Komitelerle yönetim modeli
Gümrük müşavirliği, dış ticaretle uğraşan herkesin önünden geçtiği sektörlerden biridir. Çok göz önünde değildir, gelenekseldir. Çok çekici bir iş sayılmaz belki ama iyi hizmet alamazsanız eksikliğini hissedersiniz. Böyle bir sektörden de değişik öyküler, modeller çıkabiliyor. Sektörün önemli şirketlerinden Ünsped, dijitalleşme ile 1.200 çalışanını yönetime dahil eden 20’ye yakın komite ve kurul ile katılımcı bir model oluşturuyor. Ünsped İcra Kurulu Başkanı Dr. Hakan Çınar ile bunları konuştuk.
Hangi sektörden, hangi şirketten ne tür örnekler, modeller çıkacağı pek belli olmuyor. Gümrük müşavirliği yoğun hizmet sektörlerinden biri... Genelde geleneksel yöntemlerin yaygın olduğu ama hem devletin hem de bazı şirketlerin öncülüğünde dijitalleşme yolunda ilerliyor. Sektörün lider şirketlerinden biri ise Ünsped... Aslında kurucularını uluslararası dağıtım, lojistik şirketi UPS ile ortaklıklarından tanıyacaksınız. Bunları anlatacağım ama isterseniz gelin önce Ünsped’in şirkette dijitalleşme ve katılımcı yönetim modeli oluşturma çalışmalarına biraz değinelim. Ünsped Gümrük Müşavirliği İcra Kurulu Başkanı Dr. Hakan Çınar sektörde dijitalleşme ve yönetim modeli açısından örnek teşkil edecek bir yapılanma içinde olduklarını söylüyor. Çınar, “Alacak çok yolumuz var ancak gerek dijital ve barkod uygulamalarımız, gerekse katılımcı yönetim modelimizle geleceğin gümrük hizmet yapısını kurmaya çalışıyoruz” diyor.
Katılımcı yönetim modeli
Dr. Hakan Çınar, katılımcı yönetim modeli ile ilgili şu bilgileri veriyor:
“Hedefler açısından bakarsanız hem şeffaf hem de çalışanların yönetime maksimum derecede katılımını sağlayan bir şirket yaratma arzusu içindeyiz. Bunun için hayata geçirdiğimiz farklı alanlarda çalışan kurul ve komitelerimiz var. Genç kuşak liderlik komitemiz var, iş yeri mutluluğu komitemiz var, sosyal sorumluluklar komitemiz var. Kadın liderliği gelişimi komitemiz var. Bunun gibi 20’ye yakın komite ve kurulumuz var. Yasanın bizim için öngördüğü kurmak zorunda olduğumuz komiteler de var. Ama çoğu bize özel. Genel anlamda bizim şirketimizdeki katılımcılığı artırmak üzere kurulmuş komiteler bunlar. Ciddi bir katılımcı yönetim anlayışının parçasını oluşturuyor. Eğitime çok büyük önem veriyoruz. Müspet Eğitim Akademisi adıyla bir akademimiz var. Öyle lafta bir akademi değil. Gerçek manada işler yapan bir akademi, çalışanlarımız almak zorunda olduğu belli saat eğitimler var. Bunlar da ikiye ayrılıyor mesleki eğitimler, kişisel gelişim eğitimleri. Bu eğitimleri hem iç hem dış kaynaktan alıyorlar. Kadrolu eğitmenlerimiz var. Bunlar tamamen bünyemiz içindeki eğitmenler. Çalışanlarımız sürekli bu eğitimleri alarak gelişmek zorundalar. Yanı sıra kendi çalışanlarımıza değil paydaşlarımıza da eğitimler veriyoruz. Ticaret odalarına, sanayi odalarına şirketlere özel eğitimler de veriyoruz. Pek çok oda ve derneğe de eğitim veriyoruz. Bu anlamda paydaşlarımıza ciddi katkılar yapıyoruz.”
‘İnsan sirkülasyonu çok düşük’
Bu kadar insan kaynağı yoğun ve ana işi hizmet olan şirketler için katılımcı modellerin önemli olduğunu düşünüyorum. Üstelik çalışan mutluluğu bu tür sektörlerde verimlilik açısından da çok önemli. Tabii bunların aktif ve sonuç alıcı şekilde hayata geçmesi gerekiyor. Kurmak yetmiyor, işletmek de önemli. Edindiğim izlenim Ünsped bu konuda önemli bir yol almış. Bu tür konularda insan sirkülasyonu en önemli kanıt. Hakan Çınar çalışmalarla ilgili şu bilgileri veriyor:
“Toplam 43 şubemiz var. Son şubemizi Konya’da açıyoruz. İnsanlarımızı bir okul gibi eğitiyoruz. Fakat iyi bir insan kaynakları yönetimimiz var. Bu nedenle eleman sirkülasyonumuz oldukça düşük. İnsanların kariyer planları konusunda da çok çalışıyoruz. Örneğin yetenek değerlendirme toplantılarımız var. Geleceğe dönük şirketin içindeki yetenekleri keşfetmeye ve onlarla ilgili neler yapabileceğimize karar verdiğimiz toplantılar bunlar. Tüm yöneticilerimizin katıldığı toplantılar bunlar. Onların kariyer planlarıyla ilgili yatırım kararları alıyoruz. Onlar dışında oryantasyon toplantılarımız tabii rutin içinde zaten davam ediyor.”
Gümrükte dijital dönüşüm
Girişte biraz dijitalleşmeden, teknolojik alt yapının geliştirilmesinden bahsettim. Gümrük hizmetleri aslında mutlak dijitalleşmesi gereken alanlardan biri... Ünsped İcra Kurulu Başkanı Dr. Hakan Çınar dijitalleşme dönüşümünü şöyle anlatıyor: “Tabii teknolojinin hızla gelişimiyle, vizyonların hızlı değişimiyle özellikle daha az kağıdın kullanıldığı, bilginin online aktığı bir dünya, gümrük süreçlerinde de hayal ettiğimiz çalışma biçimi. Böyle bir dünyaya da aslında girdik fakat gümrükler açısından tamamlanmış diyemeyiz. Türkiye’nin bu tarafta yapması gereken pek çok şey, atılması gereken adımlar var. Fakat bu o kadar da kolay değil. Belli bir süreç ve yatırımlar gerektiriyor. Sonuçta gümrüklerde dış dünya ile de irtibat halindesiniz ve onlarla da birlikte hareket etmeniz gerekiyor. Herkesin dijital ortama aynı anda uyum sağlaması bilginin karşılıklı akması gerekiyor.”
Ölçümleme ve raporlama önemli
Dr. Hakan Çınar, burada dijitalleşme ile birlikte ölçümleme ve raporlamanın önemine dikkat çekiyor: “Biz şirket olarak dijital altyapıyı en iyi kullanan her yaptığı işi ölçen, her ölçtüğü şeyi analiz eden ve analiz ettiklerini de iş ortağımıza yani müşterimize raporlayabilen bir yapıya sahibiz. Şirketimizin kurucularımız Haluk Ündeğer ve Yusuf Bulut Öztürk tarafından ortaya konan 2 önemli mottosu var. Biz bunu özel bir çalışmayla geçtiğimiz yıl geniş kapsamlı olarak hayata geçirdik. ‘Sürdürülebilir’ olmak ve ‘ölçümlenebilir’ olmak. Bu iki konu bizim için çok önemli ve üzerinde aşama kaydettiğimiz konular.
Kurumsallaşma ve sürdürülebilirlik konusunda örneğin Saha rating firması ile bir çalışma yaptık ve bundan da başarıyla çıktık. Bizim çapımızda ve halka açık olmayan bir şirket olarak danışman şirketimiz de bizi çok cesaretli bulduğunu söyledi. Zaten sonuçta beklendiği gibi iyi çıktı. Şirketimizde tüm çalışanlarımız şirket politikalarını çok iyi bilir. Herkes kalite politika el kitabımızı okumak ile mükelleftir. Dolayısıyla bu konuda iyi bir ivmemiz var.”
UPS’in Türkiye partneriydi
Dr. Hakan Çınar, şirketin geçmişi ve kurucularla ilgili de şu bilgileri veriyor:
“Çok kısa bir özet yapmak gerekirse, grup 1981 yılında ‘Ünsped Beynelmilel Nakliyat–M. Haluk Ündeğer’ unvanı ile ana faaliyet konuları ithalat ve ihracat gümrük işlemleri olmak üzere çalışmalarına başlıyor. 1988 yılında Türkiye’ye UPS girmek istiyor ve Haluk Ündeğer, UPS’in acenteliğini alıyor. UPS işleri alınınca, Haluk Bey şirketin gümrük operasyonları tarafının yönetimini aynı zamanda ortağı da olan Yusuf Bulut Öztürk’e bırakıyor. 35 yıllık bir mazisi var bu şirketin. 2009 yılında UPS şirketin yüzde 100’ünü satın alıyor ve Türkiye’de kendisi yüzde 100 yabancı sermaye olarak faaliyetlerini sürdürüyor. Fakat hâlâ gümrükleme işlemlerini biz yürütüyoruz. İnorganik bağlar bir şekilde devam ediyor. Onların partneri olarak çalışıyoruz. Fakat Haluk Bey’in bu lojistik işinde aktif bir ortaklığı yok artık. Gümrükleme tarafında sektörün lider şirketlerinden biriyiz. Sadece gümrük hizmetleri veren bu şirkette 1.200 kişi çalışıyor. Türkiye’nin pek çok şehrinde varız. Ege’den Gaziantep’e, Ankara’dan Kayseri’ye pek çok yerde varız. Marmara Bölgesi’nde sadece merkez binamızda 400 kişi çalışıyor.”
Yeni nesil gümrük sistemi
“Yeni nesil gümrük sistemi ve dış ticaret nasıl olmalı ya da siz nasıl hayal ediyorsunuz” diye sorduğumda Hakan Çınar’ın verdiği yanıt şöyle oldu:
“Ünsped olarak sektöre örnek olmaya da çalışıyoruz. Genel olarak baktığımızda sektör yavaş ilerliyor. Çok hızlı gelişim olmuyor ama ilerleme var. Biz diğer firmaların da teknoloji alt yapısının gelişmesi gerektiğini düşünüyoruz. Burada sektör olarak bir bütün olarak gelişmenin önemli olduğunu düşünüyoruz ve bu konularda hiçbir firmayı rakip olarak görmüyoruz. Birlikte sektörü geliştirmemiz gerektiğini düşünüyoruz. Biz daha çok kendi çalışmalarımızı geliştirerek dış ticarete katkı yapmaya çalışıyoruz. Ölçümlenebilir olmak bizim sektörümüzde kritik bir başarı faktörü. Biz yaptığımız her işi ölçümleyip raporlayabiliyoruz. Bu anlamda bünyemizde endüstri mühendisi arkadaşlarımız var. Tüm süreçleri dizayn ediyoruz. Bizim her beyannamemiz barkod ile takip edilir bu bizim kargoculuktan gelen bir alt yapı ve çalışma biçimimiz. Her aşaması arkadaşlarımızın ellerindeki telefondaki bir aplikasyondan takip edilebilir. Tüm bunları da kendi yazılım ekibimiz hazırlıyor. E-mobil uygulamamız var. Burada müşterimiz de bunu izleyebilir. Gümrükte dijitalleşmeyi başlattık ve bunu geliştirmeye çalışıyoruz. Çok şeffaf bir yapı oluşturmak bizim için çok önemli. Bu şirketin 34 tane gümrük müşaviri ortağı var. Onları şirketin ortağı konumuna getirdik. Böyle bir model de Türkiye’de yok. Türkiye’de belki de yine bir ilk. “
ÜNSPED’in kurul ve komiteleri
Kurduğu ‘komite’ ve ‘kurul’lar ile katılımcı yönetimi sağlamayı hedefleyen Ünsped’in konularına göre bu alanda oluşturduğu yapılar şöyle:
Yönetim destek: Müşteri Danışmanları Kurulu, Gelir Yönetimi Komitesi, Bütçe Planlama Komitesi, İnsan Kaynağı Komitesi, Servis Değerlendirme ve Geliştirme, Şirket Çalışanları Yetenek Yönetim Değerlendirme ve Geliştirme Komitesi.
Yasalara uyum: Müşavirler Kurulu, Kamu İlişkileri Kurulu, Şeffaflık ve Etik Komitesi.
Liderlik ve gelişim projeleri: Kadın Liderliği Gelişim Komitesi, Sosyal Sorumluluk Komitesi, Müşteri Aşınma Komitesi, İş Süreçlerini Geliştirme ve Verimlilik Komitesi, Çalışan İletişimi ve İş Yeri Mutluluğu Komitesi, Genç Kuşak Liderliği Gelişim Komitesi.
Yasaların gerektirdikleri: İzin Kurulları, İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi, Disiplin Kurulu, İş Sağlığı ve Güvenliği Komiteleri.