Süreçler(*) işyerlerinin amentüsüdür

Sorgulayan, çözümleyen ve genellemelere ulaşarak düşüncelerini net biçimde açıklayan Prof. Dr. Sulçuk Şirin’i yakından izliyorum. Hürriyet’te İlber Ortaylı’ya düzenli komşu olması dünyada olup bitenleri merak edenlere, özellikle de eğitim ve öğretim alanında “net bilgi” sahibi olma kaygısı taşıyanlara yeni bir pencere daha açtı.

Selçuk Şirin pazar gündü yazısında, “Türkiye’de eğitim tartışmaları verilerden bağımsız bir spordan ibaret. Geleceğimizi dert ediniyorsak bunu değiştirmeli, günübirlik tartışmaları, sloganları bir yana bırakıp verilere dayalı çözümler bulmalıyız” diyordu.

Ülkemizde “veri” denince de bazı sayıları alt alta sıralama, kaynağını, hesaplama yöntemini, tutarlılığını sorgulamadan, hayatın öz gerçeğine uyup uymadıklarını dert etmeden bir dizi sayıyı, seriyi alt alta sıralama anlaşılıyor. “Rakam fetişizmi”nin entelektüel korkaklık olduğunu hem de bir matematikçi söylüyor: Rene Thom. Hawking’in Zamanın Kısa Tarihi adlı ünlü kitabında yayıncısının önerdiği rakamsız anlatımı matematiksiz anlatım olarak anlaşılmamalı. Rakam, matematik anlatımın bir aracıdır; matematik ise mantıktır.O nedenle sözünü ettiğimiz kitap dünyanın en çok satanları arasında yerini aldı.

Son yılların ünlü CEO’larından biri olan Jeffrey R. Immelt, 125 yıllık GE’yi “Nesnelerin internetinin geleceğini tanımlayan bir dijital sanayi şirketi”ne dönüştürenlerin lideridir. Immelt diyor ki, “GE, yaptığı her şey için süreçler tasarlamasıyla ve bu süreçleri amentü gibi uygulamasıyla tanınan bir şirkettir.”

IBM Watson İnisiyatifi yöneticileri de, çalışanların birikimini ve müşterilenin birikimini iyi değerlendiren, iç ve dış süreçleri iyi gözleyerek alternatif tepkileri belirleyen iş yeri yönetimlerinin başarıya götürdüğünü sıklıkla yineliyor.

Dijital dönüşüm “süreçlerin ekosistemini ve doğasını köklü biçimde değiştiriyor”. İnovasyon odaklı, algoritma ve yazılım içerikli, bağlantı, iletişim ve işbirliğine dayalı rekabet çağına doğru ilerliyoruz. Bu çağda, insalarımızı refaha taşıyabilmemizde “süreç tasarımı” hayati öneme sahip.

Süreç, iş yapma metodudur; her herhangi bir işi hangi aşamalardan geçerek yaparsak kalite, maliyet, fiyat, kârlılık ve yarar açısından en uygun sonucu yaratacağımızı tasarlamak, uygulamak ve tekrarlayabilmektir.

Etkin bir süreç tasarımının gerek şartları olan gözlem yapma, ölçme, veri üretimi, bilgi ve anlama, değer üretimi, mimari yapı, geri bildirim döngüsü ve kendini yeniden üretebilme gücüne kısaca değinelim.

- Gözlem yapma özeni

İnsandaki 5 duyu olan görme, duyma, dokunma, tatma, koku alma yoluyla algılarımız oluşur.Algılarımız verilere, veriler malumata, malumat bilgiye, bilgi anlamaya, anladıklarımızı da davranışlarımıza yansıtırız. Bilgisayar alanındaki gelişme ve sensör teknolojisi algı sınırlarını alabildiğine genişletiyor. Gözleme potansiyellerinin artması, süreç tasarımının erişebilme sınırlarını da genişletiyor.Bu açıdan, süreç tasarlarken sistemli gözlem yapma yetkinliği önemli hale geliyor.

- Ölçme yetkinliği

Ölçebildiğinizi yönetebilirsiniz. Sensör teknolojisindeki gelişmeler, ölçme yetkinliğini artırıyor. Bugün endüstri 4.0 aşamasının temelini oluşturan dijital teknoloji fiziki, biyolojik ve psikolojik değişmeleri ve sabitleri ince ayrıntılarda ölçebiliyor. Ölçebilme gücü katlanarak büyüyor. Ölçme yetkinliğinin artması, süreç tasarımı ve süreç işlerliğinin gözetim ve denetimine yeni boyutlar kazandırıyor.

- Ölçülen ve sayılanı veriye dönüştürme

Ölçme ve sayıya dönüştürülen gözlemleri saklama ve işleme olanakları da hızla gelişiyor.Ölçülen ve sayılanı verilere dönüştürme yeni bir meslek yaratıyor: Veri madenciliği.

Evrendeki olay ve olgulara ölçebilme olanakları, ölçülenlerin veriye dönüştürülmesi ve verilerin işlenmesi dijital teknolojiyle birlikte hızla gelişiyor.

Ölçebilme ve sayabilme veri potansiyelini, veriler bilgi potansiyelini oluşturuluyor. Ölçme, öngörme ve önlem alma disiplinin önünü açtığı gibi, gelişme dinamiklerinden bir diğeri olan gözetim ve denetim alanının sınırlarını da genişletiyor.

- Bilgi ve anlama yetkinliği

Gözlem yapma, ölçme ve sayma, veri oluşturma bilgi edinme ve anlamanın potansiyelidir. Verinin bilgiye dönüşmesi için verilerin ayıklanması, kümelenmesi ve karşılaştırılması gerekir. Sadece nesnel verilerle de “anlama derinliği” sağlamak mümkün değil.Devreye sezginin de girmesi gerekiyor.

Süreçleri tasarlarken, veriye dayalı nesnel bilgi kadar, bilgiyle beslenmiş sezgileri de harekete geçirmek gerekir. Bir iş yerini yaratmak istediği sonuca götürecek olan süreçlerin tasarlanmasında sağlı bir envanter, işlenmiş verinin uygun bir metotla bilgiye dönüştürülmesi, bilgilerin olgunlaşmış ve demlenmiş sezgilerle zenginleştirilmesine de özen gösterilmelidir.

- Değer üretme

Yapacağımız her işin değer üretmesi boyutunu ciddi biçimde analiz etmeliyiz. Zenginlik üreterek insan yaşamını kolaylaştırma amacına erişmek istiyorsak, tasarladığımız sürecin kısa, orta ve uzun dönemde nasıl bir değer üreteceğini de zihnimizde berraklaştırmalıyız. Değer üretme temel amaca giden yolun göstergelerinden biridir; süreç tasarlarken çok önemli girdiyi oluşturur.

- Yapı ve işleyiş sağlamlığı

Süreçler belli bir yapıda işler; süreç işleyişinin sağlamlığı da yaratılan değerin ölçeğini büyütür. Bir süreç tasarlandığında, süreci işletecek bir yapıya; mekana, insana, makineye, malzemeye, metoda, paraya, yönetim becerisine ihtiyaç vardır. Süreçlerin mimarisi önemlidir ama, ondan da önemlisi o yapıya hayat kazandıracak işleyiş tutarlılığı ve kapsayıcılığıdır.Süareçlere hayat katan da yetkinliği olan insandır.

- Geri bildirim döngüsü

Süreçlerin kritik eşikleri vardar. Süreç tasarlanırken hedeflenen sonuç ile uygulama sonuçları her zaman örtüşmez. Taslanan ile ulaşılan sonuçların analizi, sapmaların belirlenmesi geri-bildirim döngüsü ile belirlenir. Teknik adıyla, düşündüklerimiz ile gerçekleştirdiğimiz arasındaki makasın açıklığını belirleyen “denensel mesafe ayarı” yapabilme “süreç yönetiminin” temel ögelerinden biridir. Öngörme ve önlem alma disiplini, etkin bir geri-bildirim döngüsü yoksa süreçler işler halde olamaz; aksamaları önlenemez.

- Kendini yeniden üretme

Geri-bildir döngüsünden elde edilen sapmaları değerlendirerek, ince ayarlar yaparak ilerleme, birikim yeteneklerini korumanın önemli bir aşamasıdır. Bir süreç yapısı, işlevi, işleyişi, geri-bildirim döngüsü, ince ayar yapılarak ilerleme gibi kritik aşamalar bütününden oluşur.
Süreç tasarlama iş yerlerinin amentüsü ise nasıl oluştuğu, nasıl işletildiği, bileşen ve bağlamlarının ne olduğu konusunda kafa yormalıyız.

___________
(*) Süreç,belli bir sonucu yaratmaya yönelik akışlar; düzenli olarak birbirini izleyen değişim ve dönüşümlerdir.Başka bir tanıma göre süreç, aralarında bağ ve bağlantı bulunan, ilerleyen, gelişen ve ilerleyen olgulardır.