Sahte belgeci sayılma kabusu

Uygulamada şirketler bazen mali idarenin gözünde sahteci olduklarını, tarhiyat yapıldığında, müşterilerine bir takım yazılar gittiğinde, savcı ifadeye çağırdığında, vergi dairesi iade için dört kat teminat istediğinde farkına varabiliyor.

Şirketlerdeki “yaş yemedim ki karnım ağrısın“ tutumu ya da ”abdestimden şüphem yok ki namazımdan olsun“ yaklaşımı, büyüklük kompleksi, iş yoğunluğu, muhasebenin dışarıda (bazen yurt dışında) tutulması, konunun şirket dışından (hatta bazen yurt dışından) yönetilmesi, inceleme sırasında inceleme elemanının bir önceki aşama raporuna (VTR) kutsal evrak muamelesi yaparak şirketin açıklamalarına itibar etmeksizin bir şablon raporu hızlıca bitirme yaklaşımı vb. haller, konunun iyi yönetilmesinde sorun oluşturabiliyor.

Özel esaslara alınınca ne oluyor?
Şayet şirketiniz özel esaslara alınırsa, sizin fatura düzenlediğiniz şirketlere (müşterilerinize) yazılar gidiyor ve sizden aldıkları mal ve hizmetin gerçekliği ile ilgili açıklama isteniyor. Rakamlar ufaksa şirketler sizden aldıkları faturayı iade listesinden veya devreden KDV listesinden çıkararak (yani size ödediği KDV kadar zarara girerek) konuyu kapatabiliyor.

Bu durum şirket repütasyonu açısından oldukça sorunlu. İyi yönetilmezse müşteri kayıplarına yol açıyor.

Vergi iadeleri ve mahsuplarınızı artık dört kat teminat vererek alabilecek hale geliyorsunuz.

Şayet inceleme elemanı düzenlediği raporda şirketiniz için sahte belge düzenledi ya da bilerek, isteyerek sahte belge kullandı sonucuna varırsa bir de yönetim kurulunuz ceza davasında yargılanıyor.

Bu listeye kolay giriliyor ancak özellikle sizin hakkınızda rapor yazılmışsa çıkmak zaman alıyor.

Bu nedenle de başlangıçta listeye girmemek için elden gelen çaba sarf edilmeli. 

Matrah artırımı yapılmışsa
Şirketler, kurumlar ve KDV açısından matrah artırımında bulunmuşlarsa artık bir şey olamayacak yanılgısı içindeler. 

Oysa KDV iadesi ve devreden KDV açısından inceleme yapılabiliyor. İlgili dönemde matrah artırımı sizi başkasının incelemesi nedeniyle belki özel esaslara alınmaktan koruyor ancak siz incelendiğinizde, sizin hakkınızda sahteci sonucuna varılırsa iş değişebiliyor. Yani matrah artırımı da korumayabiliyor.

Ne zaman camı kırıp kırmızı düğmeye basmalı?
1. Şayet yapılan inceleme sırasında sorulan sorulardan, şirketinizin sahte belge düzenleyicisi olduğu şüphesi altında olduğunu anlamışsanız.
2. Şayet inceleme elemanı, sizin mal veya hizmet aldığınız bir şirketle ilgili sahte belge düzenleyicisi olduğu iddiası ile rapor düzenlendiği bilgisi veriyor ve soruları ile şirketinizin sahte belge kullanıp kullanmadığını anlamaya çalışıyorsa.
3. Müşterilerinize vergi dairesince yazı yazılmış ve sizin faturalarınızın gerçekliği sorgulanıyorsa.
4. İnceleme, sürmekte olan bir davada dile getirilen hususlar nedeniyle Cumhuriyet Savcılığı’nın isteği üzerine başlamışsa.
5. Mal veya hizmet satın aldığınız bir şirketle ilgili olarak size, aldığınız mal veya hizmetin gerçekliğini açıklama talebiyle bir yazı geldiyse.
6. İnceleme arama ile başlamışsa.
7. İnceleme şikayet üzerine başlamışsa, ortada normal dışı bir durum var demektir.

Bu vb. göstergeler varsa hemen alarm düğmesine basın.

Alarm protokolü devreye girmeli
Ben burada böyle bir protokolde neler olmalı listelemeye çalışacağım.
1. Şirket yönetim kurulu durumdan haberdar edilmeli.
2. Bir grup şirketi ise grup merkezinde bu tür konular için önceden belirlenmiş kişiler (örneğin gurup CFO’su, hukuk bölüm başkanı, vergi direktörü vb.),
3. Şirketin CFO ‘su,
4. Şirketin YMM’si,
5. Şirketin avukatı, bilgilendirilmelidir.

Alarm Çalınca Ne Olacak?
1. Bu tür durumlarda ilk akla gelen ödemenin banka kanalıyla, faturayı düzenleyen şirkete yapılmış olması, elde var bir mahiyetinde, zaten aksi düşünülemeyecek başlangıç noktasıdır.
2. Şirketin tüm birimlerinde, problemli satıcı şirketin varlığı, malın ya da hizmetin o şirketten alındığını ortaya koymaya destek olacak her türlü doküman faydalı olacaktır.
a. Sipariş sürecine ilişkin yazışmalar.
b. İhale ile temin edilmişse ihale sürecine ilişkin her türlü yazışma.
c. Kalite kontrol süreci çalışmaları.
d. Tedarikçi kabul aşaması yazışma ve belgeleri.
e. Taşıma belgesi. Taşıyan aracın plakası. Malı teslim alan ve veya edenin isim ve imzaları.
f. Kantar fişleri.
g. Depo teslim tutanağı.
h. Teslim tesellüm makbuzları.
ı. Reddedilen, iade edilen ürünlere ilişkin belgeler.
i. Satıcının sorumluluğunda olan bir kısım tamir, bakım vb işler.
j. YMM nin satıcı şirketle yaptığı tutanaklar.
k. Fotoğraf, video vb görseller.
l. Güvenlik kamera kayıtları vb.
3. Şirketteki iş akış şemaları gözden geçirilerek, tüm departmanlardaki kayıt sistemleri ve yazışmalar da göz önünde tutularak dipli bucaklı bir çalışma yapılmalı.
4. Konu tek elden yönetilmeli ve inceleme elemanının sorduğu sorulara, öncelikli iş muamelesi yapılıp, her yönüyle dört başı mamur cevaplar verilmeye çalışılmalı.
5. Özel esaslara alınmış iseniz, şirket müşterilerine sizinle ilgili yazı gidebileceği için onlara yapılacak açıklamalar hazırlanmalı, tek elden, standart, müşterilerinizi teskin edici bilgi verilmeli, müşteri özel esaslar iletişim yönetimi programı devreye sokulmalı.
6. KDV iadesi alıyorsanız bir süre (listeden çıkana kadar)sorun yaşayacaksınız. Bankanızla yüksek teminat ( 4 kat) verebilme hususunu konuşmalısınız.
7. Sorunlu şirketle ilişkinin zamanaşımı içindeki büyüklüğü tespit edilmeli.
8.Tüm yıllar için belge, bilgi toplanma süreci başlatılmalı.
9. Sorunlu şirketle ilişki kurulup bilgi alınmalı.
10. Sorunlu şirketle ilişki devam ediyor ve devam edecekse ileriye dönük daha detaylı, farklı ne gibi belgeler alınabilir bakılmalı.
11. KDV stopaj sistemine geçiş düşünülmeli, araştırılmalı.
12. İnceleme sırasında yapılacak açıklamalar, verilecek belgeler, tutanakta yer alacak ifade ve tutanak eki belgelerde olabildiğince detaya yer verilmeli.
13. Şirketlerde çok sayıda e tebligat kazasına şahit oluyoruz. E tebligat kontrolü işten ayrılmalar, tatil ve hastalıklar da gözetilerek sürekli kontrol edildiğinden emin olunmalı.

Şirkette nasıl bir sistem kurmalı ki sonradan daha rahat savunabilelim? Özel esaslardan nasıl çıkılır? Maliye mahkemenin özel esaslardan çıkarılma kararına rağmen KDV iadesinde halen neden yüksek (dört kat) teminat mektubu istiyor?

Daha üzerinde durulacak çok konu var. Yeri geldikçe, bu satırlar el verdikçe üzerinde duracağız.