İş Dizaynı ve İş Dizaynı Yaklaşımları-1
Son yıllarda şirketlerde işler çoğaldıkça ve eleman sayısı arttıkça, yapılan işlerin ve görev tanımlarının yeniden gözden geçirme gerekliliği kaçınılmaz olmaktadır, çünkü çalışanların işlerini yaparken yaptıkları hatalar artmakta; yaptıkları işten sıkılmakta veya verimlilikleri azalmaktadır. Bu da genel olarak, çalışanların motivasyonun düşmesine yol açacağı gibi, işveren açısından da birçok kayıplara neden olacaktır. Yapılan işlerin ve görevlerin, gözden geçirilerek yeniden düzenlenmesine İş dizaynı (İş tasarımı) diyoruz.
İş dizaynı, iş ve insan unsurlarını en uygun biçimde birleştirmek amacıyla işin içeriğinin, işe ilişkin ödüllerin ve işin niteliklerinin çeşitli şekillerde düzenlenmesidir. Amaç, İş dizaynı uygulaması ile işler kendi doğası içinde daha motivasyonel bir hale getirilebilmektedir. İşin görev ve sorumluluk açısından içeriğinin ne olacağı, bunları yerine getirirken hangi teknik, sistem ve yöntemlerin kullanılacağı ve iş sahibi ile üstleri, astları ve iş arkadaşları arasında ne tür bir ilişki olacağının belirlenmesidir.
İş dizaynı, işin verimliliğini ve çalışanın tatminini artırmak için işin ve görevin yapısına müdahale edilmesidir. Örneğin, işinde ustalık kazanan çalışana işi artık monoton gelir ve kendisini tatmin etmemeye başlar. Diğer yanda işin çok karmaşık olması da, çalışanı işinden soğutur ve motivasyon düşüklüğüne sebep olur. Bu bağlamda, iş ve görevin yapısına yönelik müdahaleler yapılarak iş, çalışanlar için yeniden çekici hale getirilebilir.
1900’lü yıllarda makine atölyelerinde fonksiyonel işlere yönelik kişilerin çalıştırılması söz konusuydu ve bu kişilerin oldukça becerikli olmaları gerekiyor fakat işleri öğrenmeleri uzun sürüyordu.
1960’lı yıllardan sonra bilimsel yönetim anlayışı ile beraber işlerin daha ucuz, daha kolay ve daha hızlı yapılabilmesi için bütünsel olarak ele alınmasından çok, işlem, süreç eleman şeklinde gruplandırılarak incelenmesi söz konusu olmuştur. Amaç, işlerin öğrenilmesini basitleştirerek en düşük becerideki bir çalışanın bile bu işleri yapmasını sağlamak olmuştur.
Günümüzde ise iş dizaynına ve analizlerine kalite kontrolün ön planda olduğu, çalışanların yönetime katıldığı, daha fazla sorumluluk ve yetkinin verildiği modern yönetim anlayışı hakim olmaya başlamıştır.
Yöneticiler çalışanların işlerinin yapısını değiştirmek veya yeniden dizayn etmek istediklerinde, iş basitleştirme, iş genişletme, iş rotasyonu ve iş zenginleştirme gibi iş dizaynı araçlarından birini uygulamaktadırlar. Bu yazımda sizlere “İş basitleştirme” aracından bahsederek diğer iş dizaynı araçlarını gelecek haftalarda paylaşacağım.
İş Basitleştirme (Job Simplification)
İşin görev ve işlemlerine ayrılarak incelenmesi, gereksizlerin elenmesi, benzerlerin birleştirilmesi, işin en kolay, en verimli şekilde yeniden düzenlenmesi, işler için basitleştirme yöntemlerinin belirlenmesi olarak ifade edilmektedir. İş yalnızca birkaç işlevden oluşan en küçük parçalara ayrıldığı için uzmanlaşma oluşmaktadır. İş basitleştirildiği için uzun süre eğitime gerek kalmadığı gibi ayrıca aynı iş sürekli tekrarlandığı için verimlilik de artacaktır. İşlerin basit olması ve tekrarlanmasından dolayı yüksek miktarda çıktı sağlanabilecektir. İş basitleştirme ile işe göre daha kolay personel alımı yapıldığı gibi ayrıca çalışanların kolaylıkla ikame edilmesinden dolayı düşük ücretle çalıştırma durumu da söz konusu olacaktır.
İş basitleştirme ile üretim sürecinde kullanılan metodlar daha basit hale getirildiği için yapılmakta olan gereksiz işler ayıklanarak benzer işler birleştirildiği için iş yapma performansı da yükselecektir. Ayrıca işletmede, faaliyet sürecinde gereksiz işlerin elenmesi, iki veya daha fazla bölüm tarafından yapılan ve tekrarlanan işlerin birleştirilmesi, işlem sırasının değiştirilmesi v.b. yollarla, işlerin daha az emek, zaman ve masrafla gerçekleşmesi sağlanabilmektedir.
İş basitleştirmede, basitleştirilecek işin seçilmesi, bu iş hakkında tüm verilerin toplanması, elde edilen verilerin analiz edilmesi ve gerekli iyileştirmenin sağlanması ve iyileştirme işleminin uygulanması olmak üzere dört adım izlenmektedir. Basitleştirilecek işin seçilmesi aşamasında genellikle darboğazlar oluşturan, uzun zaman alan, geri dönüşleri çok olan maliyeti yüksek ve fazla çaba harcanmasına rağmen başarı sağlanamayan rutin işler ilk sırayı almaktadır. İşin seçilmesinin ardında seçilen iş hakkında işin o anda nasıl yapıldığı ile ilgili bilgiler iş tanımları, görev listeleri, iş dağıtım şemaları vb kaynaklardan faydalanarak toplanmaktadır. Elde edilen veriler 5N1K yöntemi ile analiz edilerek işlerin iyileştirilmesi sağlanmaktadır. İşle ilgili yanıt isteyen temel problemler saptandıktan sonra en uygun iyileştirme sağlanmaktadır.
İş basitleştirmede 5N1K yöntemi uygulayarak daha başarılı bir programlama yapılabilmektedir. NE ve NİÇİN soruları ile gereksiz işlemler ayıklanabilir, NASIL sorusu ile yöntemin geliştirilmesi sağlanabilir. Örneğin bir yazının fotokopi makinesinden çoğaltılması yerine e-posta ile tek seferde personele dağıtılması yolu seçilebilir. NEREDE, NE ZAMAN soruları ile ise işin yapılış zamanları yeri ve sırası düzenlenerek bazı safhalar zaman ve yer bakımından birleştirilebilir. KİM sorusu ile de sorumlulukların belirlenmesi, saptanması ya da yetki devri yapılması sağlanmış olur.
İş basitleştirme ile gereksiz işlerin ayrıştırılarak benzer işlerin birleştirilmesi ile işletmeye ve çalışana yarar sağlayacağı ifade edilse de bu sürecin olumsuz davranışsal sonuçlara sebep olacağı da ifade edilmektedir. Tablo 1’de basitleştirilmiş işlerin çalışanları zamanla psikolojik olarak etkileyerek monotonluk yaratacağından bahsedilmektedir. Monotonluğun yol açacağı bıkkınlık ile de iş doyumunda bir azalma meydana gelecektir. Çalışanların refah ve eğitim düzeyi yükseldikçe verilen işlerin basitleştirilmesi, özellikle imalat sanayiinde çalışanlar için yeterli olmamıştır. Ayrıca iş basitleştirme ile oluşan uzmanlaşma ile de bazı dezavantajlar ortaya çıkmaktadır. Bu dezavantajlar; herkes kendi işinden sorumlu olduğu için ürünün genel kalitesinden sorumlu kişinin olmaması, tekrarlardan dolayı çalışanların sıkılması, motive olamayan işçilerin devamsızlık, yüksek işgücü devri, işe gecikme gibi görünmez maliyetlerin oluşması şeklinde kendini göstermektedir.
Tablo 1. İş basitleştirme süreci ve sonuçları
Kaynakça:
Bilgiç, R. (2008) İş Özellikleri Kuramı, Türk Psikoloji Yazıları, II (22) , ss:66-77
http://www.turkpsikolojidergisi.com/pdf/tpy/22/66-77.pdf
Cunningham, Eberle, (1990) A guide to Job Enrichment and redesing, American Management Association, v:67, n:2, pp:1-5
http://faculty.washington.edu/janegf/jeguide.pdf
Daft, R. (2010) Management, Ninth Edition, Vanderbilt University
http://gendocs.ru/docs/15/14916/conv_1/file1.pdf
Kuijer, P. Paul F. M. – Visser, Bart – Kemper, Han C. G., Job rotation as a factor in reducing physical workload at a refuse collecting department, Ergonomics, vol. 42, no. 9, 1999, pp. 1167-1178
http://www.tandfonline.com/doi/pdf/10.1080/001401399185054
Kulik. C.T., Oldham, G.R., Hackman, J.R. (1987) Work Design as an Approach to Person-Environment Fit, Journal of Vocational Behavior 31, pp:278-296
http://groupbrain.wjh.harvard.edu/jrh/pub/JRH1987_3.pdf
MORRIS, James R.(1956) Job Rotation. In: The Journal of Business. V. 29, No. 4. Human Aspects of Management, pp. 268-273.
http://staffunion.unov.org/docs/trail_SMCC_31_mobility_staff_by_UNSU_Vienna.pdf
Pehlivan, İ. Örgütün Davranışsal Sorunlarını Azaltma Yaklaşımları(İş Zenginleştirme, İş Genişletme-İşi Dönerli Verme), ss:163-174, içinde Aytek, B. (1979) İşletmelerin Verimliliğinde Ücretler ve İşsel Teşvik, Ankara İktisadi ve Ticari İliimler Akademisi Yayınları,No: 77, Ankara
ROBBINS, S. P., (1998). Organizational behavior. Eighth Edition, New Jersey, Prentice-
Hall Int., Inc,.
Tengilimoğlu, D., Başpınar, N., Tutar, H. (2012) Büro Yönetimi, Anadolu Üniversitesi Yayını, Eskişehir
Tunçer, P. (2013) Örgütlerde Performans Değerlendirme ve Motivasyon, Sayıştay Dergisi, S: 88, Ocak-Mart, ss: 87-108
http://dergi.sayistay.gov.tr/icerik/der88m5.pdf
Üçok, T. (1992), Yönetim İlkeleri, Gazi Üniversitesi Yayınları, Ankara
Winzenried, E. (2005) Job Rotation: Konzeptionelle Erkenntnisse – Fallstudie – Gestaltungsempfehlungen, Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultat der Universitat Bern, (Yayınlanmamış Lisans Tezi)
http://www.forschungsnetzwerk.at/downloadpub/jobrotation_Winzenried_Eva_2005.pdf
Aktan, C. Üniversitelerde Motivasyon Yönetimi, erişim tarihi: 25.03.2014
http://www.canaktan.org/egitim/universite-reform/motivasyon.htm#_edn1