Önce zamanımızı yönetmeyi öğrenmeli

Çoğu zaman saatlerce bilgisayar başında zaman geçirmemize rağmen gün sonunda kendimizi verimsiz hissediyor, gerekli olan hiçbir şeyi gerçekleştirememiş olduğumuzu düşünüyor ve saatlerin nasıl da öylesine geçtiğine şaşırıyoruz. Günü planladığımız gibi bitiremiyor, aklımızda olmayan, çok fazla vaktimizi alan, ne kendimize ne de işimize herhangi bir katkısı olmayan “ıvır zıvır” işlerle uğraşıyoruz. “Artık bu durumu bir düzene sokacağım” desek de yapamıyor, zamanımızı istediğimiz gibi etkin kullanamıyoruz.

Gerek iş hayatımızda gerekse özel hayatımızda hedeflerimize ulaşabilmemiz için ilk yapmamız gereken; bizim için gerçekten önemli olanla olmayanı, bize yarar sağlayanla sağlamayanı birbirinden ayırt etmek. Farkındalığımız yükseldiğinde ve sistematik bir şekilde konuya yaklaştığımızda etkin sonuçlar almak mümkün olabiliyor.

Harvard Business Review’da yer alan “Make time for work that matters” başlıklı yazıda Julian Birkinshaw veJordan Cohen son üç yıl boyunca üzerinde çalıştıkları bu konudan bahsetmişler. Çalışma kapsamında Avrupa ve ABD’den sekiz farklı sektörden, 39 firmanın, 45 bilgi çalışanı üzerinde detaylı analizler yapılmış. Araştırma süresince çalışanların zamanının yaklaşık yüzde 41’ini çok az kişisel tatmin sağlayan ve kolaylıkla başkaları tarafından da yapılabilecek işlere harcadıkları fark edilmiş. Yöntem, 15 yönetici üzerinde denendiğinde masa başı işlerden haftada altı saat kadar, toplantılardan ise haftada iki saat kadar tasarruf edildiği görülmüş.

Verimlilik için cevap basit: Önemsiz işleri ele ve delege et, katma değerli olanlara odaklan. Ancak bu basit cümleyi hayata geçirebilmek için iyi bir analiz, kararlı bir duruş ve planlama gerekiyor.

Analiz şu aşamalardan oluşuyor:

-Gün içerisinde tamamlamak zorunda olduğunuz beş görevi alt alta yazın.

-Her gün bu aktivitelere yaklaşık ne kadar zaman ayırdığınızı belirleyin.

-İlk aşamada yazdığınız beş görevi de sırasıyla ve tek tek şu sorular ışığında değerlendirin.

Bu aktivitenin firmaya değeri ne kadar?: Yöneticinizle performansınız hakkında görüştüğünüzü, yaptığınız işleri birlikte gözden geçirdiğinizi varsayın. Görüşmede söz konusu görevi ön plana çıkarır mısınız? Bu iş için harcadığınız zamanı yeniden düzenlemek ister misiniz?

a.Firmanın genel hedeflerine belirgin bir katkısı var.

b.Orta derecede katkısı var.

c.Çok az katkısı var.

d.Olumlu olumsuz hiçbir katkısı yok.

e.Firmanın hedeflerini olumsuz etkiliyor.

Bu aktivite ne kadar önemli?: Bir sorun yaşadığınızı ve işe iki saat geç kaldığınızı düşünün. Bu aktivite sizin için öncelik mi olurdu yoksa erteleyebilir miydiniz?

a.Hayati bir aktivite-en önemli önceliğim olurdu.

b.Önemli bir aktivite- bugün yapılması gerekiyor.

c.Önemli sayılabilecek bir aktivite-bugün yapmış olmayı tercih ederim.

d.Tercihe bağlı bir aktivite. Eğer vaktim kalırsa halletmek isterim.

e.Çok da önemli olmayan bir aktivite. Vazgeçebilirim.

Bu aktiviteden kişisel olarak ne kadar değer yaratıyorsunuz?: Finansal bakımdan bağımsız olduğunuzu ve hayalinizdeki işi oluşturduğunuzu hayal edin. Bu görevi keyif aldığınız için yapmaya devam eder miydiniz?

a.Kesinlikle yapmaya devam ederdim. İşimin en eğlenceli kısmı.

b.Büyük ihtimalle devam ederdim, bu aktiviteden keyif alıyorum.

c.Emin değilim. Olumlu ve olumsuz yanları var.

d.Büyük ihtimalle vazgeçerdim. Yorucu buluyorum

e.Kesinlikle vazgeçerdim. Bunu yapmaktan hoşlanmıyorum.

Bu aktiviteyi başkasına devretmeniz ne kadar kolay?: Üç aylığına bazı işlerinizi iş arkadaşlarınıza aktarmanız gerektiğini varsayın. Bu görevi azaltır mıydınız, delege eder miydiniz yoksa tutar mıydınız?

a.Kendim yapmalıyım. Bu sadece benim yapabileceğim  hayati bir aktivite

b.Sahip olduğum yetkinlikler ve diğer işlerimle bağlantısı nedeniyle en iyi benim tarafımdan yapılabilecek önemli bir görev

c.Bu önemli bir görev. Ancak iyi bir organizasyonla yanımda çalışan birileri tarafından da halledilebilir.

d.Bu aktivitenin yapılması gerekiyor ama çok da tecrübeli olmayan birisi tarafından da halledilebilir.

e.Önemli bir aktivite değil, azaltılabilir.

Dilerseniz http://hbr.org/web/2013/08/assessment/make-time-for-work-that-matters adresinden değerlendirmelerinize yönelik yorum da alabilirsiniz. Ancak yukarıdaki gibi bir analiz yaptığınızda başkasının değerlendirmesine bile ihtiyaç duymadan, önemli ile önemsizi ayırt etme konusunda önemli bir adım atacaksınız diye düşünüyorum.