Raporlamada iki önemli sorun
Bir anı
Laf lafı açtı. Genç profesyonel arkadaş konuştu. Önce bir büyük şirkette çalışmıştı. "O çalıştığım şirkette rapor yazma çok önemliydi. Hatta bize iki günlük eğitim bile verdiler. Eğitime katıldıktan sonra rapor yazmanın o şirketteki önemini daha bir anladım. Bir rapor en son haline gelinceye kadar günlerce uğraşırdık. Raporu yazar, yöneticime sunardım. O da yöneticisine yollamadan önce kendine göre düzeltmeler yapardı. Örneğin, buraya çubuk grafik değil de pasta diyagram koyalım derdi. Gereken değişikliği yapar, tekrar yollardım. Tamam artık oldu derken bu kez, şu grafikte bu renk olmasın da, şu renk olsun diye bir yorum getirirdi. Rapor üst yönetime ulaşıncaya kadar gider gelirdi. Sonra bir baktım, şirkette insanlar raporun içeriğinden çok biçimi ile ilgileniyorlar. Bu beni rahatsız etmişti. Ama rapor yazmayı öğrenmiştim, yazmaya alışmıştım" dedi.
Şu anda çalıştığın şirkette durum nasıl diye sordum genç profesyonele. Şöyle cevap verdi: "İşe başladım, benden rapor yazmamı isteyen olmadı. Ama ben rapor yazmaya alışmışım ya;onlar istemesin, ben yazayım deyip yazmaya başladım. Fakat burada da diğer şirkete göre daha değişik bir şey oldu. Aslında hiçbir şey olmadı. Raporumu yolluyorum, ama yukarıdan tık yok; geri bildirim yapılmıyor. Merak etmeye başladım. Acaba raporumu okuyorlar mı? Okuyorlarsa beğeniyorlar mı? Onlardan bir şey gelmeyince ben gidip sordum. Raporumu alıyorsunuz, var mı raporla ilgili bir isteğiniz? Bir ufak öneri geldi. Şu diyagramda yüzde değil de, gerçek rakamları görmek daha iyi olabilir dedi birisi."
Raporda içerik
Yukarıdaki anı, rapor konusunda iki önemli sorunu gündeme getirmektedir. Bunlardan birisi içerik ve biçim, diğeri ise geri-bildirim konusudur. Önce içerik ve sunum konusuna değineceğim.
Rapor bir iletişimdir. Raporu ya bilgi vermek, ya da bir fikri savunmak için yazarız. Burada iki önemli boyut söz konusudur: İçerik ve biçim. Yani ne söylüyorsunuz ve nasıl söylüyorsunuz meselesi. Önce ne söyleceğimizi dökeriz ortaya, sonra nasıl söyleyeceğimize karar veririz. Biçim, içeriğin paketlenmesidir. İçeriğin ziyan edilmemesi, en anlaşılır biçimde paketlenip sunulması gerekir. Ne tip grafik çizilecek, ne tür renk kullanılacak türünden konular biçime girer.
Evet biçim önemlidir, ama önemi içeriğin önüne geçmemelidir. Fakat bu gösteriş dünyasında biçim hep öne geçmektedir. Biçime düşkünlük bazen içerik zayıflığından da ileri gelebilir. İnsanlar aynı şeyi daha nasıl allayacağız, pullayacağız diye makyajla uğraşırlar. Bakarsınız yönetici sadece nokta ve virgül ile raporun biçimi ile didişir. Kim bilir, belki de yöneticinin kapasitesi sadece biçimle didişmeye yetmektedir.
Geri bildirim
Rapor iletişimdir demiştik. Tek yönlü iletişim ise sağlıklı değildir. Kişi, yazdığı rapora yanıt bekler. Bir geri-bildirim almak ister. Yanıt gelmeyen bir yere habire bir şeyler yazarak yollamak karanlığa bağırmak gibidir. Bazen bağırası gelir insanın "Orda kimse var mı?"
Raporu alan yöneticiye büyük görev düşer. Yönetici, kendisine yapılan bu iletişime geri-bildirimde bulunmak zorundadır. İçerik öncelikli olmak üzere, raporun değerlendirmesini yapmalıdır. Yapmazsa ne olur? Raporu yazan kişi acaba yazdıklarım okunuyor mu diye şüpheye düşer. Emeklerinin boşa gittiğini düşünmeye başlar. Motivasyonunu yitirir, hevesi kaçar. Bunun sonucunda da gelen raporların kalitesi düşer. Hele rutin verilen bir raporsa kişiler yaptıkları işten bile soğuyabilirler. Yönetici, takımının moral hocasıdır. Onlara her an yol gösteren, teşvik eden kişidir. Rapora anlamlı geri-bildirim çalışanın moralini ve raporların kalitesini yükseltir.
Sonuç
Rapor iş dünyasında önemli bir iletişim aracıdır. İletişimin anlaşılır olması için biçim önemlidir. Ama biçime takılıp, içerik unutulmamalıdır.
Eğer raporda istenen bilgi önemli değilse, işe yaramıyorsa, çalışandan rapor yazması istenmemelidir. Ama çalışandan rapor isteniyorsa, en az yazanın gösterdiği özenle okunmalı ve gereken geri bildirim yapılmalıdır.