Şirketinizin işleyişine hakim misiniz?
Nasıl ki binaların mimari planları vardır, şirketlerin de vardır veya olmalıdır. Buna business design (iş tasarımı) diyoruz.
İçinde yönetim, organizasyon, iş modeli, strateji, operasyon, iletişim ve kültür gibi unsurları barındıran bu plan gelişigüzel hazırlanmış ise veya daha kötüsü hazırlanmamışsa, işiniz konjonktüre, şansa veya vizyoner bir liderin işleri iyi yönetmesine kalır. Yani sisteme değil, kişiye bağlı yönetim oluşur. Bu da yazılarımı takip edenlerin bildiği üzere, sürdürülebilir büyüme isteyen şirketler için hiç önermediğim bir durum.
İş tasarımı ihmal edilebiliyor
Bu konunun ihmal edilmesinin sebebi bilinmiyor olması. 1990’larda ortaya atıldı, bir dönem moda bir yönetim kavramı oldu, sonra yerini farklı kavramlara bıraktı.
Köşemin takipçisi olan dostlarım bilirler, ben modası geçen şeyleri yeniden ele almayı, kullanmayı, “mış gibi” değil, gerçekten hakkını vererek uygulamayı severim. Birlikte yönetim danışmanı olarak çalıştığım pek çok şirkette, 1990 veya 2000’lerden kalmış bu gizli hazineleri ortaya çıkartıyor ve kullanıyorum.
Sonuçlar inanılmaz başarılı oluyor. Çünkü herkesin gittiği yoldan gitmeyip farklı bir iş yaptığında, hakkını verdiğinde çok başarılı oluyorsun. İş tasarımı da bunlardan birisi. Strateji, iş modeli, operasyon, yönetim, organizasyon ve performansın herhangi bir şirkette birbiri ile ilişkisini, etkileşimlerini ortaya koyan, kopuklukları gideren, yön gösteren, büyük resmi tanımlayan bir araç.
İş tasarımı nasıl yapılır?
İş tasarımı yapmak için şirketin iş süreçlerini, görevleri, sorumlulukları ve ortak çalışma gerektiren alanları net olarak tanımlamak, analiz etmek, birbirleri ile olan ilişkileri ortaya koymak gerekiyor.
Bu kolay bir iş değil, çünkü ortalama büyüklükte bir şirkette dahi en alt seviyede 400-500 adet detay süreç yani faaliyet bulunabiliyor. Bu detay süreçleri gruplayarak süreçlere, süreçleri gruplayarak ana süreçlere bağlıyoruz. Sonra da tüm bu süreçler arasındaki ilişkileri bir harita üzerinde gösteriyoruz.
Bir sonraki adımda, bu süreçler bağlamında görev, yetki ve sorumlulukları netleştiriyoruz. Bunu da yine görsel olarak haritalıyoruz. En son bu haritadan organizasyon şeması çıkıyor. Yani öyle kafadan şema yapmak, şu arkadaşa burayı verelim yönetsin, bu arkadaş buradan sorumlu olsun yok. Öncesinde ciddi analizler oluyor.
İş tasarımını strateji ile yenilemek lazım
Bu aşamada gerçekleştirdiğimiz mevcut ve gerçekçi bir durum tespiti oluyor. Sonrasında işin strateji tarafı üzerinde çalışarak, şirketin ana stratejileri ve buna uygun iş modeli ortaya koyulmalı. Bu önemli bir iş ve çoğu şirkette yapılmıyor. Sadece yukarıdaki çalışmalar yetmiyor, bu çalışmanın da mutlaka yapılması gerekiyor.
Strateji geliştirmek, iş modeli ortaya koymak hakikaten odaklanma ve çaba gerektiren işler. Üst yönetim, tüm patronlar işin içinde olmalı. Ünlü bir danışman çağıralım, iki gün otele kapanalım, post it’ ler ile çalışıp stratejileri ve iş modelimizi tanımlayalım, biraz da dinlenmiş oluruz diyerek yapılabilecek bir iş değil! Bu ciddi bir iş. Hazırlığı, süreci, sonucu ile birkaç ay sürebilecek bir iş. Şirketinizin geleceği gerçekten iki günde belirlenemez.
Strateji ve operasyonu iş tasarımı ile birbirlerine bağlamak gerek
En son aşamada, stratejileriniz ve iş modeliniz ışığında, daha öncesinde tanımladığınız iş süreçlerinizin ve organizasyonunuzun revizyonu gerçekleştiriliyor. Strateji ve iş modeli ile organizasyon yapısı ve süreçler eşleşiyor. Bu bize neyi sağlıyor, gerçekçi bir hedef-performans yönetimi yapısını. Bu işleri yapmadan, çalışanlara ve departmanlara hedefler verip performans yönetmeye çalışan o kadar çok şirket var ki! İş tasarımını, yani şirketinizin mimari planını mutlaka oluşturmanızı öneriyorum.