Neden kimin eli kimin cebinde belli olmuyor?
YETKİ, ÖRGÜT KAYNAKLARININ GEREKSİNİMLERİNİN HESAPLANMASI, TEDARİK VE DAĞITIMI VE KULLANIMININ İZLENMESİ KONULARINDA KARAR VEREBİLME HAKKIDIR.
1968 yılından 2009 yılına kadar eğitmen, yönetici ve danışman olarak edindiğim deneyimin önemli bir kısmını işletmelerdeki itişip kakışma ve kavram kavgasını anlamak ve çözmek için harcadığım emek oluşturuyor. İstediğiniz işletmeye gidin sorun. Araştırmacı olarak açık ve dürüst cevap alamazsınız ama arkadaş çevrelerine sızarsanız işletmecilerin hepsi şikayetçidirler. İşletmecilere örgütlerinden şikayetlerinin neler olduğunu sorarsanız göreceksiniz ki bu yakınmaların büyük bir çoğunluğunu bu yazının başlığı altında toplayabilirsiniz. Birçok işletmede işletmeciler Kim neye yetkili? Kim kimin işine karışabilir kim karışamaz? Yetkili denilen kişi sahiden yetkili mi? Bu işin sorumlusu kim? Sorumlu denilen kişi yetkili mi? Bu kararı kim verdi? Kararı yanlış bulursak ne yapılacak? Gibi benzer bir sürü soruya cevap bulamamaktan, yani sizin anlayacağınız kimin elinin kimin cebinde olduğunun bilinmemesinden yakınırlar.
İşletmecilik meslek olarak ortaya çıktığı günden bu yana "line manager" (kurumun işletmesinde hiyerarşik karar yetkisi ve sorumluluğu olan yönetici) ve staff (yöneticilere uzmanlık hizmeti veren ancak kendi bölümleri dışında karar yetkisi ve sorumluluğu olmayan yöneticiler) ayrımını uygulamada bir türlü yapamamıştır. Bu Türkiye'de de böyledir başka ülkelerde de. Türkçe "line manager" tabirinin tam bir karşılığını bile bulamadım. Bilen varsa lütfen bana bildirsin. Bulunana kadar line manager için kumanda ve staff manager için kurmay kelimelerini kullanacağım.
1960'lardan bu yana insan kaynakları yönetimi kitaplarında bu konu çok işlendi. İşlenmesine işlendi ama ne dedikleri pek anlaşılamadı. Kumanda rolündekiler yetkilidir, kurmay rolündekiler yetkili değil yetkililere yardım ederler demek yetmedi, yetmez.
Örgütlerde kimin elinin kimin cebinde olduğunun anlaşılabilmesi için öncelikle bu tanımlanmamış "YETKİ" kelimesinin tanımlanması gerekiyor. Yetki, örgüt kaynaklarının (insan gücü, finansman, stratejik işbirlikleri ve ilişkiler, bilgi ve know-how, tesis ve alt yapı) gereksinimlerinin hesaplanması (planlama), tedarik ve dağıtımı (yürütme) ve kullanımının izlenmesi (denetim) konularında karar verebilme hakkıdır. Daha önce de verdiğim bu tanımı unutmamanızı rica ediyorum. Uygulamada önemli sonuçları olan bir tanımdır. Tartışacağız.
Daha önce şirketlerde yönetilmesi gereken sadece iki işlev bulunduğunu, bunların yönetimi için iş tanımı ve strateji tasarlanması gerektiğini, stratejinin de "pazarlamanın amaçlarına ulaşabilmesi için üretimin ne iş yapması gerektiğinin" tanımlanması olduğunu uzun uzun anlatmıştım. Yani bir şirkette sadece üç kumanda rolü vardır. Üst yönetici iş tanımı ve strateji konularında yetkilidir. Pazarlama yöneticisi ve üretim yöneticisi de kendi alanlarında. Bu yöneticilerin işlerinin ne olduğunu da daha önce detaylarıyla tanımlamıştım. Pazarlama hedef alıcılara söylenecek şeyi söylemek, üretimde söyleneni yaparak teslim edecek olan işlevlerdir. Bu işlevlerin yöneticileri de bu konulardaki "işler" için gereken kaynakların planlaması, tedarik ve dağıtımı ve denetimi konularında yetkili olmalıdırlar. Pazarlama ve üretim işlevlerinin işlerini de daha önce sıralamıştım.
Bu konuda sohbet ederken kıymetli dostum Uğur Özmen örgütlerde "silo" kavramına değindi. Onun deyimini kullanarak devam edeyim. Örgütlerde "haklı" ve bulunması gereken üç silo vardır. İş tanımı ve stratejiyi tanımlayacak ÜST YÖNETİM, stratejinin belirlediği hedef pazarlara yine stratejinin tanımladığı mesajı iletecek PAZARLAMA ve mesajda vaat edilen ürün ve hizmeti üretecek ÜRETİM. Bu siloların yöneticileri kumanda yetkisine sahip olmalıdırlar. Bu yetkilerini kullanırlarken insan gücü, finansman, stratejik işbirlikleri ve ilişkiler, bilgi ve know-how, tesis ve alt yapı konularında uzmanlaşmış kişilere ister danışırlar ister danışmazlar. İnsan gücü, finansman, stratejik işbirlikleri ve ilişkiler, bilgi ve know-how, tesis ve alt yapı uzmanları kumanda makamları değil kurmay makamlarıdır. Kurmayların kumandan gibi hareket ettikleri örgütlerde kimin elinin kimin cebinde olduğu anlaşılamaz hale gelir. Devam edeceğiz.
Sağlıcakla kalın