Elektronik ortamda defter- beyan sistemi

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına tabi mükelleflerle basit usule tabi mükellefler için elektronik ortamda defter- beyan sistemi

Bilindiği üzere; Vergi Usul Kanunu'nun (VUK) mükerrer 242'nci maddesinde Maliye Bakanlığı'na; elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrazı ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesine ilişkin usul ve esasları belirleme yetkisi verilmiştir. Keza, anılan kanunun 227'nci, mükerrer 257'nci maddelerinde de Maliye Bakanlığı'na benzeri yetkiler tanınmıştır. Maliye Bakanlığı yukarıda anılan hükümlerle verilen yetkilere dayanarak, 25.08.2017 tarihinde internet sitesinde yayınladığı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile yaygın olarak kullanılan belgeler arasında yer alan “sevk irsaliyesi”, “müstahsil makbuzu” ve “serbest meslek makbuzu” belgelerinin elektronik ortamda düzenlenmesini uygulamaya koymadan önce kamu oyunun görüşüne sunmuştu. Konu ile ilgili yazımız DÜNYA'nın 28.09.2017 tarihli sayısında yayınlanmıştı.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 24.10.2017 tarihinde internet sitesinde yayınlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ Taslağı ile de serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler ile basit usule tabi olan mükelleflerin kayıtlarının elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemine ilişkin düzenlemeler kamu oyunun görüşlerine açılmış bulunmaktadır. Defter- Beyan Sistemine giriş, sistemin işleyişi ve sistemden çıkışa ilişkin düzenlemeler kısaca aşağıda tanıtılmaya gayret edilecektir. Diğer düzenlemeler daha sonra ele alınabilecektir.

- Sisteme giriş

Başvuru

Defter-Beyan Sistemi'ni kullanmak zorunda olan, yukarıda belirttiğimiz, mükelleflerin Sistemi kullanmaya başlayacakları takvim yılından önceki ayın son gününe kadar(son gün dahil)www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden veya gelir vergisi yönünden bağlı bulundukları vergi dairesi aracılığıyla başvuru yapmaları gerekmektedir.

Başvurular mükelleflerin kendilerince yapılabileceği gibi Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi imzaladıkları meslek mensupları aracılığı ile de yapabilirler. Basit Usule tabi vergi mükellefleri, örneği tebliğ ekinde yer alan, Defter-Beyan Sistemi Kullanımı Aracılık ve Sorumluluk sözleşmesi düzenledikleri meslek odaları aracılığı ile başvurmaları da mümkündür. Tebliğ taslağında Defter-Beyan Sistemi'nin uygulamaya girmesinden sonra mükellefiyet tesis ettiren mükellefler, basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükelleflerde deftere tabi olma durumu değişen mükellefler ile sahte veya muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenledikleri tespit edilenlerle ilgili ayrıca düzenlemeler yer almaktadır.

- Sisteme giriş, kullanıcı kodu ve şifre alınması

Defter Beyan Sistemi'ne kullanıcı kodu veya TC Kimlik numarası ve şifre bilgileri kullanılarak www.defterbeyan.gov.tr adresi üzerinden giriş yapılacaktır. Şifre bilgisi, mükellef veya noterden yetkili kıldığı kişi tarafından her hangi bir vergi dairesinden alınabilecektir. Baş vuru üzerine vergi dairesince müracaat anında, şifre bilgisi sistemden üretilerek kapalı bir zarf içinde baş vuran mükellef veya yetki verdiği kişiye verilecektir. Şifre bilgisi içeren zarfın tesliminde teslim tutanağı düzenlenecektir. Başvurunun mükellefin beyannamelerinin gönderilmesine aracılık eden meslek mensubu veya meslek odası tarafından yapılması halinde, varsa mevcut şifre bilgileri, yoksa alacakları şifre bilgileri ve kullanıcı kodu ile sisteme giriş yapabileceklerdir. Sistemi kullanacak mükellef, meslek mensubu veya meslek odaları istemeleri halinde, çalışanlarını Sistemin belirli fonksiyonlarını kullanmak üzere Sistem kullanıcısı olarak tanımlayabilecek ve yetkilendirebileceklerdir. Bu durumda, tanımlanan kişilerin sisteme girişte kullanacakları şifreler, Defter-Beyan Sistemi içerisinde elektronik ortamda üretilerek kullanıcıya gösterilecektir. Tanımlanan kişiler, kendileri için oluşturulan kullanıcı kodu ve şifreyi kullanarak sisteme giriş yapabileceklerdir.

- Kayıt zamanı ve yanlışlıkların düzeltilmesi

İşlemlerin defterlere kaydı, ait oldukları ayı izleyen ayın 20'nci gününden fazla geciktirilemez. Takvim yılının son ayına ait kayıtlar takvim yılına ait gelir vergisi beyannamesinin verilmesi gereken son gün saat 23:59 a kadar yapılabilir. Basit usule tabi mükelleflerin alış ve giderleri ile satış ve hasılatlarına ilişkin üçer aylık kayıtlar, izleyen ayın sonuna kadar sisteme kaydedilir. Defter ve kayıtlara rakam veya yazıların yanlış girilmesi durumunda, yukarıda belirlenen süreler zarfında, Sistem üzerinden yanlış kayıt güncellenebilecek veya iptal edilerek doğru kayıt aynı yöntemle tekrar girilebilecektir.

- Sistem üzerinden tutulabilecek defterler

Defter-Beyan Sistemi üzerinden, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, serbest meslek kazanç defteri, amortisman defteri, envanter defteri, damga vergisi defteri, ambar defteri ile bitim işleri defteri elektronik ortamda tutulabilecektir. Bu defterler VUK kapsamında geçerli kanuni defterler olarak kabul edilecektir. İşletme hesap hülasası (özeti)zirai kazanç hesap özeti, serbest meslek hesap hülasası ile basit usul hesap özeti yapılan kayıtlardan hareketle Sistem tarafından üretilecektir.

- Defterlerin tasdiki durumu

Defter Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce ,izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı VUK'da öngörülen tasdik hükmündedir. Ayrıca kağıt ortamında defter tutulmaz.

- Sistemden çıkış

Defter-Beyan Sistemi'ni kullanan mükelleflerin ölümü veya gaipliği, mükellefiyetinin sonlandırılması/terkin edilmesi hallerinde ölüm/gaiplik kararı tarihi ile sonlandırma/terkin tarihinden itibaren, o tarihe kadar yapılması gereken işlemler ve onların gerektirdiği yükümlülükler haricinde, Defter-Beyan Sistemi kayıt yapma, defter tutma ve beyanname gönderme özellikleri bakımından kullanılamayacaktır. Bununla birlikte geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla Sistem kullanılabilecektir. İkinci sınıf tüccarlardan birinci sınıfa geçenler izleyen takvim yılı başından itibaren sistem kullanıcıları arasından çıkarılacaktır. Basit usulün şartlarını haiz olup sistemi kullanan mükelleflerden, bu usulden yararlanmayı istemediklerini ve kazançlarını bilanço esasına göre tespit etmek istediklerini yazı ile bildirenler, dilekçelerinde belirttikleri tarihten itibaren veya izleyen takvim yılı başından itibaren Sistemi kullanamayacaklardır. Ancak, geçmiş dönemlere ilişkin bilgilerin görüntülenmesi amacıyla sistem kullanılabilecektir.