Kervan yolda düzelir mi?

Muhammed Satılmış - Yönetim Danışmanı

Bir problemin çözümünde veya gelişim teşebbüsünde en önemli safha problemin tanımı veya ihtiyacın doğru tespitidir.

Bazı durumlarda tüm sürecin %50-70'i bu safhadır. Bu yaklaşıma muhalif görüşler genelde çok aceleci insanlardan gelir. Bazen planlama için ayrılan uzun sürenin israf olduğu, planlama yapan kişilerin yavaş oldukları düşünülür. Cevval, yerinde duramayan, bir orada bir burada görünen, hızlı işe koyulan kişiler genelde pozitif değerlendirilir. Bu türden yetkinliği olan kişilerin daha icracı işlerde görevlendirilmeleri, eğer gerekli ise planlamanın başka bir yerde ve makul sürede yapılması, icra yeteneği yüksek kişilere işin teslim edilmesi yerinde bir çözüm olabilir.

Stephen Covey’in dediği gibi, “Eğer merdiven doğru duvara yaslanmamışsa, attığımız her adım bizi daha hızlı yanlış yere götürür.” Yanlış duvara tırmanmışsak, tüm ekibi ve malzemeleri duvarın arkasına mükemmel bir şekilde transfer etmişsek, başarı sadece dışarıdan görünendir, ancak “içi bizi yakar” örneklerinden birisi daha oluşmuştur. Bu konuda mükemmel bir özet niteliğinde, “Hiç yapılmaması gerekeni başarılı bir şekilde yapmaktan daha gereksiz bir şey yoktur” der, Peter Drucker.

Kriz zamanlarındaki problem çözümleri hariç, planlama için yeterli zamanın olduğunu düşünüyorum. Şüphesiz işlerin çok yavaş yapılmasını, uzunca süre planlama yapmayı kastetmiyoruz. Planlama süresi gündemimizdeki konuya göre değişebilir; bir saatlik planlama olabileceği gibi aylarca hatta daha fazla sürenler de olabilir. Hızla işe girişmek artık her zaman pozitif algılanmasa da, bu risk halen mevcut, ana sorun planlamanın sürecin tamamında çok kısa bir bölüm olarak varsayılmasıdır, “haydi işe koyulalım, vakit kaybediyoruz” sendromundan bahsediyoruz.

Konuyla ilgili, karar vermede kullanılan bir yaklaşımı paylaşalım. Eğer vermeniz gereken bir karar için on gününüz varsa dokuz gün düşünün taşının daha sonra karar verin. Eğer beş saatiniz varsa, dört saatinizi düşünme ve planlamaya ayırın. Eğer bir dakikanız varsa 50 saniyenizi karar öncesi etkin kullanın.

Problemlerin çözümü veya gelişim teşebbüsleri için kervan yolda düzelir diye düşünüldüğünde; tekrar başa dönme, uzunca süre sonra "biz neyi çözmeye çalışıyoruz" diye sorma, hesaplanamayan riskler ve maliyetler nedeniyle eksik çözümler ve geliştirmeler gibi can sıkıcı durumlarla karşılaşılmaktadır.

Daha sonra, tüm ekip mevcut kıt kaynaklarla iyi yapılmamış bir binayı kullanışlı hale getirmek için uğraş verir, tabii binayı sıfırdan yapmaktan daha uzun ve maliyetli bir süreçte.
Bu mantıkla hareket edilip başarılı sonuçların alınması da mümkündür. Bu örnekler genel durumu yansıtmayan bireysel örneklerdir.

Sonuç;

Planlama için ayrılan süre ve katlanılan maliyetler israf değildir, makul süre ayrılmalıdır.
Yönetici ve çalışanların planlama yetkinliklerinin geliştirilmesi büyük kayıpları önler, maliyetleri düşürür ve verimliliği artırır.
Kervan yolda düzelmez.