Elektronik ortamda defter tutulmasında son durum

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’nun verdiği yetki çerçevesinde Maliye Bakanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca hazırlanan elektronik ortamda defter tutulmasına ilişkin usul ve esasları açıklayan 1 Nolu Elektronik Defter Genel Tebliği, 13.12.2011 tarih ve 28141 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştı. Anılan tebliğde bazı değişiklikler yapan 2 nolu tebliğ de hazırlanmış olup yayımlanmak üzeredir. Anılan 2 nolu tebliğ değişikliklerini de içeren şekliyle 1 nolu tebliğde belirtilen usul ve esaslar şöyledir:

1. Elektronik ortamda tutulabilecek defterler

Elektronik ortamda tutulabilecek defterlerin adları tek tek tebliğde sayılmamış; bunun yerine format ve standardı www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan defterlerin elektronik ortamda tutulabileceği açıklanmıştır. Bu kapsamda, bugün itibarı ile Yevmiye defteri ve Büyük defterin (Kebir) format ve standardı www.edefter.gov.tr adresinde duyurulmuş olup anılan defterler elektronik ortamda tutulabilecektir.

2. Uygulamadan yararlanma koşulları ve başvuruda istenen belgeler

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin, aşağıdaki koşulları taşımaları gerekmektedir:

• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmiş olmaları.

• Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmiş olmaları.

• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Yukarıda sayılan şartları taşıyanlardan anılan Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen mükelleflerin, www.edefter.gov.tr internet adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak başvuruda bulunması gerekmektedir.

3. Yazılımların uyumluluk onayı

Müşterilerinin ihtiyaçları doğrultusunda, özel veya paket yazılım üreten yazılım üreticileri ile yazılımlarını kendi geliştiren mükelleflerin, bu yazılımların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanması amacıyla yazılı olarak başvuruda bulunmaları gerekmektedir. Yapılan başvuru sonrasında, yapılacak testleri başarılı bir şekilde tamamlayan yazılımlara uyumluluk onayı verilecektir.

Tebliğe göre; yazılımların testleri üreticileri tarafından yaptırılacaktır. Testi başarılı biçimde tamamlayanlar www.edefter.gov.tr internet adresinden ilan edilecektir. İlan edilen yazılımlar aracılığı ile elektronik defter tutacakların ayrıca test yapmalarına gerek bulunmamaktadır. Kendi yazılımını kendisi geliştirenlerden test sürecini başarılı bir şekilde tamamlayanlar internet sitesinden ilan edilmeyecektir.

4. Elektronik defter oluşturma

Tebliğde yapılan düzenlemeler kapsamında kendisine izin verilenler, www.edefter.gov.tr internet adresinde format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır.

Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutmaları mümkün olmayacaktır.

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçecektir.

Elektronik defter beratı, tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Gelir İdaresi Başkanlığı (Başkanlık) Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyayı ifade etmektedir. Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

• Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

• Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

• İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Başkanlığın onayına sunulur.

• Başkanlık mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, Başkanlık tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.

5. Elektronik defterlerin muhafazası ve ibrazı

• Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

• Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır.

• Defterlerini elektronik ortamda tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

• Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük (Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü) açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

6. Diğer hususlar ve 421 Nolu VUK Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunda olanların durumu

• Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlere ait kayıtların bozulması, silinmesi, zarar görmesi, işlem görememesi halleri ile olağanüstü durumların meydana gelmesi halinde, durumu on beş gün içinde Başkanlığa bildirmek ve kayıtları nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

• Elektronik defter tutanlar, elektronik defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Başkanlığa bildirmek zorundadır.

• Tebliğde belirtilen şartları yerine getirenlerden kendisine izin verilenlerin, elektronik defter tutmaya başlamaları mümkündür.

Öte yandan 26.11.2013 tarih ve 67 Nolu VUK sirkülerinde açıklandığı üzere, 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında elektronik defter tutma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

a) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuranların 1/1/2015 tarihinden itibaren,

b) Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuranların en geç 2014 Aralık ayından başlamak üzere,

c) Özel hesap dönemine tabi olanların 1/12/2014 tarihinden önce elektronik defter uygulamasına başvuru yapmaları ve en geç 2014 Aralık ayı içerisinde,

elektronik defter tutmaya başlamaları gerekmektedir.