İşletmenizin kalbi ne durumda

BÜTÇE YÖNETİMİ / Salim ÇAM / PROGROUP Uluslararası Danışmanlık Genel Müdürü

Yazı dizimize başlarken "İşletmenizin kalbi neresi?" sorusuna verdiğiniz cevap dün gibi aklımda: "Satış." Sağlıklı bir işletmeye ulaşmak için doğru reçeteyi kullanalım demiş ve bu reçetenin satış bütçesi olduğunu kabul etmiştik. Dolayısıyla serüvenimize satış bütçesi hazırlayarak başladık. Ne satacağımıza, nereye ve kime satacağımıza, ne kadar satacağımıza karar vererek sağlıklı bir satış bütçesi oluşturduk. Peki davamız bununla sınırlı mı kalacak? Elbette hayır! Hedeflerimizi koyup, bir kenara çekilmek ve gerçekleşmesini beklemek olmaz. Aksi takdirde Bütçe dönemi sonunda büyük bir hüsrana uğramamız söz konusu olabilir ve bir sonraki dönemi düşünmekten başka bir şey gelmez elimizden.

Hiçbir işletmenin buna razı olacağını sanmıyorum. O halde gelin her ay hazırladığımız satış bütçemizi kontrol edelim. Bakalım nerede ne kadar sapmamız olmuş. Hangi üründen ne miktarda satmayı hedeflerken ne miktarda satmışız?

Ölçemediğiniz şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz şeyi yönetemezsiniz. İşletmenin tüm faaliyetlerini nasıl ölçebileceğimizi bütçe ile açıklamıştık; ancak sadece ölçüm yapmanın yönetmek için yeterli olmadığı paragrafımızın giriş cümlesinden de anlaşılmaktadır. Ölçtüğümüzü düzenli olarak kontrol ettiğimizde rasyonel bir yönetim tekniği kullanmış oluruz. Kısaca yönetim ve yöneticilik sürecinin bir yanı ölçmek yani bütçe ise diğer yanı da kontrol etmektir.

Başlangıç olarak "Satış Kontrol Raporu" nedir, onu tanıyalım: Satış Kontrol Raporu: satış bütçesinden tespit edilen amaç ve hedeflerle fiili satış sonuçlarının sürekli olarak karşılaştırılması ve satış bütçesinden sapmaların olup olmadığının araştırılması ile gerekli tedbirlerin alınması faaliyetidir.

Satış bütçesi Kontrol Raporu ile ilgili örnek bir tablo inceleyelim:

Yeni yılın fiili durumundan bir önceki yılın fiili durumunu çıkartırsak, mutlak bazda; fiili durumları bölersek oransal olarak sapmaları bulmuş oluruz. Yeni yılın fiili durumu ile bütçe arasındaki mutlak sapmaları belirlerken de, yeni yılın fiili durumunu bütçeden çıkarırız. Oransal sapmayı ise, yeni yılın fiili durumunu bütçeye bölerek elde ederiz.

Bütçe kontrolünün daha iyi anlaşılabilmesi için daha önce yayınlamış olduğumuz " İşletmenin Kalbi: Satış Bütçesi" isimli yazımızda ki "TAM GIDA" örneği ile miktar ve fiyat sapmalarını inceleyelim.

Tam Pasta satış bütçesi sapma analizi

Mamuller temmuz kümülatif

Ürün adı birim 2008

Fiili 2009 bütçe 2009

Fiili bütçeye göre sapma (%) geçen yıla göre sapma (%) 2008

Fiili 2009

Bütçe 2009

Fiili bütçeye göre sapma (%) geçen yıla göre sapma (%)

Muzlu pasta adet 10.000 12.500 11.000 -0,12 0,10 78.000 85.000 93.000 0,09 0,19

 Tutar 15.000 19.000 15.000 -0,21 0,00 120.000 130.000 145.000 0,12 0,21

Aylık bütçe sapmamız adet ve tutar olarak şu şekilde hesaplanmaktadır:

Kümülatif olarak bütçe sapmasını hesaplamak için de yine aynı formülü kümülatif değerler üzerinde kullanmaktayız.

Hesaplamalar yaptıktan sonra gelelim oluşturduğumuz bu sapma tablosunu yorumlamaya, tam pasta satış bütçesi sapma analizi tablomuzu şu şekilde yorumlayabiliriz:

Muzlu pasta 2009 yılı bütçe sapması adet bazında -%12 iken tutar bazında ise -%21'dir. Kümülatif olarak bütçeye göre sapma adet bazında %9 iken, tutar bazında %12'dir. Kümülatif olarak geçen seneye göre adet bazında sapma %19 ve tutar bazında %21'dir.

Bu durum temmuz ayında satışların bütçeye göre düştüğünü ancak kümülatif bazda bu açığın kapatılmış olduğunu göstermektedir.

Satış bütçesi her ay düzenli bir şekilde kontrol edilirse ölçtüğümüzü sağlıklı bir şekilde yönetmiş oluruz. İşletmemizin kalbinin ne durumda olduğunu rahatça görebilir ve gerekli önlemleri iş işten geçmeden önce alırız. Kalp ritminizin bozulmaması dileğiyle…