Hak talebi yönetimi...
Mehmet Ali Bozyel - MTMD Hak Talebi Komisyonu Adına
Ülkemizde hak talebi yönetimi oldukça yeni bir kavram sayılabilir. Öyle ki uluslararası inşaat sektöründe yaygın olarak kullanılan “Claim management” ifadesinin oturmuş yerel bir karşılığı bile henüz yoktur. “Talep yönetimi”, “ek hak talebi” gibi terimlerle karşılaşmamıza rağmen “hak talebi yönetimi” süreci daha iyi tanımlayan ve kapsayan bir ifadedir. “Talep yönetimi”-“Ek hak talebi”-gibi pek çok terimle karşılaşılmasına rağmen sürecin tarafların kazandığını düşündükleri hakların uygun bir formatla talep edilmesi ve değerlendirilmesi olarak özetlenebileceğinden hareketle “hak talebi yönetimi” tanımı, daha anlaşılır ve süreci kapsayan bir ifade olarak kabul görebilir.
Ülkemizde hak talebi yönetiminin daha geç gündeme gelmesinde, iş ilişkilerimizdelerin yazılı iletişim yerine diyalogların tercih edilmesi ve bu şekildela yürütülen ilişkininmesinin getirdiği sistematik olarak kontrol edilip yönetilmesininkontrol ve yönetim güçlüğüdürgüçlüğüne bağlıdır.
Hak talebi yönetiminin temel bileşenleri
Hak talebinde bulunmak için, öncelikle talepte bulunan taraf adına, karşı tarafın tamamen ya da kısmen yükümlülüklerini yerine getirmemesinden kaynaklanan bir “mağduriyet”-“event”- oluşmalıdır. Oluşan mağduriyetin nasıl tanımlanıp bildirileceğitanımı ve nasıl değerlendirileceğideğerlendirilmesi ise tarafların aralarında imzaladıkları sözleşme ile sözleşme ekleri ve yönlendirdikleri standart, şartname vb. belgelerde tarif edilmektedir.
Taahhüt süreçlerinde hak talebi yönetimi
- İhale süreci
Taraflar için tüm süreç boyunca herhangi bir mağduriyetin oluşmamasını esas alırsak, iyi bir hak talebi yönetimi öncelikle mağduriyetlerin oluşmasını engellemeye yönelik olmalıdır. Bu da en çok mağduriyet oluşma sebebini oluşturan, taahhüt sürecinin ilk aşamalarına dikkat çekmektedir. Maalesef, çoğunlukla, keşif özeti, çizimler, teknik ve idari şartnameler gibi ihale dokümanları oluşturulurken talepler ve koşullar eksik veya yanlış anlamaya sebep olacak şekilde aktarılmaktadır. Benzer şekilde teklif verenler de yayınlanan ihale dokümanlarını yeterince incelememekte ve çoğu zaman talep edilen işi veya koşulları eksik ya da yanlış anlamaktadır. Benzer şekilde teklif verenler de yayınlanan ihale dokümanlarını yeterince incelememekte ve çoğu zaman talep edilen işi veya koşulları eksik ya da yanlış anlamaktadır. Yapım koşulları ve yapılacak iş ile ilgili beklentilerin taraflarca farklı anlaşılıp yorumlanması ise oluşan mağduriyetlerin en temel kaynağıdır. Mağduriyetleri henüz oluşmadan engellemek adına;
- İdarenin tüm ihale dokümanlarını ve sonrasında gelen sorulara cevapları beklentileri ve koşulları tam, doğru ve net aktaran bir şekilde olarak hazırlayıp sunması,
- Teklif verenlerin idarenin yayınladığı tüm ihale evraklarını dikkatlice incelemesi, beklenti ve koşulları anladığından emin olması ile birlikte şüphe duydukları her noktanın açıklıkla sorulması,
- İhale sürecinde mutlaka yeterli bir soru-cevap sürecinin bulunması önemlidir.
- Sözleşme süreci
İhale sürecine benzer şekilde sözleşmenin de taraflarca yeterince incelenip müzakere edilerek talep ve koşulları tam, doğru ve açık bir şekilde aktaran bir sözleşme olması aktarması da mağduriyetin henüz oluşmadan kaynağının kaldırılması için önlenmesinde gereklidir. Olası mağduriyetlerin nasıl bildirileceği, nasıl değerlendirileceği ve nasıl telafi edileceğinin kural, usul ve şartları da sözleşmede tanımlanmaktadır ki, bu durum sözleşme sürecini taraflar için çok önemli kılar. Ülkemizde taahhüt sürecine dahildeki pek çok kişinin mühendislik eğitimi almış olması sebebiyle, sözleşmede direkt esasa yönelik konulara önem verilmekte ve hukukta usulün esastan önce geldiği prensibi atlanmaktadır.
- Yapım süreci
Her ne kadar ihale ve sözleşme süreci ile oluşabilecek birçok mağduriyetlerin baştan önüne geçilip azaltılmasına çalışılsa da yapım süreci karışık, çok etkenli ve çok taraflı yapısı ile mağduriyetlerin oluşmasına ortam sağlayan bir süreçtir.
Bu süreçte taraflar, yaşanabilecek mağduriyetler konusunda önceden karşı tarafı sözleşmede tanımlanan şekillerde bilgilendirmeli ve bu sayede önceden tedbir alınarak engellenebilecek durumda olan mağduriyetlerin önüne geçilmesine fırsat tanımalıdır.
Kritik noktalardan biri tanesi, yaşanan bu “mağduriyet” in onaylanmış doküman ve bilgilerle ispatlanmasıdır. Bu noktada oluşmuş veya oluşacak mağduriyetlerin tartışmaya mahal vermeyecek şekilde kayıt altına alınmasının ve dolayısıyla da doküman kontrol işinin hak talebi yönetimindeki önemini de vurgulamalıyız. Mağduriyet hakkındaki bildirim ve yazışmaların usulüne uygun uygun yapılması ve sonrasında yaşanacak değerlendirme sürecinde de ilgili tüm doğru bilgiye kolay bir şekilde ulaşabilmek ancak başarılı bir doküman kontrol sistemi sayesinde olur. Bu süreci yönetecek uygun nitelikte ve yeterli sayıda personel ya da yazılım kullanılmasının önemi sanıldığından çok daha fazladır.
Bu noktada taraflar arasında genellikle bir çıkar çatışması da oluşmaktadır. Mağdur olan taraf bu mağduriyetin bunun mümkün olan en kısa sürede giderilmesini isterken, karşı taraf ise bu mağduriyeti hiç karşılamamak ya da en azından işlerin tamamlanması koşuluna bağlamak ve dolaysıyla kesin hesap dönemine ötelemek istemektedir.
- Kesin hesap dönemi
Hak talebi yönetiminin bu noktadan sonraki amacı sözleşmede belirtilen esaslara uygun olarak oluşan mağduriyetlerin değerlendirilmesi ve nasıl telafi edileceklerinin tespitidir ki bu konuda iyi bir doküman kontrol ile sözleşmede şartlara uygun hareket eden tarafın durumu aktarabilmesi şüphesiz çok daha kolay olacaktır.
- Sık yaşanan mağduriyetler
Bu süreçlerde çok çeşitli mağduriyetler yaşanabilir ve olası mağduriyetlerin hepsini tümünü baştan öngörebilmek mümkün değildir, ancak genelde yaşanan mağduriyet yapım sürecinin uzaması ile oluşan mağduriyettir. Süre uzatımı haricinde, süresel etkisi olan aksatıcı/akamete uğratıcı olaylar neticesinde oluşan mağduriyetler, verimsiz çalışma sebebiyle oluşan mağduriyetler, gerektiğinde işin hızlandırılması ile ilgili oluşabilecek ek maliyetler, işin kapsamında yapılan değişiklikler, proje saha şartlarının değişmesi neticesinde de hak taleplerinde bulunulabilmektedir. Süre uzatımı talebi, proje yapım süresinin taraflardan birinin kusuru sonucu uzaması durumunda diğer tarafın sebep olunan gecikmeye bağlı süresi için bu tür giderlerin karşılanması talebidir.
Ülkemizde en sıklıkla karşılaşılan mağduriyet süre uzatımı olsa da maalesef işverenlerin projenin zamanında bitmesi için tüm gerekleri yerine getirdikleri yönündeki inancı sonucu, karşılamaya en az istekli olduğu kalemdir.
Sonuç olarak;
Hak talebi süreci, bir kar ya da zarar işleminden çok, tarafların mağduriyetlerinin giderildiği ve tarafları memnuniyetinin eden sonuca ulaşmanın hedeflendiği bir süreç olarak değerlendirilmelidir. İyi niyet çerçevesinde taraflar mağduriyetlerin nasıl telafi edileceğine dair bir orta yol bulması esastır. Ancak bu şekilde bir anlaşmaya varılamaması durumunda sözleşmede tanımlı hukuki çözüm süreci sürecin başlatılması kaçınılmazdır. Ancak unutulmamalıdır ki, genelde bu süreç taraflar için hem daha maliyetli, hem daha zahmetli, hem de ve uzun bir süreçtir.
Bu karşılıklı hak ve menfaatlerin adilce korunacağı çözümlemelerin hayata geçirilebilmesi için öncelikle sektör bileşenlerinin farkındalığının yaratılması gerekmektedir. Evrensel şartnamelerin ülkemiz hukuk sistemine uyarlanması, hak talebinde hakemlik kurumlarının bu süreçlere hukuksal katılımının sağlanması, etkisinin güçlendirilmesi için ilişkide bulunduğumuz platformlarda konu edilmesi öncelikli hedeflerimiz arasında olmalıdır.