İşletmelerde yapılan bir kısım suistimaller ve önlenmesine yönelik uyarı

Günün sözü :

''Vergiler yağmura ihtiyaç duymadan büyür. ''

                      Yahudi Atasözü

Kasa işlemleri

. Kasadan katma değer vergisi, sigorta veya benzeri bir ödeme yapılmışçasına çıkış yapılarak kasadan para alınır. Belge olarak ya hiçbir şey konulmaz ya tarihi farklı ya da daha önce ödemesi yapılan bir makbuz konulur.

. Kasadan personele avans verilmişçesine çıkış yapılarak para alınır. Düzenlenen avans makbuzlarında ya imza yoktur ya da imza taklit edilerek makbuz düzenlenir. Bazen de hiç makbuz düzenlenmemiş olabilir.

. Muhtelif kişiler adına gider makbuzu düzenlenerek kasadan ödeme yapılmış gibi para alınır.

. Bankaya repo yapılmış veya hesaba yatırılmış gibi işlem yapılarak para alınır (Mümkün olması halinde çok küçük ödemeler dışında kasa hesabı kullanılmamalıdır. Özellikle ödemeler bire bir belgeleri ile karşılaştırılarak kontrol edilmelidir).

Banka işlemleri

. Bankadan çekilen para kasa hesabına hiç girmemek ya da noksan girmek suretiyle alınır.

. Bankadan satıcı adına çek düzenlenmiş ve borç ödenmiş gibi gösterilerek para alınır (Banka mutabakatları sıkça yapılmalı, ayrıca çek ve havale işlemlerinde nama yazılı olma hususunda çok titiz davranılmalıdır).

Mal alım işlemleri

. Mal bedeli faturada yüksek gösterilerek ve satıcıya düşük ödeme yapılarak suistimal yapılır.

. Hiç mal alınmadığı halde mal alınmışçasına fatura getirilerek para alınır.

. Mal gerçekte alınmış bedeli ödenmiş ancak başka birinden daha yüksek bedelli veya miktarda alım yapılmış gibi fatura getirilerek suistimal yapılır (Mal alımlarında yazılı teklif alınmalı veya pazar araştırması yapılmalı, fiyat değişiklikleri iyi izlenmelidir.).

Müşteriden yapılan tahsilat işlemleri

. Müşteriden para tahsil edilmiş olmasına rağmen ödeme kayıtlara alınmaksızın suistimal yapılır.

. Müşteriden yapılan tahsilat gerçek tutarı üzerinden kayıtlara alınmamak suretiyle suistimal gerçekleştirilir (Müşterilerle sık sık ve değişik elemanlar aracılığı ile mutabakat yapılmalıdır. Müşterilerden alınan bilgiler iyi değerlendirilmelidir.).

Stok işlemleri

. Depo sorumluları satılan bir malı eksik yüklemek suretiyle farkı kendisi alır.

. Alıcı ile anlaşarak satılan malı miktar olarak fazlasını verip farkı kendi aralarında pay ederler.

. Satıcı ile anlaşarak, satın alınan malın miktarı, vasfı, tutarı daha yüksek gösterilir.

. Doğrudan doğruya mal çalınıp sayım noksanı, fire gibi adlandırmalarla suistimal yapılır.

. Mallar ambalajlarından çıkarılarak boş ambalajlar mal gibi saydırılarak envanterde mevcut gizlenerek uzun dönemli suistimal gerçekleştirilir (Stok sayımları ambalajlı olanların içeriği de bakılarak sık sık yapılmalı, müşterilerden alınan bilgiler iyi değerlendirilmeli ve satış teslimlerinde daha dikkatli davranılmalı, kontrol araçları veya elemanları devreye sokulmalıdır.).

Fatura ve diğer belgelerin kullanımı

. Alınarak notere onaylatılan ya da anlaşmalı matbaalarda basılan fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarının kaybolması, çalınması gibi yollarla elden çıkarılmış olduğu izlenimi verilerek muhtelif kişi ve kuruluşlar adına bu belgeler düzenlenmek suretiyle suistimal yapılır (Tüm belgeler sıra numarası dahilinde tek tek kontrol edilerek alınmalı ve düzenleme yetkisine sahip personele zimmet karşılığında verilip alınmalıdır.).

Kullanıcının zimmetinde olmayan demirbaşlar

. Kullanıcı sorumluluğunda olmayan demirbaşlar elden çıkarmak ya da kendine alıkoymak suretiyle suistimal gerçekleştirilir (Her personele kullandığı tüm demirbaş eşya imza karşılığı zimmetle verilmelidir.).

Satıcılara yapılan ödemeler

. Satıcılara ödeme yapılmış gibi hamiline çek düzenlenip suistimal yapılır.

. Banka havalesi yapılıp gerekli imzalardan sonra havale hesap numarası değiştirilerek suistimal yapılır (Satıcılar da sık sık mutabakat yapılmalı ve çek nama yazılı olarak düzenlenmelidir.).

Ücret bordrolarının düzenlenmesi

. İşten ayrılan personel halen işte gibi gösterilip, banka havalesinde isim değiştirilmek suretiyle suistimal yapılır.

. Bir aydan az çalışmış olanlar bir ay çalışmış gibi veya mesai yapılmış gibi gösterilerek fark tutarlar, banka talimatı aşamasında kendi adına yönlendirilerek suistimal yapılır (İnsan kaynakları bordro ve bankaya verilen yazılı talimatları düzensiz aralıklarla karşılaştırmasını yapmalıdır.).

Üretim artıklarının değerlendirilmesi

. Üretim artıkları elden çıkarılırken arasına karıştırılmış ürünler artık gibi çıkartılmak yolu ile suistimal yapılır (Artıklar artık olarak elden çıkarılmasında ikinci bir el bunları kontrol etmelidir.).

Hayali birliğin gerçek maaşı

Ne derece doğrudur, ya da ne derece gerçek veya hayal mahsulüdür bilmiyorum ama üstatlarımızın eğitim sırasında anlattığı bir olayı sizlerle paylaşmak istiyorum. Eskiden memur maaşları saymanlık adı verilen Maliye Bakanlığı'na bağlı birimlerden ilgili daireler tarafından görevlendirilen mutemet adı verilen kişilerce çekilir ve aynı gün memurlara elden dağıtılırdı.

Askeri saymanlıktan aybaşlarında maaş alan mutemetlerden biri ilk gün gelmeyince ikinci gün ilgili birlik aranır. Aranır ama böyle bir birlik bulunamaz. Bir yanlışlık olması ihtimaline karşı kayıtlar tekrar tekrar kontrol edilir. Ama geciken mutemedin maaşlarını aldığı birimlerden biri bulunamaz. Bulunamaz çünkü hayal ürünüdür.

Önce bir kişi ile başlayan fazla maaş çekme uygulaması giderek tamamı hayali askerlerden oluşan ayrı bir birim yaratmaya kadar götürülmüş, bu uygulama da mutemet hastalanıp da maaş çekmeye ilk gün gidemeyince tesadüfen çıkmıştır.

Belki aldıkları bu eğitimler nedeniyle müfettişler hep kuşkucudur.