Şirketinizi daha iyi yönetmek ister misiniz?
Bu soruya hayır diyecek kimse olmadığını düşünüyorum. O yüzden belki de doğru başlık “şirketinizi nasıl daha iyi yönetirsiniz?” olmalıydı. Önceki yazımda bir şirketin teknik kapasite (tasarım, planlama, üretim, lojistik, arge, ürge, stok yönetimi, pazarlama gibi) kadar yönetsel kapasiteye de ihtiyaç duyduğunu, bu alana da yatırım yapmak gerektiğini söylemiştim. O yazıyı okumadıysanız lütfen önce ona göz atın. Bugün o yazı üzerine sohbeti genişleteceğiz.
Teknik kapasite oyunda tutar, yönetsel kapasite oyunu kazandırır
Şirketinizin yönetsel kapasitesi rakipleriniz ile farkı yaratacak olan şeydir. Neden? Çünkü piyasadaki tüm ciddi rakipleriniz, teknik kapasite olarak size benziyorlar. Belki ölçekler fark ediyor olabilir. Öte yandan, özellikle yurt dışı ile iş yapmak istiyorsanız, belirli sektörler için bir de hem teknik kapasite, hem de ölçeğe sahip Çin firmaları var. Onlarla rekabette iş iyice zorlaşıyor. Farkı ortaya çıkartacak şey yönetsel kapasite. Bu konu, dünya genelinde sorunlu olduğu için, bu konuda gelişme sağlayan, büyük avantaj yakalıyor.
Yönetsel kapasite veya yönetim kapasitesi nedir, kısaca hatırlarsak, bir şirketin doğru stratejiler üretmesi, bu stratejileri doğru tasarlanmış bir organizasyon yapısı ve yalın iş süreçleri ile uygulamaya (execution) geçirmesi, taktik ve operasyonel kararlarda belirli bir sistematiğe sahip olunması, şirketin her seviyedeki risklerinin yönetilmesi, performansın değerlendirilmesi, yönetilmesi ve şirket operasyonlarının kontrol/denetim altına alınmasıdır. Bu işi yaparken de, değişime adapte olabilen bir kurum kültürü, etik bir çalışma ortamı ve çalışılmaktan mutlu olunan, aidiyet hissedilen, insanların öğrenme ve gelişime teşvik edildiği, inovasyona açık bir ortam oluşturabilmektir.
Bir çok şirket üretim kapasitesine, lojistiğe, pazarlamaya, ARGE’ye yatırım yapar da, bu yönetim kapasitesi dediğimiz meseleye yatırım yapmaz. Nedenleri genellikle know how, farkındalık ya da yetkin konuya bütüncül bakan danışman eksikliğidir.
Yönetim kapasitesi büyük resmi görmeyi gerektirir
Birinci koşul, yönetim kapasitesini bir bütün olarak tanımlamak ve ulaşılmak istenen seviyeyi net olarak belirlemektir. Biraz stratejik plan, biraz kalite, biraz süreç yönetimi, biraz performans yönetimi, bu şekilde ayrı ayrı çalışılan parçalar ile yönetsel kapasite oluşmaz. Mikrodan makroya, parçadan bütüne gidilmez. Bu kapasiteyi oluşturmak için tümdengelim yöntemi kullanılır. Her şirketin yönetim kapasitesini yönetecek iç ya da dış bir uzmana ihtiyaç vardır. Bu uzman, şirketi analiz eder, bir anlamda check up yapar, makro olarak mevcut durumu tanımlar. Yönetim kapasitesi için gerekli ana modeli tanımlar. Sonra büyük resimden, aşağı doğru inerek, sistem ve süreçleri bu resme göre yapılandırır. Bir anlamda kurumsal mimar gibi çalışır.
Stratejiyle başlamak gerek
Check up sonrası şirketinizde ilk iş, stratejik yönü tayin etmek, stratejik hedefler belirlemek, bu hedefleri de takip edecek sistemi oluşturmaktır. Bu patron ve tüm yöneticilerin birlikte yapmaları gereken bir iştir. Dikkat edilmesi gereken bir iştir, çünkü burada hata payınız çok düşük olmak durumunda. Sonraki aşamada, bu stratejiye uygun organizasyon yapısı ve iş süreçleri tasarlanır. Bakınız, mevcut yapı stratejiye uydurulur demiyorum. Biz, organizasyonu ve iş yapış biçimimizi yeni stratejik plana uyduracağız. Eksikleri giderecek, gerekli alanları takviye edeceğiz. Üçüncü aşama hem stratejik hem de operasyonel performansımızı değerlendirmek ve gerekirse tedbirler almaktır. Son aşama ise değişimi fark etmek, bu değişimi yönetmek ve daha iyisi değişim kaynaklı fırsatları inovasyonlara çevirerek, stratejileri güncellemektir. Bu gördüğünüz gibi bir döngüdür. Bu döngünün tam merkezinde de tüm aşamalara hizmet eden, yönetim sistemleri (iç kontrol, risk yönetimi, iç denetim, kalite, bilgi güvenliği, vb.) yer alır. Döngü bir çarksa, bu çarkın ana motoru da bu sistemlerdir. Tüm bu çark ve motorun enerjisi ise kurum kültüründen, insanlardan, finanstan ve teknolojiden gelir. Tüm bu yapıya da yönetim kapasitesi diyoruz.
Yönetim kapasitesi üstten alta yapılandırılmalı
Püf noktası budur. Ancak bu işi Türkiye’de büyük holdingler dahil çoğu şirket parçalardan bütüne doğru giderek yapmaya çalışıyor ve bu sebeple ya çok fazla efor harcıyor ya da başarılı olamıyor. Yönetsel parçaların, bütüne veya birbirlerine olan bağı kopuk oluyor. Bu da verimsizliklere sebep oluyor. Bu nedenle, bu iş adeta mimari bir proje gibi ele alınmalı, yönetsel kapasite adeta bir bina gibi tasarlanmalı. Tasarım makrodan (tepeden) mikroya (alt parçalara) doğru olmalı.
Bu noktada bolca sabır gerektiğini söylemem lazım. Şirketinizin ölçeğine göre yönetim kapasitesi birkaç ayda veya belki de birkaç senede oluşturulabilir. Sabır, doğru danışman desteğini almak, patronlar olarak projenin arkasında durmak ve tüm yönetim ekibini işin içine katmak size rakiplerinizde olmayan bu büyük rekabet avantajını kazandıracaktır.
Rakiplerden daha iyi yönetilen, insana değil sisteme bağlı, hedeflerle ve sonuçlarla yönetim sergilenen, insan hatalarının değil süreç iyileştirme, fırsatlar ve risk yönetiminin konuşulduğu, suçlama değil, sorumluluk alma üzerine odaklı, piyasaya hızlı tepki veren, değişimleri en erken yakalayan ve hızlıca aksiyon alan bir şirket olmanın yolu bu yatırımı yapmaktan geçiyor.