"Bütçe yapma" tarzı ve kendimize tutulan ayna
"…Ben bunları bütçe yapmanın Pazarlık ve Anlaşma Yaklaşımı ve Yapmacık Anlaşma yaklaşımı olarak adlandırıyorum. Bu dinamikler sadece büyük kurumsal bürokrasilere özgü bir şey değildir. Çalıştığınız şirketin büyüklüğü ne olursa olsun, bu iki yaklaşımdan biri, belki ikisi de, size muhtemelen çok tanıdık gelecektir. Dünyanın dört bir yanındaki soru-yanıt toplantılarında bu yaklaşımlardan söz edildiğine, bunlara fiilen her ülkede, sadece birkaç yüz insan çalıştıran şirketlerde, hatta kendilerine girişimci diyen kuruluşlarda bile rastladım. Kötü bütçe işte bu kadar sissidir;her yere sızar ve süreç olarak kurumsallaşır. Dinleyicilerin kemikleşmiş bütçe sistemlerinden yakınmalarına ve bıkkınlığın getirdiği sessizlikle, 'Eh, ne yapalım, bu iş böyle yapılıyor' sonucuna varmalarına bu kadar sık rastlanması insanı şaşırtıyor.
Oysa böyle durumlara düşmek şart değil. Ama bunun için önce sözünü ettiğim bu öldürücü dinamiklerden kurtulmak gerekir. Bu dinamiklerin daha yaygın olanı Pazarlıkçı Anlaşma'dır.
Bu süreç stratejik planın mürekkebi kurumadan başlar- yani, sahada yürütülen işler bir sonraki yılın o zahmetli ve çok ayrıntılı finansal planlarını aşağıdan yukarıya doğru yapılandırmaya başladığında. Bu planlar birkaç ay sonra genel merkezde yapılacak olan Büyük Bütçe Toplantısına sunulacaktır. Rakamlar -maliyetlerden fiyat varsayımlarına kadar- her şeyi kapsar.
Sahada çalışan insanlar, kafalarındaki bütün varsayımlarla, açıkça belirlenmemiş olsa bile, şöyle bir tek hedef için çalışırlar: Risklerini asgariye indirirken ikramiyelerini azamiyi çıkarmak. Bir başka deyişle ,onların işin özünde yatan ateşleyici misyonları, kendi önlerine, ulaşabilecekleri ve mutlak olarak inandıkları ve olumlu buldukları hedefleri koymaktır.
Neden? Çoğu şirkette insanlar bütçeyi tutturdukları için ödüllendirilir. Bütçeyi tutturamadığınızda hırpalanırsınız ya da başınıza daha kötü şeyler gelir. O nedenle insanlar kendi bütçe rakamlarını olabildiğince düşük tutmaya çalışırlar. Bütçelerinin katmerleşmiş tutuculuklarla dolu olmasına o yüzden şaşmamak gerekir."
Benim değişik işyerlerinde çalıştığımı bilen okuyucu, yazının bu noktasına gelinceye kadar, "…yine yaşadıklarından bir kesit sunuyor" diye düşünmüş olabilir. Ödünç aldığım beş paragrafta benim tek bir sözcüğüm bile yok.
Meraklısı Jack Welch'e
başvursun
Meraklı olanlar Jack Welch ve Suzy Welch'in birlikte hazırladıkları "Kazanmak İstiyorsanız" adlı kitabına başvurabilir. Ahmet Kardam'ın dilimize aktardığı ve Zülfü Dicleli'nin yayına hazırladığı Optimist yayınlarının piyasaya sunduğu kitabın 12'inci bölümü "bütçe" konusuna ayrılmış.
Şişecam Topluluğu'nda uzun yıllar planlama bölümünde çalıştığımız için, plan ve bütçe çalışmalarının tam odağında bulundum. Her iş yerinde olduğu gibi, biz de kurumda yaptığımız işi sorgulardık. Eksik bulduğumuz hususları kendi aramızda tartışır; üst düzey yönetim toplantılarında da görüşlerimizi açık sözle aktarırdık.
Birlikte çalıştığımız arkadaşlar şu itirazımı anımsayacaklardır: "…Bütçe bir amaç değil; araçtır. Bütçe işyerinin tüm potansiyellerini en üst düzeyde değerlendirmenin aracıdır. O nedenle, bütçe hedefleri aşılmaz; o hedeflere yaklaşılır. Eğer hedefler aşılmışsa mutlaka sorgulanmalıdır: Öngörülenden yüksek bir talep mi ortaya çıkmıştır; bu talep patlaması niçin öngörülememiştir? Tesis kapasitesinin kullanımında, yıl içinde hiç akla gelmeyen bir modernleşme mi gerçekleştirilmiştir? Olağanüstü bir yönetim buluşu mu yapılmıştır? İşgücü profili radikal bir değişmeye mi uğramıştır? Vb. daha bir dizi sorunun net yanıtları aranmalıdır. Hedefleri tutturma ve aşma koşulları sorgulanmadıkça, insanlar muhafazakar hedefler belirler; kapasite ve teknik olanaklar gerektiği gibi kullanmaz. Biz bütçe aracını sorgulamalıyız!"
Bazıları bu eleştiriyi üstüne alınır; hemen savunmaya geçerdi.
Şimdi anlıyorum ki, bütçe konusundaki hastalıklar sadece bize özgü değilmiş… Eğer bir işyerini yönettiğinizi iddia ediyorsanız; "Kazanmak İstiyorsanız" adlı kitabı okumanızı isterim… Doğrularımıza destek bulabileceğimiz gibi, yaptığımız yanlışlarla da yüzleşebileceğimiz sayısız örnek var kitapta.