ya destek olacak her türlü dokü­man faydalı olacaktır.

Şirketteki iş akış şemaları gözden geçirilerek, tüm depart­manlardaki kayıt sistemleri ve yazışmalar da göz önünde tutu­larak dipli bucaklı bir çalışma yapılmalı.

3- Konu tek elden yönetilmeli ve inceleme elemanının sor­duğu sorulara, öncelikli iş mua­melesi yapılıp, her yönüyle dört başı mamur cevaplar verilmeye çalışılmalı.

İnceleme sırasında yapılacak açıklamalar, verilecek belgeler, tutanakta yer alacak ifade ve tu­tanak eki belgelerde olabildiğin­ce detaya yer verilmeli.

4- Özel esaslara alınmış iseniz, şirket müşterilerine sizinle ilgili yazı gidebileceği için on­lara yapılacak açıklamalar ha­zırlanmalı, tek elden, standart, müşterilerinizi teskin edici bil­gi verilmeli, müşteri özel esas­lar iletişim yönetimi programı­nız olmalı ve devreye sokulmalı.

5- KDV iadesi alıyorsanız bir süre (listeden çıkana kadar) sorun yaşayacaksınız. Banka­nızla yüksek teminat (4 kat) ve­rebilme hususunu konuşmalı­sınız.

6- Sorunlu şirketle ilişkinin za­manaşımı içindeki büyük­lüğü tespit edilmeli. Tüm yıllar için belge, bilgi toplama süreci başlatılmalı.

7- Sorunlu şirketle ilişki kuru­lup bilgi alınmalı. Sorunlu şirketle ilişki devam ediyor ve devam edecekse ileriye dönük daha detaylı, farklı ne gibi belge­ler alınabilir bakılmalı.

8-KDV stopaj sistemine geçiş düşünülmeli, araştırılmalı.

9-Şirketlerde çok sayıda e teb­ligat kazasına şahit oluyo­ruz. E tebligat kontrolü işten ay­rılmalar, tatil ve hastalıklar da gözetilerek sürekli kontrol edil­diğinden emin olunmalı.