Ölçmenin püf noktaları

Bazen keşke gazetenizde yazmaya karar verdiğim zaman “Günlük olaylar hakkında yazmam” demeseydim diyorum. Çünkü günlük gelişmeler heyecan verici ve eğlendirici yazılar yazmaya olanak veriyor. Söz gelimi günümüzün seçim ekonomisindeki önümüzdeki dönemin geçim ekonomisinin gırtlağını sıkacak gelişmeler. Ama yazmam dedim bir kere. Onun için iki hafta önce tartışmaya başladığım konuyu: Performans değerlendirmesi sistemleri konusunu didiklemeye devam edeceğim. Aslında bu konuda sohbetin tam zamanıdır. İşleriniz mutlaka çok iyidir ve böyle gider umarım ama, eğer ileride sıkıntılar bekliyorsanız bu tür sistemlere(1) geç kalmadan yatırım yapmanın sırasıdır.

Popüler bir makalede(2) yazarın biri performans değerlendirmesi sistemleriyle ilgili 50 sorun sıralamış. Bu elli sorunu size aktarırsam maazallah bir daha değerlendirme yapmazsınız. Onun için sizlere bu elli sorunun dört başlık altında toplanmış bir özetini sunacağım. Bir kaybımız da olmayacak çünkü gerçekten de literatürdeki sorunlar bu dört temel hatadan çıkarılmışlardır.

1) Performans ölçüm sisteminin yanlış ve geçersiz olduğu haller

Öncelikle ölçü sisteminiz doğru ve geçerli olmalıdır(3). ‘Doğru’ ölçüm sistemleri öncelikle neyin neden ölçüldüğünün entegre bir çerçevede açıklanabildiği sistemlerdir. Başka bir deyişle doğru sistemler nelerin ölçüleceğinin seçimini ‘nedensel-causal’ bir modele göre yapan sistemlerdir. Bu işletmeler herhangi bir şeyin neden ölçüldüğü bildikleri gibi ölçüp de ne yapacaklarını da bilirler. Böyle işletmelerde “Bunu neden ölçüyoruz” sorusunun açık ve mantıklı bir cevabı vardır. İkincisi, doğru sistemlerin ölçütleri ‘güvenilir’ olurlar. Güvenilir ölçüt demek önce-sonra ölçümlerde; ölçümdeki benzer sorulara verilen cevaplarda ve değişik zamanlarda değişik kişilerce yapılan ölçmelerde tutarlı sonuçlar üreten ölçüt demektir. Üçüncüsü, doğru sistemlerin ölçütleri aynı zamanda geçerli ölçütlerdir. Geçerli ölçüm sistemleri ‘ölçüyorum’ dediği şeyi ölçen ölçütler kullanan sistemlerdir. Uzun lafın kısası doğru ölçme sistemlerinde “Neyi ölçmemiz gerek?” “Ölçüp de ne yapacağız?” sorularının cevapları açıkça bellidir. “Bunu nasıl ölçeceğiz” sorusu da ölçütlerin doğruluğu ve geçerliliği bağlamında sınanmıştır.
Bu soruların cevaplarını bulmak hiç kolay değildir. Eğer elinizde soysal bir işletme modeli yoksa hayatta bu cevapları bulamazsınız. Daha doğrusu bulduğunuzu sanırsınız ama elinizdeki sistem pek bir işe yaramaz. Bu konuda size yardımcı olacak bir çerçeve paradigmayı örgüt elemanlarının performanslarının işletmenin hedefine yaklaşmasına ve işletme işlevlerinin amaçlarına ulaşmalarına katkıları cinsinden değerlendirilmeleri gerektiğini söyleyerek sunmuştum.

2) Performans değerlendirme sisteminin ölçme, kıyaslama ve değerlendirmeyi birbirine karıştırdığı haller

Performans sistemlerinde önemli bir nokta da sistemin ölçme, kıyaslama ve değerlendirmeyi birbirinden kesin olarak ayırt edebilmesidir. Ölçme bir fiziki nesnenin bir veya bir kaç özelliğinin büyüklük, uzunluk, ağırlık, hacim, sıcaklık, soğukluk, hız, vs., cinsinden tanımlanmasıdır. Genellikle fiziki nesneleri tanımlamakta kullanılan ‘ölçme’ terimi fiziki olmayan, soyut kavramlar için de kullanılır. Önce performans denilen şeyi ölçecek enstrümanlar geliştireceksiniz. Daha sonra ölçümden elde ettiğiniz değerlerin kabullenilmiş bir standart veya ‘önceki’ bir değerle karşılaştıracaksınız. Öğrencilerin dönem sonu not ortalamalarına göre sıralanmaları kıyaslamadır. Ölçme ve kıyaslamaya oranla en az anlaşılmış süreç değerlendirmedir. Değerlendirme kelimesinin içindeki ‘değer’ kelimesi bir yargıya işaret eder. Yani değerlendirme ölçüm hakkında iyi-kötü, uygun-uygunsuz, geçerli-geçersiz, yasal-yasadışı, faydalı-zararlı gibi değer yargıları yapmak anlamına gelir. Bir öğrencinin dönem sonu not ortalamasının sınıf ortalamasının altında olduğu için o desten sınıfta bırakılması bir değerlendirmedir.

3) Performans değerlendirme sistemlerinin yetersiz ölçüm enstrümanları kullandıkları, enstrümanlardan elde edilen ölçütlerin özelliklerinin yanlış tanındığı ve bunlara uygun analiz tekniklerinin uygulamadıkları haller

Ölçümlerle yapılacak analizlerde kullanılacak tekniklerin seçiminde dikkatli olunması gerekir. Ölçme nominal, ordinal, aralık ve oranlı ölçekler kullanılarak yapılır. Bildiğimiz matematiksel ve istatistiksel analiz tekniklerinin altında ölçümler hakkında varsayımlar vardır. Söz gelimi aritmetik ortalama sadece elinizde aralık veya oranlı ölçek varsa hesaplanabilir. Soyut kavramların ölçülmesine kullanılan enstrümanlar hemen hiç bir zaman aralıklı ve oranlı ölçekler üretmezler. En basit ölçek olan nominal ölçek sık kullanılır. Bunu bilmezseniz nominal ölçek kullanarak (Müslüman=0, Musevi=1, Hristiyan=2) dini ölçtüm der ve de bir ortalama hesaplayarak ortalama din (0+1+2)/3= 1 yani Museviliktir dersiniz. “Yok artık!” demeyin kasten aşırı bir örnek verdim. Ama bu tür saçmalamalara çok sık rastlanır.

4) Performans değerlendirme sistemlerinin maliyet-yarar analizinin yapılmadığı veya yanlış yapıldığı haller

Ölçü sistemlerinin kurulum ve kullanımı bedava değildir. Maliyetleri vardır. Sistem maliyetlerinin bir kısmı sisteme direkt olarak harcanan paralardan oluşurlar. Bu paralar bazen danışmanlık firmalarının pazarladıkları sistemlerin satın alınması ve uygulamaya sokulması için ödenenler bazen de danışmanlara ödenen ücretlerle ilgili paralardır. Bu ödemeler oldukça ciddi meblağlara da kolaylıkla ulaşabilir. Bu maliyetlere bir de uygulama maliyetlerini eklemek gerekir. Ufağından büyüğüne her ölçüm sisteminin uygulanmasının bir maliyeti vardır. Ölçen, ölçülen, ölçümleri tutan, işleyen, raporlayan, ölçülene ölçü sonuçlarını anlatan örgüt elemanları bu sistemlere bazen ciddi vakit ayırmak zorunda kalırlar. Ben bunun hesabını yapan işletme görmedim ama “Rapor doldurmaktan iş yapamıyoruz” şeklinde şikayeti çok duydum. Bu maliyetleri göz önüne alarak ölçü sistemlerinin maliyet-yarar analizinin de yapılması gerekir.
ABD’de yapılan bir araştırmaya(4) göre performans değerlendirme sistemlerinin %90’ı yetersiz bulunmuş. Demek ki şu yukarıda yazdıklarım ya bilinmiyor, ya da çözümünü bulamamışlar. Peki çözüm yok mu ki bulamıyorlar. Olmaz olur mu. Var elbette. Siz iki hafta önce dikkatlerinize sunduğum çerçeveye bir kez daha bakın. Her sorunu çözmez ama iyi bir başlangıç yapmanızı sağlar.

Ölçecekseniz sizlere doğru işi doğru yapacak feraset, ölçülecekseniz sizi ölçenlere izan, insaf ve mantık dilerim.

Sağlıcakla kalın.

-------------
(1) Burada kanuni açıdan zorunlu olan muhasebe defterleri gibi ölçüm sistemleri dışında kalan işletme yönetimine “bilgi” üreten sistemlerden bahsediyorum.
(2) John Sullivan, The Top 50 Problems With Performance Appraisals, Talent Management and HR, TLNT, 31 Ocak, 2011
(3) _ Bu konuda istatistikte ölçümler için kullanılan ‘validity-‘reliability’ kavramlarına benzer kavramlar kullanılmaktadır.
(4) Salary.Com survey.