Elektronik ortamda kayıt saklama usul ve esasları

Maliye Bakanlığı Vergi Usul Kanunu’nun mükerrer 257’nci, mükerrer 242’nci ve 175’inci maddesinde yer alan yetkilerine dayanarak çıkarttığı ve 29 Aralık 2013 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan 431 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile vergi denetim faaliyetlerinin gelişen teknolojilere uygun bir şekilde yürütülebilmesi amacıyla, tebliğde belirlenen konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması, muhafazası ve ibraz edilmesine (kayıt saklama gereksinimleri) dair usul ve esasları açıklamıştır. 

Kapsama giren mükellefler

Aşağıda yer alan mükellefler, tebliğ ekinde yer alan ve aşağıda özetlenen konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, 1/7/2014 tarihinden itibaren elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması mecburidir.

a) Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;

1) 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,
2) 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,
3) 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve otogaz bayilik lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

b) Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (III) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,

1) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan tütün ticareti yetki belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
2) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,
3) Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan üretim ve faaliyet uygunluk belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, toptan satış belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum, kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.

Anılan kayıtlar, yasal defterlerin tutulduğu para birimi kullanılarak oluşturulur. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsar.

Mükellefler, anılan tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin oluşturma işlemini, işlemlerin yasal defterlere kaydedilmesi ile birlikte tamamlamak zorundadır.

Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir.

Asgari kayıt saklama gereksinimi belirlenen konular

- Satış kayıtları

Satılan mal veya sunulan hizmetler dolayısıyla (iadeler dâhil) düzenlenen fatura ve fatura yerine geçen belgelere ilişkin oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi, 
b) Yevmiye numarası, 
c) Belge tarihi, 
ç) Belge seri-sıra no (Belgelerin, kurumsal kaynak planlama yazılımlarında takibi için ayrı bir referans numarası kullanan mükellefler için belge üzerinde yer alan referans numarası), 
d) Alıcının adı veya unvanı, 
e) Alıcının soyadı, 
f) Alıcıya (Vergi Usul Kanunu’nun 232’nci maddesinin birinci fıkrasında sayılanlar) ait vergi kimlik numarası(gerçek kişi mükellefler için TCKN), 
g) Ürün kodu, ğ) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), 
h) Satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar, 
ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.), 
i) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, 
j) Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar, 
k) Her bir vergi türü itibarıyla satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar, 
l) Belge üzerinde yer alan indirim ve iskonto gibi unsurlar, 
m) Belge toplam tutarı.

- Alış kayıtları

Temin edilen mal veya hizmetler dolayısıyla (iadeler dahil) alınan fatura ve fatura yerine geçen belgelere ilişkin oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi, 
b) Yevmiye numarası, 
c) Belge tarihi, ç) Belge seri-sıra no, 
d) Satıcının adı veya unvanı, 
e) Satıcının soyadı, f) Satıcıya ait vergi kimlik numarası (gerçek kişi mükellefler için TCKN), g) Ürün Kodu, 
ğ) Alınan her bir mal veya hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), h) Alınan her bir mal cinsine ilişkin miktar, 
ı) Ölçü birimi (lt, adet, kg, saat vb.), 
i) Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, 
j) Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin tutar, 
k) Her bir vergi türü itibarıyla alış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar, 
l) Belge toplam tutarı.

- Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları

Dönem başı ve dönem sonu mal (ilk madde malzeme, yarı mamul, mamul, ara girdi ve ticari mal) mevcutlarına ilişkin kayıtların, her bir mal cinsi ile ilgili olmak üzere asgari;

a) Ürün kodu, 
b) Cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), 
c) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb.), 
ç) Miktar, 
d) Varsa üretim süreci tamamlanmayan yarı mamullerin tamamlanma yüzdesi, 
e) Birim maliyet, 
f) Toplam tutar bilgilerini ihtiva edecek şekilde tutulması gerekmektedir.

- İthalat kayıtları

İthalat işlemleri ile ilgili olarak oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir;

a) Yevmiye tarihi, 
b) Yevmiye numarası, 
c) Belge tarihi, 
ç) Belge seri-sıra no, 
d) Satıcının adı veya unvanı, 
e) Satıcının soyadı, f) Satıcının ülkesi, 
g) Satıcının kodu, 
ğ) İthalatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, 
h) Fiili ithalat tarihi, 
ı) Fiili ithalat miktarı, 
i) Gümrük beyannamesi tescil tarihi, 
j) Gümrük beyannamesi tescil numarası, 
k) İthal edilen malın G.T.İ.P. numarası, 
l) Ürün kodu, 
m) İthal edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt ediciözellikler), 
n) İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar, 
o) İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar, 
ö) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), 
p) İthal edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, 
r) İthal her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin toplam tutar, 
s) İthalat işlemleri ile ilgili her bir vergi türü itibarıyla vergi yükümlülükleri (KDV, ÖTV gibi.), 
ş) Belge toplam tutarı, t) İthalat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN’ı.

- İhracat kayıtları

İhracat işlemleri ile ilgili olarak oluşturulacak elektronik kayıtlarda, asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir.

a) Yevmiye tarihi, 
b) Yevmiye numarası, 
c) Belge tarihi, 
ç) Belge seri-sıra no, 
d) Alıcı adı veya unvanı, 
e) Alıcı soyadı, f) Alıcının ülkesi, 
g) Alıcının kodu, ğ) İhracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi, 
h) Fiili ihracat tarihi, 
ı) Gümrük beyannamesi tescil tarihi, 
i) Gümrük beyannamesi tescil numarası, 
j) İhraç edilen malın G.T.İ.P. numarası, 
k) Ürün kodu, 
l) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt ediciözellikler), 
m) İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar, 
n) İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar, 
o) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), 
ö) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin birim fiyat, 
p) İhraç edilen her bir mal veya sunulan her bir hizmet cinsine ilişkin toplam tutar, 
r) Belge toplam tutarı, 
s) İhracat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın adı/şubesi ve IBAN’ı.

- Üretim kayıtları

Gerçekleştirilen üretim faaliyetlerinin, envanter ve randıman teknikleri kullanılarak kontrolüne yönelik olmak üzere oluşturulacak kayıtlarda asgari olarak aşağıdaki unsurlara yer verilmesi gerekmektedir;

a) Üretim girdileri için;

1) Dönem başlangıcı, 
2) Dönem bitişi, 
3) Girdi malın ürün kodu, 
4) Girdi malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), 
5) Miktarı, 
6) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), 
7) Birim maliyet, 8) Toplam maliyet. 

b) Üretim çıktıları için;

1) Dönem başlangıcı, 
2) Dönem bitişi, 
3) Üretilen malın ürün kodu, 
4) Üretilen malın cinsi (ad, marka, model ve benzeri ayırt edici özellikler), 
5) Miktarı, 
6) Ölçü birimi (lt, adet, kg vb), 
7) Birim maliyet, 
8) Toplam maliyet.

c) Üretim süreci için;

1) Mamul ya da yarı mamulü üretebilmek için kullanılması gereken ilk madde ve malzeme, yarı mamuller ile üretim süreci sonunda elde edilecek ürünlerin miktar bilgileri ile tarif edildiği ürün reçeteleri, 

2) Hammadde, malzeme ve mamuller ile ilgili olarak stok, sevk ve üretim süreçlerinde oluşan fire ve zayiatın cinsi, miktarı ve ürün kodu.
Üretim süreci tamamlanmayan yarı mamullere ait kayıtlar çıktılar arasına dâhil edilmeden ayrı takip edilecektir.

- Diğer kayıtlar

Tebliğin üçüncü maddesinde ifade edilen mükelleflerden Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (I) ve (III) sayılı listelerdeki mallar dolayısıyla mükellefiyeti bulunanlar, söz konusu mallarla ilgili oluşturacakları kayıtlarında, ilgili malların Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu (G.T.İ.P.) bilgilerine de yer vermek zorundadırlar.