İhracat müşterisiyle iletişim

İhracatın en zor taraflarından biri, müşterilerimizle sağlıklı iletişim kurabilmek.

Her ne ortamda yapılırsa yapılsın, iletişimin en önde gelen engeli, muhatabınızın sizi ancak kendi algılamaları çerçevesinde anlayabileceği. Hele bu iletişim de yabancı bir dilde yapılıyorsa ve bu dil de muhatabınızın ana dili değilse, seyreyle sen iletişim hatalarını.

İhracat müşterisiyle yazılı iletişim kurmak, her zaman konuşmaktan daha güvenli olur. Çünkü müşteri, kendisine iletilen mesajı inceleyerek anlayamadığı kısımların üzerine gidip, hata yapmayı engelleyebilir. Ayrıca her zaman vurguladığımız gibi, sözler uçar, ancak yazı kalır. Öte yandan müşterimizle karşı karşıya geldiğimizde, "bir dakika bu görüşmeleri yazılı yapalım" demek de anlamsız olduğu kadar oldukça komik de olacaktır.

İyi de bunu yapmayıp konuşacağımıza göre hataları nasıl azaltacağız?

Unutmamalıyız ki karşılıklı iletişimin oldukça büyük bir kısmı sözcüklerin dışında oluşur. Bu da aslında biz ihracatçıların menfaatine olan bir şeydir.

Vücut dilimizi kullanmak, dikkatli olmak kaydıyla her zaman iyi sonuç getirebilir. Kendimizden emin tavırlarla (ukalaca değil) yaklaşımın karşımızdakilerde güven yaratacağı kuşkusuzdur. El ve kol hareketlerimiz, yüz ifadelerimiz muhatabımıza birçok şeyi, sözcüklerden daha fazla anlatabilir veya anlatımımızın gücünü artırabilir.

Sözcüklerin gücü şüphesiz tartışılmaz bir kavram. O nedenle, ortak anlam taşıyan sözcükleri kullanmaya önem vermeliyiz. Burada muhatabımızın ana dilinden bildiğimiz bazı sözcüklerin kullanımının faydalı olacağını söylemek isterim, Ancak çok dikkat etmemiz gereken önemli bir nokta da, bazı sözcüklerin farklı dillerde farklı anlamlar taşımalarıdır. Karşı dilde bizim bildiğimiz anlamı taşımayan aynı sözcük, muhatabımıza farklı anlam ifade ediyorsa, bazen telafisi mümkün olmayan hatalara sebep olabilir. Buna çarpıcı bir örnek olarak iyi bilinen bir olayı burada tekrarlamak isterim. Çok büyük otomobil imalatçılarından birisinin ürettiği bir model İspanyolca konuşan ülkelerde hiç satmamıştı. Nedeni de o modele verilen ismin, İspanyolca'da "gitmez/yürümez" anlamına gelmesiydi. Atalarımızın dediği gibi "kaş yapalım derken, göz çıkartmayalım."

Konuşma sırasında şekil veya grafik çizmekten kaçınmayalım. Görsel iletişimin yardımı çok olacaktır. Katalog ve benzeri tanıtım araçlarıyla, bilgisayar sunumlarıyla görüşmelerimizi daha verimli ve etkin kılabiliriz.

Ne kadar etkin bir görüşme yaptığınızı düşünürseniz düşünün, anlatmak istediğinizin karşı tarafta nasıl anlaşıldığını mutlaka teyit edin. Daha sonra, en azından, görüşmelerin önemli noktalarını belirten bir toplantı notunu katılımcılara dağıtılmasını sağlayın ki mutabakata varılan sonuçlar yazıya bağlanmış olsun.

Doğal olarak tüm bunları yaparken de aceleci olmayalım. Detayları kaçırmak istemiyorsak, anlaşılmayı kolaylaştırmak istiyorsak, sabırlı olmak zorundayız.

Anlatmak istediklerimizi, karşımızdakine tam anlamıyla aktarmak zor iş, hele bunu bir de yabancı bir kültürdeki insan yabancı bir dille yapıyorsak, daha da zor.

Ancak gerçek bilgi, dikkatli bir hazırlık ve sabırlı bir tutumla her zorluğun üstesinden gelebiliriz.