Şirketinizde kontrol kimde?
Sorunu yanıtı basit gözüküyor değil mi? Elbette patronda. Kurumsallaşmış, profesyonel yönetime geçmiş bir şirket ise, Genel Müdür’de. Ya da Genel Müdürle birlikte patronda mı desek? Sorunun cevabı ise şaşırtıcı. Kontrol ne patronda ne de Genel Müdürde! Şirkette kontrol, orta seviye yöneticiler olan Müdürlerde ve onların hemen altındaki yönetici ve çalışanlarda.
Kontrol nedir?
Kontrol, planlanan işlerin doğru ve verimli şekilde yürütülmesini sağlayan, şirketinizi risklere karşı koruyan bir mekanizma. Yöneticinin dört ana görevinden bir tanesi (planlama, örgütleme, yürütüme, kontrol). Bu dört ana görevin dördünücü olan kontrol, genellikle iç kontrol sistemi oluşturularak yerine getiriliyor.
Şirket içinde görev tanımları yapılması, süreçlerinizin belirlenmesi, yazılı prosedürler, birim bazında yetki ve sorumlulukların tanımlanması, hassas görevlerin belirlenmesi, personelin yedeklenmesi, limitler, onaylar, yetki devirleri ve gözetim faaliyetleri gibi işler hep iç kontrol sistemi kapsamında yürütülüyor.
Bu sistem yukarıdan aşağı desteklense de aslında aşağıdan yukarıya işliyor. Yani günlük faaliyetlerde devrede oluyor. Siz farkında olun veya olmayın iç kontrol sisteminiz hep devrede. Bunu vücudun bağışıklık sistemine benzetebiliriz. Nasıl ki siz farkında olmadan bu sistem sağlık risklerine karşı devrede ve işlev gösteriyor, iç kontrol de böyle.
Kontrol kimde?
İşte tam bu noktada, bu sistemin sağlıklı çalışması lazım. Bağışıklık sistemi örneğine dönersek, sistem sağlıklı çalışmaz ise, vücut kendisini koruyamaz. Yetersiz çalışırsa, vücut bakteri ve virüsler ve diğer bazı kötü hastalıklar ile baş edemez. Gereğinden fazla çalışırsa, bu sefer de vücudun kendi hücrelerine saldırabilir, otoimmün bir durum oluşabilir. İç kontrol sistemi de sağlıklı ve dengeli çalışmalı. Eksikliği halinde verimsizlik, hesap vermeme, suisitmal, hile ve düzensizlik oluşur.
Aşırı kontrol ise şirket çalışanlarını bunaltır, hızı keser, motivasyonu azaltır. Bu dengeyi orta kademe yöneticiler sağlar. Orta kademe yöneticiler yani müdürler, kontrolleri oluşturan ve uygulanmasını sağlayan kişilerdir. Teknik kademeye en yakın kişiler olarak riskleri ve sorunları bilirler. Bunlara tedbir alma noktasında en doğru adaylardır.
Üst yönetimin stratejik hedef ve talimatlarını uygulama noktaları olarak, hem operasyonları yürütür hem de kontrolü sağlarlar. Bu noktada iç kontrol sistemi oluşturulmuş ise sorun çıkmaz. Herkes ortak kurallar ve yazılı prosedürler dahilinde kontrolü sağlar.
Ancak iyi bir iç kontrol sistemi yoksa, kontrol savsaklanabilir. Herkes kendisine göre kontrol sağlar. Şirket içinde bazı noktalarda yetersiz, bazı noktalarda ise gereğinden sıkı kontrol mekanizmaları oluşur. Bu dengesizlik, hile, suistimal ve verimsizlikler için uygun zemin oluşturur.
Yönetim kurulu ve tepe yönetim iç kontrolü talep etmeli
Eğer orta kademe yöneticiler sahip çıkmaz ise, şirketinizde prosedür, görevler, limitler, yetkiler, sorumluluklar, onay süreçleri, iş akışları ve kontrol noktaları ya net belirlenmez ya da net belirlenmiş olsa bile çalıştırılmaz. Örneğin, periyodik stok sayımlarında sürekli fark çıkar. Önemli satın alımlar hep acil gerçekleştirilir.
Finansta tedarikçi ödeme süreçleri kurala değil, kişiye bağlı hale gelir. Üst yönetim talimatları en alta kadar ulaşmaz, ulaşsa da bunların yerine getirilip getirilmediği takip edilmez.
Her tür kural esnetilir. Patronun koydukları bile. Kontrolün tamamen kendisinde olduğunu düşünen patron veya tepe yöneticiler, operasyon tarafında genellikle büyük bir itibar kaybı ya da finansal kayıp yaşadığında şaşkınlıkla gerçek durumu anlar. İyi bir iç kontrol sisteminin oluşturulması ve sahiplenilmesi, kötü sürprizleri önleyecektir. Burada Müdürlerinize çok iş düşüyor. Onlardan “iyi kontrolü” talep etmelisiniz.