Pareto ile zaman yönetimi

Muhammed Satılmış - Ekonomist

Zaman insanların sahip olduğu en önemli kaynaklardan birisidir. Bu kaynağı iyi kullananlar hem başarılı olmakta ve hem de mutlu olmaktadır. İş hayatında ve özel hayatta zaman yönetimi konusunda çok fazla sorun yaşanmaktadır. Birkaç örnek vermek gerekirse; işler zamanında yetişmez, bazı programlara ve sunumlara yeterince hazırlanılmaz, eğitim gelişim programları ertelenir veya hiç gerçekleşmez, toplantılar uzar, randevulara geç gidilir, aileye yeterince vakit ayrılmaz, çocukların okul gösterilerine anne ve babalar vakit bulamaz, listeyi uzatabiliriz. Herkes buna benzer bazı sorunlar yaşamıştır ve üzüntü verici olanı bu durumun devam etme temayülüdür.

Peki, ne yapılabilir?

Kurumlarda zaman yönetimi çok önemsenir, bir zincirin halkaları gibi herhangi bir yerdeki verimsizlik veya gecikme herkesi etkiler. Pek çok insan bu konuda eğitime tabi tutulur, bu konuda pek çok kitap yayınlanmıştır. Uygulaması çok kolay ve kısa sürede netice alabileceğiniz Pareto ile zamanı yönetmeyi paylaşacağım.

Pareto Kuralı İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilmiştir. 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto Kuralı “hayatımızdaki sonuçların %80’inin zamanımızın %20’sinde gerçekleştiği, kalan %20’nin ise zamanımızın %80’inde gerçekleştiği” teorisine dayanmaktadır. Pareto kuralını iş dünyasına uyarlayan Richard Koch “80/20 Prensibi” ve “80/20 Bireyi” kitaplarının yazarıdır. Pek çok örnekle de kural desteklenmektedir. Bazı örnekler:

– İnsanlar başarılarının %80’ini zamanlarının %20’sinde gerçekleştirirler.
– Ürünlerin %20’si cironun %80’ini oluşturur.
– Müşterilerin %20’si satışların %80’inin oluşturur.
– Hammaddelerin %20’si toplam maliyetin %80’ini oluşturur.
– Milli gelirin %80’i toplumun %20’si tarafından elde edilir.
– İlişkilerimizin %20’sinde mutluluğumuzun %80’ini yaşarız.
– Satışların %20’si karın %80’ini sağlar.
Yukarıdaki 80 ve 20’ler büyük kısım ve küçük kısım olarak algılanmalıdır. Yukarıdaki örneklerin gerçekte nasıl olduğu araştırıldığında 70-30, 75-25, 85-15, 90-10 gibi sonuçlar çıkabilir.
Şimdi Pareto kuralının zaman yönetiminde nasıl kullanılabileceğine geçelim.

“Pareto Kuralı bize %20’ye odaklan ve öncelik ver” mesajını vermektedir. Çünkü sonucun %80’i buradadır.

Bazı örneklerle kuralın uygulamasını açıklayalım. İşiniz gereği satışların artması performans göstergesi ise vaktinizin önemli bir kısmını müşteri ziyaretine ayırın. İş yerinde yöneticinize raporları zamanında ulaştırmak çok önemli ise her zaman rapor hazırlama ilk sıradaki işiniz olmalı. Çalışanların kuruma aidiyetinde sorun yaşıyorsanız onlarla birlikte olmaya ve onları dinlemeye daha çok zaman ayırın. Seyahat ettiğinizde kendinizi iyi hissediyorsanız, boş vakitlerinizde önceliğiniz yeni yerler görmek olmalı. Aile içi iletişimin azalmasıyla ailenizdeki huzurun da azalmaya başladığını düşünüyorsanız, eşinize ve çocuklarınıza daha çok vakit ayırın. Geç saatlere kadar çalışıyor, ailenizle nitelikli vakit geçiremiyorsanız ve bu durum geçici değilse işinizi sorgulayın.

Kural pek çok alanda kullanılabilir ve önemliyi gözden kaçırma riskini azaltabilir. Kendinize şu soruyu sorun, düşünün ve cevaplayın:

“Zamanımın %20’sinde gerçekleştirdiğim benden beklenen sonuçların %80’ini oluşturan işler nelerdir?” Hem iş hayatı hem de özel hayatınız için yapacağınız tespitlere şaşırabilirsiniz, önceliklerinizi buna göre değiştirirseniz çok farklı bir döneme gireceğinizden emin olun.
Yukarıdaki uygulamayı deneyen bir yönetici hayretler içinde şunları ifade etmiştir: “Benden beklenenleri düşündüğümde, yaptığım bazı işlerin benden beklenmediğini ve çok fazla vaktimi ayırdığım bazı işlerin ise başarıma hemen hemen hiç katkıda bulunmadığını keşfettim. %20’lik listemi yaparken çok önemli ancak işlerim arasında kaybolmuş, hiç sıra gelmeyen, çok az vakit ayırdığım işlerimi gördüm. Şimdi çok rahatım, ailem de çok mutlu, çünkü ailemle de daha fazla birlikte oluyorum.”

Yaşlı bir amca ile geçmişini, hayatını konuştuk. Yapmak istediğiniz, yapamadıklarınız oldu mu diye sordum. “Olmaz mı” dedi, hiç düşünmeden. “Gençliğimde önem verdiğim çok şeyin önemsiz olduğunu ancak yıllar sonra anladım” dedi, eliyle yukarıdan aşağıya vücudunu işaret ederek, “ama iş işten geçti” dedi gülümseyerek.

Öyleyse hiç vakit kaybetmeden “Zaman yönetiminde Pareto”yu uygulayalım, “iş işten geçmesin”