Eyvah!.. İhracat sorumlusu istifa etti!..

Yılbaşı kutlaması için telefon eden arkadaşımızla hal hatır sohbetini bitirip "Ne olacak bu Fenerbahçe'nin hali " mevzusuna girecektik ki "İşler ne alemde arkadaş" diye sordum. Derler ya "Bir dokun bin ah işit" diye, ona benzer bir durum ortaya çıktı.

Bu arkadaşımız ihracata çok merak sarıp, yurtdışı piyasalara girmek için bir hayli iyi niyetli çaba göstermişti. Kendi yabancı dili yeterli olmadığından, ihracatı biraz bilen ve yeterli seviyede yabancı dil bilgisi olan bir eleman da istihdam etmişti. Derdi çok keskindi zira tam çabalarının meyvelerini toplayacak bir duruma gelmişken, ihracata bakan arkadaş yüksek lisans yapmak üzere, yurtdışındaki bir üniversiteye gitme kararı almış ve bu konuda okuldan kabul de getirmişti.

 

"Ben şimdi ne yapacağım, bütün işi o biliyordu ve takip ediyordu" diye sızlanıyordu. "Daha kötüsü de olabilirdi" diye cevap verdim. "Ya rakip firmaya geçmiş olsaydı, ne yapacaktınız?" dediğimde, "Haklısınız da ben şimdi bu işleri nasıl kime toparlatacağım?" diye yakınıp duruyordu. Ortada bir sorun olduğu ve bunun da arkadaşımıza oldukça rahatsız ettiği bir gerçek amma bu başka bir gerçeğin su yüzüne çıkmasını da sağlamıştı ki bu da iyi bir şeydi.

 

KOBİ ölçeğindeki firmalarımızda işler, genellikle adama bağlı olarak yürür. Hele o kişi biraz da işlerin detayını kendine saklamaya ve kimseye bilgi vermemeye eğilimli birisi ise, onun yokluğu halinde işleri devam ettirmek "Yandı gülüm keten helva" diye bağırtacak kadar sorun yaratacaktır. Arkadaşımız sorunu elemanın ayrılması olarak görüyor ise dahi asıl sorun, işlerin elemana bağlı olarak yürütülmesinden kaynaklanıyordu. Bunu kendisine kabul ettirene kadar ciddi bir uğraş vermem gerekti dersem bana inanın lütfen. Kendisinin yabancı dil bilgisinin yetersiz olduğundan girip, seyahatleri ve müşterilerle görüşmeleri ihracat sorumlusunun yaptığına kadar geniş bir yelpazede bahaneler buldu. Ancak karşı duramadığı tek konu ise "FİRMA HAFIZASI" oluşturma konusunda görülen zafiyet idi.

 

Birlikte çalıştığımız veya fikir alışverişinde bulunduğumuz birçok işletmenin, firma hafızası yaratma konusunda eksik olduğunu gördüm ve hatta ciddi yanlışlar yaparak, var olan hafızayı da bunların zamanı geçti bahanesiyle yok ettiklerine şahit oldum. Firmada yapılan işlerin, bir raporlama düzeni kurularak kayıt altına alınması, işletmelerimize her zaman fazladan bir iş gibi gelmiştir. Ancak özellikle potansiyel ve/veya mevcut, yurtiçi veya yurt dışı müşterilerle ve tedarikçilerle yapılan her türlü sözlü veya yazılı iletişimin, çabuk erişilebilecek bir düzende kayıt altına alınmasının faydası yadsınamayacak kadar çoktur ve faydalıdır.

 

Bu nedenle ve özellikle yurtdışı müşterilerle yapılan tüm yazışmaların ve görüşmelerin mutlaka ve mutlaka kayıt altına alınmalarını öneriyoruz. Elimizde mevcut olan bilgisayarlarımızın içerisinde yaratabileceğimiz çok basit bir arşiv sitemi ile bunu halledebiliriz. Örnek olarak şöyle basit bir sistem önerebiliriz. Bilgisayarınızda bir ihracat klasörü açınız. Bunun içerisine yazışma yaptığınız her ülke için ayrı birer klasör açınız. Her ülke klasörünün içerisine de her müşteri için ayrı birer klasör açınız.

 

Yaptığınız her yazışmanın bir kopyasını "Farklı kaydet" yöntemiyle bu klasörler içerisinde ait olduğu yere kaydediniz. Kayıt yaparken de aramanızda kolaylık olsun diye yıl/ay/gün olarak adlandırınız. Mesela bugün yazışma yaptıysanız 130115 diye ad verirseniz, daha sonra tüm yazışmalarınız kendiliğinden tarih sırasına girecektir. Ayrıca tarihin arkasına bir boşluk verip dosya muhtevası için kısa bir not yazmanızda da fayda vardır. Mesela "20 ton fındık fiyatı verildi" deyip bırakınız, bu bile geri arama yaparken size bir fikir verecektir. Yapılan sözlü görüşmeler için de bir "GÖRÜŞMELER " dosyası açıp, karşı karşıya veya telefonla yapılan tüm görüşmelerin detayını, tarih başlığı ile bu dosyaya yazınız.

 

Eleman istifa etse bile, yeni gelenin onun ve işe müdahil olan başkalarının yaptıklarını okuyup fikir edinebileceği ve işe "Nerede kalmıştık" diye sarılabileceği bir ortam yaratmış olursunuz ve yakınmak yerine işe devam edersiniz.