Süreçlerini iyi yöneten, işini iyi yönetir

Süreç yönetimi iş dünyasında sık duyduğumuz ancak yeterli bilgi sahibi olmadığımız bir konu. Şirketinizde tüm işler süreçler olarak ilerler ve tamamlanır.

Yani şirketi dikey olarak organizasyon şemanızda belirlemiş olduğunuz yetki ve sorumluklar ile yönetebilirsiniz, ancak işleriniz yatay olarak akar. Yönetsel kararlar dikey olarak verilse de, işler yatay düzlemde, birimler ve alt birimler üzerinden ilerler.

Siz iyi bir organizasyon şeması ile yönetsel yetki ve sorumluluk alanlarını belirlemiş, karar verme hiyerarşinizi, kimin kime raporlama yapacağını tanımlamış olursunuz. Bu şüphesiz çok önemlidir. Ancak bir de işlerin yatay olarak birimler arası nasıl aktığını tanımlamak ve bu süreçleri yönetmek gereklidir. Bir karar yukarıdan aşağı verilir, uygulaması ise genelde pek çok farklı birimden geçen süreçler ile gerçekleştirilir.

Süreç nedir?

Şirketlerde “süreci” girdileri olan, bunlara değer kazandıran ve sonucunda çıktı elde edilen tekrarlanan faaliyetler olarak tanımlıyoruz. Örneğin satın alma süreci.

Genellikle sadece satın alma departmanın yaptığı bir iş sanılır. Ancak çok daha fazla birimden geçen ve yatayda ilerleyen bir faaliyetler dizisidir. Satın alma süreci; talep, talep onayı, tedarikçi araştırması, teklif alma, onay, sipariş, sözleşme, izleme, kabulteslim alma, fatura girişi ve ödeme alt süreçlerinden oluşan büyük bir süreçtir.

Sadece satın alma departmanı değil, talepte bulunan birim, depo, muhasebe, finans gibi pek çok departmanın içinden akar. Şirketinizde bir iş sonucunu iyileştirmek istiyorsanız, o iş ile alakalı süreçleri iyileştirmeniz gerekir. Aynı örneğe dönersek, satın almanızı daha etkin, verimli, ekonomik ve planlı yapmak istiyorsanız, satın alma departmanını iyileştirmeniz yetmez, tüm alt süreçleri ve iş akışını iyileştirmeniz gerekir.

Süreç yönetimi nedir?

Süreç yönetimi, bir iş sürecini analiz ederek, farklı senaryolarda nasıl çalıştığını modelleyerek, iyileştirmeler yaparak, iyileştirilmiş süreci izleyerek ve sürekli olarak optimize ederek uçtan uca iyileştirme disiplinidir.

Bir şirketin iş akışlarını daha etkili, verimli ve iş ortamındaki değişikliklere uyarlanabilir hale getirmeyi amaçlayan sistematik bir yaklaşımdır. Süreç yönetimi işlere fonksiyonlar ya da birimler olarak değil süreçler olarak bakmanızı sağlar.

Şuna emin olunuz ki şirketinizdeki sorunların, örneğin planlama hataları, geç teslimat, stok problemleri, verimsizlikler, kalitesizlik veya giderlerin yüksekliği gibi, yüzde 80’i, iş süreçlerindeki problemlerden kaynaklıdır. Organizasyon şemanız içindeki kutuların sahiplerinden bu sorunları çözmelerini isteseniz de yapamazlar, çünkü her kutu sürecin bir parçasını yönetir ve tamamını göremez.

Sorunları ancak süreç yönetimine geçerek, o süreçteki yöneticilerin ve çalışanların takım olarak çalışması ile çözebilirsiniz. Şirketinizde süreç yönetimini en iyi şekilde uygulamak istiyorsanız, işe önce konuyla ilgili birkaç eğitim almak suretiyle başlamak gerekiyor. Şirketinizin tüm departmanlarındaki yöneticiler ve seçeceğiniz bazı çalışanlara süreç yönetimi eğitimleri aldırın. Sonrasında bir proje ekibi oluşturup, şirketinizin tüm süreçlerini tanımlayın.

Sonrasında tanımladığınız süreçleri analiz edip, iyileştirme noktalarını da tespit ederek, modellemeniz gerekecek. Bu noktada dış uzmanlardan destek alabilirsiniz. Süreçlerinizde girdileri, çıktıları, iş akışlarını, performans hedeflerini, sahiplik ve sorumlulukları belirledikten sonra, akışı ve performansı izleyip, gerekli olduğu noktada iyileştirin. Süreç yönetimi, şirketinizin EBITDA’sını iyileştirebilecek harika bir araçtır. Bu konuda çalışmalarınız yoksa başlatmanızı tavsiye ederim.