İş hayatında sorgulamak
MUHAMMED SATILMIŞ - Yönetim Danışmanı
İş hayatında sorgulamak gelişimin, iyileşmenin ve israflardan kurtulmanın anahtarıdır. Bir kurum veya insanın hayatında değişimin tetikleyicisidir.
Meşhur boyalı bank hikayesi sorgulamanın önemini çok güzel anlatır. Bir bölükte banklardan birisi boyanır ve askerlerin yanlışlıkla oturup kıyafetlerini kirletmemeleri için bank başında bir asker nöbet tutmaya başlar. Banktaki boya kurur ancak o bankın başına yıllar boyunca nöbet yazılmaya devam edilir. Ne nöbet tutan asker ne de komutanlar bu durumdan rahatsız olur veya merak eder. Günün birinde bölüğe yeni katılan bir komutan bu durumu fark edip sorgulayıncaya kadar bank nöbeti devam eder.
5N1K olarak bilinen problem çözme tekniği de bir sorgulama çeşididir. Bu teknik özetle, herhangi bir konuyu incelediğinizde Ne? Ne Zaman? Nerede? Nasıl? Neden? Kim? sorularına cevap bulmanızdır. Cevaplar pek çok detayı ve iyileşme alanlarını ortaya çıkarmanızı sağlayacaktır.
Yine şirketlerde sıkça kullanılan neden-neden analizi de sorgulamayı kolaylaştıran bir tekniktir. Kısaca anlatmak gerekirse, bu teknikle karşılaşılan sorun için neden diye sorduktan sonra alınan cevaba tekrar neden diye sorarak, tahminen beşinci, altıncı nedende problemin kök sebebine ulaşabilirsiniz.
İş hayatında sorgulamak isteğe bağlı bir süreç olmaktan çıkıp zorunluluk haline gelmiştir. Bu durumun pek çok nedeni sayılabilir; değişimin hızı artmıştır, müşteri ve tüketici beklentileri sürekli değişmektedir ve artmaktadır, sektörlerin sınırları net değildir, internet ve bilgi teknolojileri her gün ve saat gelişmektedir, globalleşme, demografik değişiklikler…
Şimdi sonuçlarına çok şaşıracağınız bazı sorgulama alanlarını inceleyelim.
- İş süreçleri pek çok boyalı bank barındırır. Süreç analizlerinde her gün yaptığımız gereksiz işleri, uzun iş döngülerini, beklemeleri ve katma değer oluşturmayan faaliyetleri bulmak mümkün. İş süreçlerindeki tüm israfları kastediyorum. Örneğin, geçmişte yaşanan bir olumsuz durum nedeniyle, tüm satın alma onaylarının üst yönetim tarafından verildiğini varsayalım. Söz konusu onay belli bir süre gerekli iken, bu durumun normal bir süreç haline gelmesi mümkündür. Başka bir örnek, bir taşeron hizmetini kabul etmede atlanan bir durum için geçici oluşturulan uzun kontrol süreci de normal süreç haline gelebilir. Bazen gerekmediği halde onay silsilesi çok uzundur, bazı onaylayıcılar hiçbir katkı vermeden veya kontrol etmeden onay verirler.
- Raporlar başka bir hazinedir. İşletmenizde oluşturulan tüm raporları inceleyin. Kim hazırlıyor? Neden hazırlanıyor? Ne kadar sürede hazırlanıyor? Sistemden hazırlanabilir mi? Kim kullanıyor? Kullanılıyor mu? Bazı raporlar gereksiz yere hazırlanır ve gönderilen taraf kullanmıyor olabilir. Bunu test etmek için periyodik olarak gönderilen bir raporu yeni dönemde göndermeyin. Karşı taraf neden göndermediğinizi sormazsa şaşırmayın.
- Toplantılar mümkün olan en yüksek verimde gerçekleşmelidir. Bazı toplantılar birleştirilebilir, zamandan tasarruf sağlanır. Bazıları iptal edilebilir. Bazı toplantıların katılımcıları değiştirilebilir. Toplantılardan bir sonuç çıkması yeterli değildir, toplantıların zaman kaybı olmaması için yeterli çıktının elde edilmesi gerekir.
Sorgulama sürekli olmalıdır. Çünkü hayat sürekli değişmektedir. Dün doğru olan bugün yanlış olabilir. Tersi de doğrudur, dün yanlış olan bugün doğru olabilir.
Sorgulama keyiflidir. Kişi düşünür, inceler, üretir ve değişime neden olur. Böylece kendini daha değerli, enerjik hisseder ve sisteme katkısı artar.
Her şeyden önemlisi siz sorgulamadığınız zaman yerinizde sayamazsınız, çünkü diğerleri sorgulamaya devam ediyorlar, emin olun.
Şimdi kollarınızı sıvayın, “boyalı bank avcısı” gibi hareket ederek tüm bankları bulun ve buralarda nöbet tutan arkadaşlarınızı başka alanlara kaydırın.